INNHOLD

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende forhold:

• Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer
• Samarbeid om barn og unge med psykiske problemer (internt og eksternt)
• Bruk av individuelle planer

Hovedkonklusjon:

Fylkeslegen har gjennomført tilsyn med helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer ved allmennlegetjenesten, helsestasjonen og skolehelsetjenesten i Vadsø kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Gjennom systematisk gjennomgang av de reviderte områdene, fremkommer det at Vadsø kommune ivaretar myndighetskravene når det gjelder samarbeid om barn og unge med psykiske problemer.

Det er funnet 2. avvik:

Avvik 1

Kommunen mangler system som sikrer at det gis tilbakemeldinger til de faginstanser som må få opplysninger for å kunne gi barn nødvendig oppfølging med behandling og tiltak i kommunen.

Tjenesten har ikke et system som sikrer igangsetting og utarbeiding av individuell plan for barn og unge.

Vadsø kommune har en del forbedringspotensiale på tilsynsområdene, noe som fremkommer under merknader for 2 av områder:

• Kommunen har ikke et godt nok system for å sikre at leder for helsestasjonen- og skolehelsetjenesten får nødvendig opplæring i lederoppgavene.
• Kommunen har et mangelfullt system for å sikre at barnet blir undersøkt av lege før legen skriver under henvisningsskjema til BUP.
• Kommunen har et mangelfullt system som sikrer at man har tverrfaglige samarbeidsarenaer mellom PP- tjenesten , barnevernet og helsesøstertjenesten.
• Det er svakheter i systemet for tverrfaglig samarbeidsmøter mellom BUP, PP- tjenesten , barnevernet og helsesøstertjenesten.

Dato: 9. september 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vadsø kommune den 9. september 2002. Revisjonen er en del av Statens Helsetilsyn felles virksomhetstilsyn for etaten i 2002.

I opptrappingsplanen for psykisk helse legges det vekt på økt satsing og utbygging av tjenester til barn og unge med psykiske problemer både i kommune – og spesialisthelsetjenesten. Tilsynsmyndighetene ønsket derfor å få en oversikt hva som eksisterer av helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer i 1. og 2. linjetjenesten.

Formålet med systemrevisjonene er å vurdere om hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Gjennom dette skal revisjonen fremme forbedringsarbeid i helsetjenesten. Revisjonen den 9. september omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet i dokumenter og slik de ansatte har fortalt
• kommunen driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervju og verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og evt. om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler observasjoner og eventuelle merknader og avvik som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, med der tilsynsmyndigheten mener det er forbedringspotensial.

Vadsø kommune har 6120 innbyggere. Antall barn i alderen fra 0 – 19 år er 1707. (Statistisk sentralbyrå 2001)

Det er både norsk, samisk, kvensk og ca. 50 andre befolkningsgrupper i kommunen.

I kommunen er det et privat asylmottak som fortiden har ca. 150 personer, av disse er det 50 små barn fra 0 til 19 år. Kommunen har også omsorgen for 20 foreldreløse ungdommer.

Kommune har redusert bemanningen i den pedagogisk psykologisk tjeneste i de siste årene noe som har fått konsekvenser for samarbeidet med helsetjenesten i kommunen.

Bemanning på helsestasjonen består av 5,5 helsesøsterstillinger hvor 5 er i 100% stilling. En av disse stillingene er knyttet til asylmottaket. En helsesøstrene er tilsatt i 100 % på psykiatrimidler og en i 50 % stilling som helsesøster for fastboende flyktninger. Fortiden er det 1,5 helsesøsterstilling vakant. Kommunen har vakanse i fastlegestillinger som i perioder kan påvirke legetilbudet i helsestasjonen og i skolehelsetjenesten. Det er avsatt 4 timer pr. uke med legetjenester ( fordelt på en lege og turnuskandidat) på helsestasjonen og 4 timer pr. uke til skolehelsetjenesten.

Kommunen har 3 barneskoler, 2 ungdomsskole og en videregående skole. Skolehelsetjenesten har kontordag og helsestasjon for ungdom ukentlig. Henvendelser til helsestasjonen og skolehelsetjenesten øker.

Det er etablert et eget kriseteam bestående av prost, helsesøster, psykiatrisk hjelpepleier, psykolog, sosionom og PP -rådgiver på videregående skole.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning.

• Handlingsplan for psykiatri 1998 –2002
• Vadsø helsestasjons årsmelding for 2001
• Internkontroll og kvalitetssikringsperm for helsestasjonen- og skolehelsetjenesten.
• Spørreskjema til barnevernet og PP- tjenesten vedrørende samarbeid med kommunehelsetjenesten
• Møte 10. september 2002 mellom PP- tjenesten, barnevernet og fylkeslegen i Vadsø kommune.
• Statistikk: Styrings- og informasjonshjulet for helse- og sosialtjenesten i kommunene – sammenligningstall.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Finnmark 19. april 2002.
• Brev fra 3. mai 2002 kommune oppnevning av kontaktperson
• Brev fra Fylkeslegen av 29. mai 2002 om innhenting av skriftlig dokumentasjon
• Telefaks fra Fylkeslegen av 11. juli 2002 vedrørende purring på innhenting av dokumentasjon , møtested og utstyr som må være tilgjengelig i møtelokalene.
• Brev av 24. juli fra Fylkeslegen til barnevernstjenesten og PP- tjenesten med informasjon om tilsynet og med forespørsel om at de deltar på et eget møte med fylkeslegen.
• Faks av 30. august 2002 fra Fylkeslegen til kommune med endelig program for tilsynet.
• Telefonkontakt 5. september 2002 vedrørende dagsplan for tilsynsbesøket.

Revisjonsvarselet ble sendt ut 19. april 2002.

Tilsynet fant sted den 9.september 2002.

Intervjuer: 10 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- 3 siste referat fra ansvarsgruppemøter med klienter som har langvarige behov for hjelp
- 4 epikriser mottatt fra BUP og beskrivelse av oppfølging i kommunen
- 3 journaler vedrørende pasienter som er ferdigbehandlet fra BUP
- 2 journaler vedrørende pasienter som er henvist til BUP som ikke får tilbud
- Informasjonsbrosjyre til befolkningen om hjelpegrupper og kriseteam
- Informasjonsbrosjyre vedrørende helsestasjon for ungdom.
- Avtale om fastlegens kommunale oppgaver
- Internkontroll perm – administrative prosedyrer for helsestasjonen- og skolehelsetjenesten
Kommunen kunne ikke fremlegge referater fra samarbeidsmøter intern og eksternt i kommunen (tverrfaglige møter sosial, PP – tjenesten, barnevern, helsesøster, skole og andre) og individuell plan for enkeltbrukere. Samt rutine for ivaretakelse av veiledningstilbudet i kommunen.

Sluttmøte ble avhold den 10. september 2002 fra kl. 14.00 – 15.00.

• Har kommunehelsetjenesten planlagt, organisert og styrt sine tjenester slik at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging?

• Helsesøstrene har fått økt kapasitet det siste året og har tilstrekkelig med kapasitet til å følge opp med målrettede undersøkelser når det er nødvendig. Kommunehelsetjenesten har innført rutinemessige kontroller. 2- årskontroll, 4- års- kontroll og førskole- kontroll. Lege deltar ved 2- årskontrollen og førskolekontrollen. De målrettede helseundersøkelsene skjer hos fastlege/ helsestasjonslege etter henvisning fra helsesøster. For barn i førskolealder følger helsesøster opp forhold som gir grunn til bekymring,- eller der hvor det foreligger kjente risikofaktorer. Henvisningene sendes til lege, BUP, psykolog og behandlingshjem. Barn og unge med psykiske problemer henvises til BUP ved behov. Henvisningene skjer på eget skjema.
• Det opprettes ansvarsgrupper rundt barnet i samarbeid med andre etater,- der helsesøstrene har en aktiv rolle. BUP deltar i ansvarsgrupper i kommunen med råd og veiledning, også i de tilfeller der barnet ikke får behandling i poliklinikken.
• Asylmottaket kjøper psykologhjelp til barn og unge.
• Det er utarbeidet informasjonsbrosjyrer for tilbud i helsestasjon for ungdom og oppfølging av kriser.

Det er funnet 1 avvik på området og 2 merknader:

Avvik 1:

Kommunen mangler system som sikrer at det gis tilbakemeldinger til de faginstanser som må få opplysninger for å kunne gi barn nødvendig oppfølging med behandling og tiltak i kommunen.

Avvik fra kommunehelsetjenesteloven § 1-3 a

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkommer i intervju at fastlegene ikke informeres om tiltak som iverksettes overfor barn og unge.
• Det gis ikke tilbakemelding til helsesøstrene når fastlegen henviser videre og helsesøster har oppfølgingsansvar overfor barnet. Det fremkommer at tilbakemelding blir gitt tilfeldig ved at lege og helsesøster møter hverandre f. eks på gangen.
• Kommunelegen deltar ikke i tverrfaglige samarbeidsmøter rundt enkelt pasienter. Legens deltakelse er avhengig av hva som inngår i fastlegens avtale om hvilke kommunale oppgaver legen skal delta i. Hvilke møter legene skal delta i prioriterer legen selv.
• Under intervju og i sluttmøtet fremkommer det at samarbeid med lege ofte er personavhengig.
• Ved gjennomgang av helsekortet/journalene framkom det ikke hvilke tilbakemeldinger som var gitt fra de ulike samarbeidspartnerne.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under intervju fremkommer det at en offentlig godkjent sykepleier er tilsatt i stilling som ledende helsesøster og at hun er begynt på desentralisert helsesøsterutdanning høsten 2002.
• Under intervju fremkommer det at det er vakant 1,5 helsesøsterstilling
• Det fremkommer i årsberetningen og i intervju at kommunen har ansatt tre andre helsesøstre med godkjent utdanning, men ingen av dem ønsket stillingen som ledende helsesøster
• Under intervju fremkommer det at kommunen ikke har et opplegg som sikrer at offentlig godkjent sykepleier har fått nødvendig opplæring i lederoppgavene.
• Under intervju fremkommer det et behov for mer psykologhjelp for barn og unge.
• Det fremkommer i intervju og i helsestasjonen årsmelding fra 2001 at det har vært stor turn- over av legestillinger i kommunen noe som har gått utover legetilbudet på helsestasjon og skolehelsetjenesten. Fra i høsten 2002 er situasjonen bedre.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under intervju fremkommer det at når PP- tjenesten og helsestasjonen kommer med anmodning om at legen må henviser barnet til BUP , signerer legen på henvisningsskjema uten å undersøke barnet. Legen vet ikke hvem barnet er.
  PP – tjenesten og helsesøster legger ved sine rapporter med opplysninger om barnet med henvisningsskjema til BUP
• Tilbakemeldingen fra BUP sendes da til PP- tjenesten og helsestasjonen avhengig
• av hvem som har skrevet følgerapporten til BUP. Konsekvensen er at legen ikke
• kan delta i oppfølgingsarbeidet og har tilstrekkelig med opplysninger om hva som
• skjer med barnet i forhold til de tilbud PP- tjenesten og helsestasjonen yter. Når
• legen ikke undersøker barnet innebærer det også en risiko for at annen sykdom overses.

• Har kommunehelsetjenesten planlagt , organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas?

• Kommunen har en egen krisegruppe/ koordineringsgruppe for oppfølging i kriser.
• Helsesøstrene samarbeider med psykiatrisk enhet i enkeltsaker der mor eller far er psykisk syk.
• Under intervju fremgår det at helsesøstrene er kjent med og ivaretar opplysningsplikten til sosialtjenesten og barnevernet.
• Ansvarsgrupper oppnevnes ved behov. Helsesøstrene er sentrale i dette arbeidet. Under intervju og i årsmeldingen fra Vadsø helsestasjon fremkommer det at det er samarbeid mellom lege, psykolog, BUP, Seidajok behandlingshjem, PP- tjenesten og barnevern i enkeltsaker, og samarbeidet fungerer godt. Helsesøstrene gir nødvendig informasjon i enkeltsaker i henhold til gjeldende regelverk.
• Under intervju fremkommer det at kommunen er i ferd med å etablere et felles inntaksteam som bl. a skal koordinere tverrfaglig samarbeid i etaten.

Merknaden baserer seg på følgende observasjoner:

• Kommunen har for tiden ikke etablert et strukturert tverrfaglig samarbeid mellom helsestasjonen / skolehelsetjenesten, PP- tjenesten og barnevernet i kommunen, og det kan ikke fremlegge referat fra samarbeidsmøter i år 2002.
• Under intervju og i møte med PP- tjenesten og Barnevernet fremkommer det at strukturen rundt tverrfaglig team på skolene har endret seg. Rektor på skolene skal nå avgjøre hvorvidt helsetjenesten skal trekkes inn eller ikke i de tverrfaglige møtene mellom skolene og PP- tjenesten. Samarbeidsstrukturen har ikke vært formalisert og en har ikke utviklet felles spilleregler som gjør at samarbeidet blir forutsigbart.

• Det fremkommer i intervju at samarbeidet med BUP ikke er tilfredsstillende. Årsaken er at BUP varsler om 2 samarbeidsmøter i halvåret. I 2001 har det ikke vært avholdt slike møter i kommunen. En gang i vår var BUP i møte med PP- tjenesten om enkeltsaker og ba på kort varsel om å få møte helsesøstertjenesten. Helsesøstrene var ikke informert om dette møtet på forhånd.
• Vadsø kommune har ikke oppnevnt en fast kontaktperson som BUP kan henvende seg til i kommunen for å få koordinert møtene.
• De faste samarbeidsmøtene med barnevernet er opphørt. Nå er samarbeidet konsentrert om enkeltklienter.

Tjenesten har ikke et system som sikrer igangsetting og utarbeiding av individuell plan for barn og unge.

Avvik fra :

• Kommunehelsetjenestelovens § 6-2 a og forskrift om individuelle planer.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Forskriften om individuell plan var ikke nevnt i lovoversikten i IK- boken. De ansatte i helsestasjonen / skolehelsetjenesten i Vadsø har ikke hatt gjennomgang av forskrift om individuell plan. Forskriften om individuell plan var ikke kjent blant alle ansatte.
• Det fremkom i intervju at kommunen ikke har fordelt ansvar og myndighet i forhold til igangsetting av individuell plan for barn – og unge med psykiske lidelser, og kommunen mangler rutiner på igangsettelse og utarbeidelse av individuell plan. Kommunen har heller ikke utarbeidet fremdriftsplan eller mal for arbeidet.
• Kommunen har ikke sørget for organisatoriske løsninger for å følge opp arbeidet med individuell plan overfor enkeltbrukere. Dette bekreftes under intervjuene.
• Gjennom intervju og gjenomgang av journaler ble det bekreftet at pasientene ikke hadde fått utarbeidet individuell plan.

Oversikt over hvilke personer fra kommune som var med på revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Kvalitetsrådgiver Målfrid Ovanger (revisjonsleder)
Underdirektør/jurist Rolf L. Langnes (revisor)
Psykiatrirådgiver Siri Ramberg (revisor)