Lebesby kommune har 1511 innbyggere. Antall barn i alderen fra 0 – 19 år er 372 (Statistisk sentralbyrå 2002). På helsestasjonen og i skolehelsetjenesten er det tilsatt en helsesøster i 100 % stilling. Hun har vært tilsatt i stillingen fra 4. februar 2002. Før den tid har det vært vakanse i stillingen over 6 år. Lege utførte i denne perioden de nødvendigste vaksinasjonene og helseundersøkelsen av barna. Det er tildelt legetjenester på helsestasjonen/ skolehelsetjenesten med 7,5 time pr. uke i Kjøllefjord og 7,5 timer pr. måned i Lebesby. Det er avsatt kontortid på Kjøllefjord skole og på videregående skole 3 timer pr. uke. De andre skolene får besøk ved behov.

Den største delen av befolkningen er konsentrert i Kjøllefjord. De kommunale etater er små og lokalisert nært hverandre. Dette gjør at aktørene har regelmessige møteplasser av uformell karakter, noe som tilsynelatende kan minske behovet for strukturerte samarbeidsfora. Det kan anføres at aktuelle klienter for samhandling ikke er flere enn at de involverte har god kunnskap om hverandres tiltak og vurderinger.

Det har vært et problem med manglende stabilitet i ledende stillinger i kommunen. Dette gjelder så vel kommunelege som andre avdelingsledere innenfor sykepleietjenesten og andre i nøkkelfunksjoner.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning.

• Handlingsplan for psykiatri 1998 –2002
• Personelloversikt 2002
• Organisasjonskart 2002
• Retningslinjer for førskolebasisteam og skolebasisteam
• Samtykkeerklæring fra foreldrene/foresatte/ungdom
• Henvisningsskjema til barne- og ungdomspsykiatrien
• Møteplan våren 2002 for Midt Finnmark Barne – og ungdomspsykiatrisk poliklinikk og Lebesby kommune
• Retningslinjer for registrering av uteblivelse fra helsestasjonen
• Spørreskjema til barnevernet og PP- tjenesten vedrørende samarbeid med kommunehelsetjenesten
• Møte 10. september 2002 mellom PP-tjenesten, barnevernet og fylkeslegen i Lebesby kommune.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Finnmark 19. april 2002.
• Brev fra 3. mai 2002 kommune oppnevning av kontaktperson
• Brev fra Fylkeslegen av 29. mai 2002 om innhenting av skriftlig dokumentasjon
• Telefaks fra Fylkeslegen av 11. juli 2002 vedrørende purring på innhenting av dokumentasjon , møtested og utstyr som må være tilgjengelig i møtelokalene.
• Brev av 24. juli fra Fylkeslegen til barnevernstjenesten og PP- tjenesten med informasjon om tilsynet og med forespørsel om at de deltar på et eget møte med fylkeslegen.
• E - mail av 29. og 30. august 2002 fra Fylkeslegen til kommunen med endelig dagprogram for tilsynet og avklaring på hvem som kommer til å delta på tilsynet.

Revisjonsvarselet ble sendt ut 19. april 2002.

Tilsynet fant sted den 16.september 2002

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- 3 epikriser mottatt fra BUP og beskrivelse av oppfølging i kommunen
- 3 journaler vedrørende pasienter som er ferdigbehandlet fra BUP
- 2 journaler vedrørende pasienter som er henvist til BUP som ikke får tilbud
- Internkontroll perm – administrative prosedyrer for legetjenesten og psykiatri tjenesten

Sluttmøte ble avhold den 17. september 2002 fra kl. 12.00 – 14.00.

• Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging?

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Det foretas regelmessige undersøkelser av barn fra 2 år, 4 år og førskolealder. Dette er bekreftet ved gjennomgang av journaler og ved intervjuer. Helsesøster har rutiner for å følge opp barn som ikke møter til planlagte kontroller.
• Barn og unge blir gitt målrettede undersøkelser ved indikasjon. Helsesøster står sentralt i å motta henvendelser. Hun kontakter eventuelt annet personell.
• Helsestasjon og skolehelsetjenesten sørger for at barn med behov for oppfølging blir fulgt opp av helsesøster, lege eller andre instanser.
• Det opprettes ansvarsgrupper rundt det enkelte barn med deltagelse fra aktuelt personell, oftest helsesøster, PP-tjeneste, sosialtjenesten og fysioterapeut, ved behov også andre instanser.
• Skolebarn undersøkes ved 3. og 8. klasse, og henvises for øvrig ved behov til undersøkelse i forbindelse med helsestasjonsdager.
• Det planlegges opprettet helsestasjon for ungdom på kveldstid.
• Henvisning til BUP skjer på fastlagt skjema. Dette fylles ut av helsesøster og underskrives av lege, vanligvis etter konsultasjon hos lege (se merknad).

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det er lagt frem journaler der det er kopi av henvisning fra helsesøster eller fra sosialtjenesten, uten at det fremkommer at lege har undersøkt lege pasienten.
• Kommunelegen har ikke brukt BUP - henvisningsskjema når pasienten kun har vært hos lege. Henvisningen er skrevet som fri tekst og sendt som brev i posten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• I intervju fremkom det at kommunen ikke har et fast system for at epikriser fra BUP blir formidlet til de som har et behandling og oppfølgingsansvar overfor pasienten.
• Det foreligger epikrise fra BUP, sendt legekontoret uten kopi til henvisende instans, og uten at det er synliggjort hvordan denne er formidlet videre.

• Har kommunehelsetjenesten planlagt , organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas?

• Det blir etablert ansvarsgrupper rundt den enkelte bruker
• De berørte instanser er gjensidig kjent med opplysningsplikt fra helsetjeneste til barnevern og sosialtjeneste.

Det ble funnet 1 avvik på dette området.

Avvik fra:

• Forskrift om skolehelsetjeneste § 3, 2. strekpunkt og kommunehelsetjenesteloven
• § 6-3jf. Tilsynsloven § 3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kunne i tilsynet ikke redegjøre for forekomst av barn og unge med psykiske problemer i kommunen
• Det er lagt fram en skriftlig prosedyre for førskolebasisteam og skolebasisteam. Prosedyren etterleves ikke. Dette bekreftes gjennom intervjuer.
• Kommunen kan ikke fremlegge referat fra samarbeidsmøter.
• Gjennom intervju bekreftes det at kommunen ikke har etablert et strukturert samarbeid mellom helsestasjonen / skolehelsetjenesten og andre instanser.

Det er ikke gjennomført strukturerte samhandlinger mellom BUP og de kommunale tjenester.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger en plan for telematikk møter mellom BUP Midt - Finnmark og Lebesby kommune. Det er ikke gjennomført noen slike møter i 2002.
• Det fremkommer i intervju at på grunn av mangel på fagpersoner i nøkkelstillinger har ikke kommunen tatt initiativ til få gjennomført fagmøter med BUP.
• Det fremkommer i intervju at det har vært uklarhet om hvem som har ansvar for koordineringen av møtene i kommunen.

• Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får utarbeidet individuell plan?

• Forskrift om individuell plan er kjent i de aktuelle kommune instanser
• De berørte kommunale instanser erkjenner at det er deres hovedansvar å starte prosessen for å utarbeide individuelle planer.
• Koordinering og ansvar for individuell plan blant fysisk funksjonshemmende blir ivaretatt gjennom arbeidet i ansvarsgruppene.

Avvik fra :

• Kommunehelsetjenestelovens § 6-2 a og forskrift om individuelle planer

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at kommunen ikke har fordelt ansvar og myndighet i forhold til igangsetting av individuell plan for barn – og unge med psykiske lidelser.
• Kommunen har ikke sørget for organisatoriske løsninger for å følge opp arbeidet med individuell plan overfor enkeltbrukere.
• Kommunen mangler faste rutiner for utarbeidelse av individuell plan for barn– og unge. Det bekreftes i intervju at kommunen ikke arbeider systematisk med å etablere individuelle planer for nye og gamle pasienter som har rett til det.
• Kommunen kan ikke fremlegge at det er utarbeidet individuelle plan for barn- og unge med psykiske lidelser, og man har ikke vært borti tilfeller der barn har hatt behov for å få utarbeidet individuell plan.

Oversikt over hvilke personer fra kommune som var med på revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kvalitetsrådgiver Målfrid Ovanger (revisjonsleder)
Fungerende fylkeslege Jørgen Holmboe (revisor)
Psykiatrirådgiver Siri Ramberg (revisor)