INNHOLD

Sammendrag

Hensikten med dette tilsynet har vært å undersøke om Kautokeino kommune gjennom internkontroll sikrer forsvarlig praksis når det gjelder deler av kommunens helsetjeneste for aldersdemente. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Medisinsk utredning av eldre ved mistanke om mental svikt
• Saksbehandling ved tildeling avtjenester
• Rettighetsbegrensninger og bruk av tvang

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet 2 avvik på området medisinsk utredning av eldre ved mistanke om mental svikt:
- Kommunen har ikke et system som sikrer at eldre som mottar hjemmesykepleie, og hvor det er mistanke om mental svikt, blir undersøkt av lege.
- Kommunen har ikke et system som sikrer at beboere i sykehjem hvor det er mistanke om mental svikt, blir forsvarlig medisinsk utredet.

Det ble funnet 1 avvik på området saksbehandling ved tildeling avtjenester:
- Kommunen kan ikke godtgjøre tilstrekkelige systematiske tiltak for å sikre brukermedvirkning, innhenting av grunnlag for å fatte vedtak og korrekt innhold i vedtakene.

Det ble ikke funnet avvik på området rettighetsbegrensning og bruk av tvang.

Dato: 31.10.01

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kautokeino kommune i perioden 02.04.01 – 30.05.01. Selve revisjonsbesøket fant sted 29. og 30.05.01. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Medisinsk utredning av eldre ved mistanke om mental svikt
• Saksbehandling ved tildeling av tjenester
• Rettighetsbegrensninger og bruk av tvang

Kautokeino kommune har ca. 3100 innbyggere, 90 % har samisk språk og kulturbakgrunn. Kommunen er landets største og strekker seg over neste 10.000 km2. Spredt bosetting fører derfor til at mye tid går bort i transport for de som yter hjemmebaserte tjenester. Tradisjonelt har storfamilien stor betydning for samiske familier, og behovet for omsorgstjenester for familiens eldste øker når reindriftsfamiliene er ved kysten eller er opptatt med tradisjonelle oppgaver innen reindrifta.

Høsten 2000 åpnet Kautokeino helsesenter. Sykehjemsavdelingen har 16 plasser, inkludert 4 plasser for korttids/avlastningsopphold og 3 sykestueplasser. For tiden er det 25 pasienter på sykehjemmet. Sykehjemmet har ikke egen skjermet enhet for aldersdemente, men man har laget en egen avdeling for aldersdemente innerst i korridoren. Demensavdelingen har ikke eget personale, de ansatte går turnus på hele sykehjemmet. Planen var at det skulle åpnes et bokollektiv for 6 aldersdemente i juni 2001, men p.g.a. kommunens dårlige økonomi er dette foreløpig utsatt. Kommunen har ikke døgnbasert hjemmesykepleietjeneste.

Både hjemmesykepleien og sykehjemmet har til tider store bemanningsproblemer p.g.a. sykdom, permisjoner og vakanser, noe som fører til høyt forbruk av ufaglærte vikarer og tidvis ikke full bemanning på vaktene. Kommunen har hjelpepleiere med videreutdanning i eldreomsorg og i psykiatri, og for tiden er 7 personer under utdanning i omsorgsfag.

I kommunen er det tradisjon for muntlig informasjon til pasienter og pårørende da det er mange eldre som ikke behersker norsk og samisk skriftlig.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:
- Organisasjonskart for helse- og sosialtjenesten i Kautokeino kommune
- Handlingsplan for eldreomsorgen 1999 – 2002
- Virksomhetsplan for helse- og sosialetaten 2001
- Årsmelding for helse- og sosialetaten 2000
- Retningslinjer for vedtak om tildeling av institusjonsplass, hjemmesykepleie og omsorgsboliger
- Retningslinjer for behandling av klientsaker etter barnevernsloven og sosialtjenesteloven i Kautokeino kommune
- Internkontrollhåndbok del C – PLO-seksjonen
- Stillingsbeskrivelser for en del funksjoner
- Div. skjemaer til bruk på demensavdelingen

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:
- Brev fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn, datert 02.04.01
- Brev fra Kautokeino kommune, datert 03.05.01, vedlagt etterspurt dokumentasjon
- Brev fra Fylkeslegen med dagsplan for tilsynet, datert 11.05.01

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.01

Åpningsmøte ble avholdt 29.05.01 kl. 08.00

Intervjuer: 10 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av følgende dokumenter:
- 5 journaler/sykepleiedokumentasjon for brukere av hjemmesykepleietjenester.
- 5 journaler/sykepleiedokumentasjon for beboere på sykehjemsavdelingen.
- 9 søknader om institusjonsplass.
- Opplæringsplan, datert februar 2001.
- Delegasjonsreglement for Kautokeino kommune, iverksatt fra 15.10.99.
- IK-HMS; gjennomføringsdel og arbeidsbok.
- Protokoll fra møter i inntaksutvalget i 2001.
- Lovsamling for sykehjemsavdelingen.
- Perm med rutiner, skjea etc. for sykehjemsavdelingen.
- Informasjonsavis, datert 31.12.98.
-Opplæringsplan for vikarer (bli kjent på helsesenteret, ikke faglig opplæring).

Sluttmøte ble avholdt onsdag 09.05.01 kl. 12.00. Her ble viktige observasjoner presentert.

Område 1: Medisinsk utredning av eldre ved mistanke om mental svikt

Det er ansatt fast tilsynslege for sykehjemmet og for hjemmesykepleien. Faste møteplasser er etablert mellom hjemmesykepleien, sykehjemmet og tilsynslegen, og personalet har et nært og godt samarbeid med tilsynslegen. Pasientene får god undersøkelse og oppfølging med hensyn til fysiske problemstillinger. Når det gjelder observasjon og utredning av mental svikt, har kommunen lite systematiske tiltak. Det oppgis at det i samiske samfunn er vanskelig å ta opp problemstillinger angående mental svikt da dette tradisjonelt er et tabubelagt område.

Kommunen har ikke et system som sikrer at eldre som mottar hjemmesykepleie, og hvor det er mistanke om mental svikt, blir undersøkt av lege.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3
• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3
• Pasientrettighetsloven § 2.1
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten, § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Personalet har ikke fått opplæring i å observere tegn til mental svikt, og dette synliggjøres heller ikke i sykepleiedokumentasjonen. De ansatte har ikke vært på kurs om aldersdemens, og personalet har heller ikke hatt internundervisning om dette. 2 ansatte var på kurs i helsejus i mai-01.
• Det oppgis i intervju at observasjoner om tegn til mental svikt noteres i sykepleiedokumentasjonen i Gerica, men få observasjoner kunne gjenfinnes fordi revisjonsteamet p.g.a. dataproblemer ikke fikk tilgang til nedtegnelsene. I pasientdokumentasjonen på sykehjemsavdelingen var det nedtegnet svært få observasjoner om mental funksjon.

Kommunen har ikke et system som sikrer at beboere i sykehjem hvor det er mistanke om mental svikt, blir forsvarlig medisinsk utredet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3
• Kommunehelsetjenesteloven § 6-3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Personalet har ikke fått opplæring i å observere tegn til mental svikt, og dette synliggjøres heller ikke i sykepleiedokumentasjonen. De ansatte har ikke vært på kurs om aldersdemens, og personalet har heller ikke hatt internundervisning om dette.
• Kommunen har ikke gitt opplæring til vikarer ang. observasjon av mental svikt. Revisjonsdagene var kun 30 % av personalet fast ansatt, resten var vikarer.
• Det oppgis i intervju at observasjoner om tegn til mental svikt noteres i Gerica, men få observasjoner kunne gjenfinnes.
• Resultatet av legeundersøkelse av mental status er lite dokumentert i legejournal. Diagnosen demens brukes som betegnelse på flere pasienters tilstand i journal uten at det fremkommer hvordan pasienten har fått diagnosen. Det er ikke dokumentert at standardisert test på mental svikt brukes systematisk

Område 2: Saksbehandling ved tildeling av tjenester

Kommunen har opprettet inntaksutvalg, og utvalget fatter skriftlige vedtak etter at sykepleier har vært på vurderingsbesøk. Det fremkommer at kommunen har prioriteringsproblemer i forhold til hvem som skal tildeles hjelp, og for tiden er det 9 søkere som er satt på venteliste til sykehjemsplass. Deres søknad behandles ikke formelt før det foreligger en ledig plass.

Kommunen kan ikke godtgjøre tilstrekkelige systematiske tiltak for å sikre brukermedvirkning, innhenting av grunnlag for å fatte vedtak og korrekt innhold i vedtakene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3, 1. ledd.
• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1, 4. ledd.
• Forvaltningsloven § 17
• Pasientrettighetsloven §§ 3-1 2. ledd, 4-1 og 4-6 2. ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkommer at det gjøres vurderingsbesøk ved søknad om sykehjemsplass eller hjemmesykepleie, men kommunen kan ikke dokumentere hvilke opplysninger og faglige vurderinger som ligger til grunn for de fleste av disse vedtakene.
• Ved gjennomgang av journalene fremkom det i to tilfeller at søkeren var vurdert til å ha større behov for helsehjelp enn det som faktisk ble tilbudt i vedtaket. det fremkom også at kommunen i enkelte tilfeller har gitt omsorgslønn til pårørende selv om pasienten var vurdert til å ha behov for tjenester fra hjemmesykepleien. Det opplyses i intervju at disse vedtakene er gjort p.g.a. manglende ressurser i hjemmesykepleien.
• Søknad om sykehjemsplass behandles ikke formelt før det fins ledig institusjonsplass. Søkeren får brev om at han/hun er satt på venteliste og at søknaden skal behandles når det blir ledig plass. I intervjuene fremkommer det at søkeren i mellomtiden får vurdert sitt hjelpebehov og tilbys annen hjelp. Dette ble dokumentert journalen i et fåtall av tilfellene.
• I skriftlig vedtak om tildeling oppgis 3 ukers klagefrist etter forvaltningsloven, ikke 4 ukers frist slik det fremgår av kommunehelsetjenesteloven § 2-4.

Vedtak om korttidsopphold oppgis å være primært for å avlaste pårørende, og det kreves betaling som for korttidsoppholdet. I vedtaket oppgis både kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven som lovhjemmel.

Område 3: Rettighetsbegrensninger og bruk av tvang

Under intervjuene la personalet stor vekt på at de tok hensyn til pasientens integritet og selvbestemmelse i daglig pleie og aktiviteter, noe som også fremkom i journalene.

Det ble ikke påpekt avvik eller anmerkninger på dette området.

Merknad 1:

Kommunen har ikke diskutert begrepet tvang og hvordan dette skal forståes, men personalet som ble intervjuet hadde en klar holdning formening om hva som skulle forstås med begrepet tvang.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
May Trude Johnsen, ass. fylkeslege, revisjonsleder
Målfrid Ovanger, kvalitetsrådgiver, revisor