INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Det ble ikke påpekt avvik fra myndighetskrav.

I Harstad kommune er helsetjenesten godt i gang med utarbeidelse av internkontrollsystem.

Kommunen har engasjert kvalitetsrådgiver som ressursperson og pådriver for oppbygging av internkontrollsystemet. Skolehelsetjenesten er kommet godt i gang med arbeidet.

Personalet som arbeider i skolehelsetjenesten er godt kjent med regelverk og faglig standard. Alle skoleelever i kommunen får tilbud om systematisk medisinsk helseundersøkelse og individuell veiledning.

Det gis merknader vedrørende ferdigstillelse av internkontrollsystemet og lite egnede lokaler for undersøkelser og helseveiledning.

Tromsø 07. november 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Harstad kommune den 27. 09. 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med tilsynet er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvordan kommunen oppfyller krav som følger av lover, forskrifter og faglige retningslinjer for skolehelsetjenesten.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

En rapport etter en systemrevisjon vil kunne påpeke avvik og/eller gi merknader.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad gis for forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet med skolehelsetjenesten i Harstad var avgrenset til følgende områder og krav:

Harstad kommune har pr. 01.01.2000 - 23 034 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 6 221. Kommunen har 22 grunnskoler, (16 barneskoler og 6 ungdomsskoler). I tillegg er Harstad vertskommuner for 4 videregående skoler. Alle skolene har skolehelsetjeneste.

Skolehelsetjenesten er organisert i Helse- og miljøkontoret, seksjon for forebyggende arbeid. Seksjonen har til sammen 13,5 stillingshjemler/helsesøsterstillinger og 1,28 assistentstillinger ved helsestasjon/skolehelsetjenesten.

Det medisinsk-faglige ansvaret ivaretas av 12 skoleleger (med driftsavtaler) som har ansvar for hvert sitt distrikt/skoler. Stillingsandelen for skoleleger er beregnet til 1time pr. 6 elever pr år. Ass. kommuneoverlege har det overordnede medisinsk-faglig ansvaret. Seksjonen samarbeider med fysioterapitjenesten i forhold til å gi fysioterapitilbud til barn i grunnskolen.

Det er utarbeidet egne retningslinjer for skolehelsetjenesten i Harstad.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for tilsynet var i tillegg til lover og forskrifter:

• Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten (IK-33/95)
• Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IK-2617)
• Veileder i habilitering av barn og unge (IK-2617)
• Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år (IK-2621)

Kommunenens dokumentasjon knyttet til organisering og daglig drift er:

• Kvalitetshåndbok for skolehelsetjenesten
• Årsmelding for 1999 fra helse- og miljøkontoret i Harstad

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev av 13. 07. 2000 fra Fylkeslegen, varsel om tilsyn med vedlagt program, og anmodning om dokumentasjon vedrørende skolehelsetjenesten.
• Brev av 11.18.07.2000 om endring av tidspunkt for tilsynet.
• Brev av 01. 09. 2000 fra Harstad kommune vedlagt dokumentasjon

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13. 07. 2000

Åpningsmøte ble avholdt 27. 09. 2000

Intervjuer
7 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av kommuneplan – Helse- og sosialplan 1998 – 2001
• Organisering av kvalitetsarbeidet i Helse- og sosialavdelingen
• Kommunedelplan for oppvekst i Harstad kommune 1999 – 2005
• Rusmiddelpolitisk plan for Harstad kommune 2000 - 2004
• Gjennomgang av ulike informasjonesskriv som informerer om skolehelsetjenesten sitt tilbud.

Sluttmøte ble avholdt 27. 09. 2000. Fylkeslegen presenterte de viktigste observasjonene som ble gjort, og ga en foreløpig konklusjon. Det ble gitt to merknader.

I punkt 6 gis en oversikt over deltakerne ved tilsynet.

Det ble ikke funnet avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, innen de reviderte områdene.

Område 1. Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten

Merknad

Internkontrollsystemet er ikke ferdigstilt.

Merknaden er basert på lov om statlig med helsetjenesten § 3, 1. ledd: "Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrifter".

Følgende observasjoner ligger til grunn for merknaden:

• Internkontrollsystem er under etablering i kommunens helsetjeneste, herunder skolehelsetjenesten. Skolehelsetjenesten var kommet kort i forhold til å ferdigstille de fleste prosedyrene.

I tillegg observerte vi følgende:

• Helsetjenesten har avsatt ressurser til å arbeide med å ferdigstille kvalitetssystemet. Det er etablert kvalitetsutvalg på etatledernivå.
• Det er laget framdriftsplan for arbeidet som tidfester at internkontrollsystemet skal være ferdigstilt innen 1. september 2001.<
• Skolehelsetjenesten har utarbeidet målbeskrivelse for tjenesten og planarbeidet er startet.
• Kvalitetsgrupper er etablert, de utarbeider prosedyrer på de enkelte områder, og de har startet med de områdene som ansees som viktigst og er i samsvar med framdriftsplan for arbeidet.
• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten viser ansvarslinjer.
• Ass. kommuneoverlege/helsesjef har det overordna medisinske og administrative ansvar for skolehelsetjenesten. Det medisinsk- faglige ansvaret ivaretas av skoleleger som har ansvar for hvert sitt distrikt/skole.
• Sjefhelsesøster har ansvar for iverksetting av arbeidsoppgavene på tjenestestedet.
• Skolehelsetjenesten er kjent med lovkrav og faglige standarder for tjenesten.
• Det er utarbeidet retningslinjer for tjenesten.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Merknad

Noen skoler i kommunen har lite egnede lokaler for undersøkelser og helseveiledning.

Merknaden er basert på forskriften om skolehelsetjenesten § 6: "Kommunen skal påse at skolen stiller tilfredstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten"

Følgende observasjoner ligger til grunn for merknaden:

• Det ble opplyst i intervju at skolehelsetjenesten har lite egnede lokaler for undersøkelser og helseveiledning ved noen av skolene i kommunen.

I tillegg observerte vi følgende:

• Skolehelsetjenesten har tilbud om systematisk helseundersøkelse til alle elever ved skolestart og tilbud om målrettet helseundersøkelse som anbefalt i Veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten IK-2617.
• Skolehelsetjenesten tilbyr individuell og grupperettet helseveiledning etter oppsatt plan.
• Gjennom et nært og strukturert samarbeid mellom helseetaten, skole og foreldre har skolehelsetjenesten system for å identifisere elever med spesielle behov.

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Det gis ikke merknader på dette området.

Følgende observasjoner ligger til grunn:

• Det er etablert basisteam og det etableres ansvarsgrupper i forhold til den enkelte elev ved behov. Gjennom nevnte team og grupper er det etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art.
• Skolene, sammen med helsetjenesten og politiet driver forebyggende arbeid i forhold til vold, mobbing og rasisme. (Toleranseprogrammet.)
• Gjennom intervjuene fremkommer det at skolehelsetjeneste har et godt samarbeid med skolene.

Område 4: Helseovervåking

Det gis ikke merknader på dette område.

Følgende observasjoner ligger til grunn:

• Skolehelsetjenesten har gjennom sin utøvende tjeneste kontakt med enkeltelever og elever i gruppe, systematisk kontakt gjennom skoletiden.
• Kommunedelplan for oppvekst i Harstad kommune 1999 – 2005 (vedtatt i Harstad kommunestyre 26.5.99) viser at kommunen har gjort et grundig arbeid i alle ledd for å sikre en helhetlig tenkning i kommunens barne- og undomspolitikk.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Ass. fylkeslege Haavard Finn
Kvalitetsrådgiver Jorun Støvne Pettersen
Fylkessykepleier Kjellrunn Kristiansen, revisjonsleder