INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Sammendrag:

Ved systemrevisjonen av kommunens arbeid med miljørettet helsevern i barnehager og skoler ble følgende forhold undersøkt: Om forskriften er kjent, hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn er organisert og delegert, om kommunene har sørget for nødvendig kompetanse og om det er gitt godkjenninger.

Fylkeslegen fant

• at forskriften er kjent og er blitt brukt – også i kvalitetsarbeid,
• at myndighet til å godkjenne og føre tilsyn er delegert av kommunestyret,
• at kommunen har folk med nødvendig kompetanse på de aller fleste områder – men kapasiteten er begrenset spesielt p.g.a de generelle vansker med legetilgang til kommunene.
• at grunnlagsarbeidet (kartlegging og utfylling av søknadsskjema) for å kunne fremme søknader om godkjenning er gjort. Arbeidsprosessen videre er ikke fastlagt.

Fylkeslegen gir ikke tilbakemelding til kommunen om avvik, dvs forhold som defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Fylkeslegen gir tre merknader som gjelder organisering, kompetanse og godkjenning.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon som fant sted i Kvæfjord kommune den 15. juni 1999.

Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med denne systemrevisjonen er å vurdere hvordan kommunen ivaretar myndighetskravene til miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

En systemrevisjonen gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer, og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og når det er aktuelt også å undersøke om de fysiske forhold tilfredstiller myndighetskravene.

Eventuelle avvik og merknader etter revisjonen gis i rapporten.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler var grunnlag for revisjonen.

Følgende forhold ble undersøkt: Om forskriften er kjent, hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn er organisert og delegert, om kommunen har sørget for nødvendig kompetanse og om det er gitt godkjenninger.

2. Beskrivelse av virksomheten

Kvæfjord kommune har ca 3400 innbyggere. Kommunen har en relativt høy andel mennesker med psykisk utviklingshemming som økonomisk og personellmessig er et viktig innsatsområde for kommunen.

I Kvæfjord er det 7 barnehager og 5 grunnskoler, og i tillegg 2 videregående skoler. De videre-gående skolene skal slås sammen.

Følgende forhold i helsesektoren har betydning for miljørettet arbeid i barnehager og skoler: Kommunen har i løpet av de siste par år hatt problemer med å skaffe fast ansatte leger.

Kommunen har opprettet stilling for kommunelege 1, tre andre leger og en turnuskandidat.

To legestillinger er nå dekket, og i tillegg har kommunen to turnusleger.

Den nåværende kommunelege 1 ble konstituert i stillingen 1.10.98. På grunn av en presset legetjeneste i kommunen har hun måttet prioritere kurative oppgaver foran samfunnsmedisinske arbeidsoppgaver.

Helsesøstertjenesten er administrativt underlagt kommunelege 1. Helsesøstrene har, utover helsestasjonsarbeid og skolehelsetjeneste, prioritert arbeid med barnevernsaker.

Helse- og sosialseksjonens administrasjon har liten saksbehandlerkapasitet.

Kommunen har tilsatt godt kvalifisert personell for å kunne ivareta bestemmelsene i forskrift om barnehager og skoler.

De seinere år er det blitt foretatt oppgradering av lokalene i barnehager og skoler.

3. Dokumentunderlag

• Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov om helsetjenesten i kommunene
• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

• Varsel om tilsyn og utkast til program ble sendt 27. april 1999
• Dokumenter fra Kvæfjord kommune ble mottatt 28.05.99
• Program for systemrevisjonen ble sendt 04.06.99

• Årsmelding 1998 for helsetjenesten
• Saksframlegg om miljørettet helsevern i barnehager og skoler og vedtak i kommunestyret
• Organisasjonskart for kultur- og oppvekstetaten
• Oversikt over barnehager og grunnskoler og oversikt over alle ansatte
• Søknadsskjema for godkjenning
• Årsbudsjett 1999 for Kvæfjord kommune

4. Gjennomføring

Følgende verifikasjoner ble gjennomført under besøket: Gjennomsyn av kommunens overordnede kvalitetssytem og av utfylte kartleggings-/søknadsskjema.

5. Reviderte områder og funn

5.1 Kommunens kjennskap til forskriften

Forskriften har vært kjent og brukt i kultur- og oppvekstetaten i to år, også i barnehager og skoler. Hvor lenge den har vært kjent i de to videregående skolene kunne ikke avklares under intervjuene.

Den har vært kjent av helse- og sosialsjefen, men først i forbindelse med tilsynet var kommunelegen blitt kjent med forskriften og de oppgavene som kommunestyret har delegert til helsetjenesten.

Flere av de intervjuede fortalte at det å oppfylle systemkravet som ligger i forskriften, ikke sees på som et mål i seg selv, men som en hjelp til å forbedre kvaliteten på barnehagene og skolene.

Forskriften har gjennomgående vært godt kjent, og den har vært brukt på tjenestestedene, også i kvalitetsarbeid. Kommunelegens manglende kjennskap til forskriften inntil nylig har neppe forsinket arbeidet fram mot godkjenning.

5.2 Organisering - fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet

Kommunens internkontrollsystem er under revisjon. Hoveddokumentet er revidert, kultur- og oppvekstsektoren er i gang med å lage sin del, og til høsten vil barnehagene og skolene tilpasse sine deler av kvalitetssystemet til hoveddokumentet.

Helse- og sosialplanen er revidert den 16.6.99. Her fastsettes at helsesektorens overordnede internkontrollsystem skal være ferdig innen utgangen av året.

Barnehageleder, tilsatt i kultur- og oppvekstsektoren, har hatt ansvar for at kartleggings-/søknads-skjema med opplysninger relatert til forskriftens bestemmelser er blitt innsendt fra alle barnehager og skoler til kultur- og oppvekstetaten.

Administrasjonssjefen har fremmet sak om delegasjon av myndighet til å godkjenne og føre tilsyn. Kommunestyret vedtok den 3. mars 1999 at myndigheten legges til helse- og sosialutvalget. Det er bestemt at kultur- og oppvekstetaten skal søke om godkjenning.

Det er liten kapasitet til den avsluttende saksbehandling i helsesektorens administrasjon.

Hvem som skal utføre oppgavene med saksforberedelse for godkjenning er ennå ikke avgjort.

Det er ikke avklart hvordan kommunen kan utnytte sin helsefaglige og tekniske kompetanse i sammenheng med den pedagogiske kompetansen i den avsluttende saksbehandlingen.

Merknad 1

Kommunen må bestemme hvordan godkjenningsprosedyren skal utformes, herunder hvordan kommunelege 1 og helsesøster skal bidra. På bakgrunn av den begrensede kapasitet på helsefaglig rådgivning i Kvæfjord, er det viktig at kommunelege/helsesøster ikke belastes unødig med saksbehandlingsoppgaver slik at det går ut over deres primæroppgaver.

5.3 Kompetanse

Kommunen har vurdert at hver enkelt barnehage og skole er kompetent til å kartlegge de relevante forhold og utfylle søknadsskjema som grunnlag for godkjenning.

Kommunen har personell med nødvendig kompetanse innen sektorene helse, oppvekst- og kultur og teknisk. På noen teknisk-hygieniske områder vil likevel kjøp av tjenester utenfra være aktuelt. Kapasiteten hos kommunelege/helsesøster er begrenset. Dette gjør at deres arbeidsoppgaver innen miljørettet helsevern i barnehager og skoler er blitt nedprioritert.

Merknad 2

Kommunen har p.g.a. vansker med å få tilsatt leger i kommunen, redusert kapasitet til alt arbeid av samfunnsmedisinsk art. I denne situasjonen er det nødvendig å etablere rutiner for hvordan kompetansen i de ulike etater best kan utnyttes til samfunnsmedisinske arbeidsoppgaver, på tvers av tradisjonelle profesjonsgrenser.

Ingen godkjenninger er gitt. Arbeidet vil starte så snart som arbeidsprosessen er bestemt.

Merknad 3

Fristen for godkjenning av barnehagene og skolene er i forskriften satt til 31.12.1998 (§6, siste ledd). Forberedelsene til selve godkjenningen er kommet så langt at det bør kunne forventes at arbeidet sluttføres til høsten.

6. Deltagere på revisjonsbesøket: