INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Ved systemrevisjonen ble følgende forhold undersøkt: Om forskriften er kjent, hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn er organisert og delegert, om kommunen har sørget for nødvendig kompetanse og om det er gitt godkjenninger.

Myndighet og oppgaver knyttet til miljørettet helsevern i barnehager og skoler er delegert fra kommunestyre og rådmann i samsvar med myndighetskravene. Kommunen har nødvendig fagpersonell for å gjennomføre godkjenning av og tilsyn med barnehager og skoler.

Det er mangler ved koordineringen og organiseringen av kommunens arbeid knyttet til forskriften. Dette vises i det praktiske arbeidet med forskriften særskilt på følgende forhold:

Merknader: Organisering med kartleggingen i barnehager og skoler, rutiner for godkjenningsprosessen og at ingen godkjenningssaker av barnehager eller skoler er behandlet.

Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med denne systemrevisjonen er å vurdere hvordan kommunen ivaretar myndighetskravene til miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Revisjonen tar utgangspunkt i følgende:

• Om aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Om virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer, og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og når det er aktuelt også å undersøke om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er påpekt under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav

• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale

Tilsynet var avgrenset til:
Om forskriften er kjent
Om kommunen har sørget for nødvendig kompetanse
Om det er gitt godkjenninger
Krav fastsatt i:
- Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
- Lov om helsetjenesten i kommunene
- Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten

Hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn er organisert og delegert
Krav fastsatt i:
- Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
- Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
- Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten

Tilsynet omfattet helseetaten og undervisningsetaten.
Teknisk etat var ikke omfattet av tilsynet.

Nåværende kommunelege I tiltrådte stillingen i mai 1999. Fram til da har det vært liten stabilitet i stillingen i ca. ett år, og i den perioden har arbeidet med miljørettet helsevern blitt forsinket. Arbeidet er tatt opp i løpet av året, bl.a. i nært samarbeid med ledende helsesøster og representant fra Næringsmiddeltilsynet. Ingen andre leger har hatt arbeidsoppgaver knyttet til forskriften.

Kommunen har 6,5 stillingshjemler for helsesøster. Reduksjon i antall ansatte helsesøstre siste halvår av 1998 medførte at helsetjenestetilbudene i videregående skoler ble nedlagt. Disse tilbudene ble også redusert i barne- og ungdomsskolene. Tjenesten reduserte også innsatsen innenfor miljørettet helsevern. Ledende helsesøster har samarbeidet nært med Næringsmiddeltilsynet i Senja v/kommuneveterinæren om forskriften, bl.a. ved å gjennomføre tilsyn i barnehager og skoler.

Det er 13 kommunale barnehager, 3 private barnehager, 13 grunnskoler og 3 videregående skoler i kommunen. Den enkelte skole og barnehage har eget budsjett som også skal dekke vedlikehold.

Fra 1. september 1999 er det ansatt vedlikeholdsleder ved teknisk etat, som bl.a. skal samordne utbedringer og vedlikehold i forhold til skoler og barnehager.

Annen dokumentasjon:
- Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler (Statens helsetilsyns veiledningsserie 3-1998)

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Lenvik kommune:
- Brev av 2. juli 1999 med varsel om tilsyn og utkast til program
- Brev av 25. august 1999 med program for tilsynet
- Brev av 13. august 1999 vedlagt dokumenter fra Lenvik kommune

Dokumenter fra kommunen:
- Kommunens overordnede kvalitetssystem
- Organisasjonskart for Lenvik kommune, udatert
- Oversikt over nye tiltak – bruk av driftsramme i økonomiplan 2000-2003
- Årsmelding 1998, Helse- og sosialtjenesten
- Tilsynsrapportskjema, Næringsmiddeltilsynet i Senja i 1997
- Plan over tilsynsbesøk ved skoler og barnehager i Lenvik ,udatert
- Dokumentkopier vedrørende tilsyn med 6 skoler og 4 barnehager utført 1997 og 1998
- Telefon- og adresseliste for skoler og barnehager (HVEM-HVA-HVOR 1998/99)

- Standardskjema til godkjenningssøknad, brukt av undervisningsetaten, udatert
- Brev av 30. september 1998 fra avdeling for miljørettet helsevern til Finnsnes ungdomsskole (vedr. "Miljørettet helsevern i skoler og barnehager, informasjons- og kartleggingsprosjektet")
- Brev av 2. juni 1999 fra kommunelege I til Pedagogisk Senter (vedr. førstehjelpskurs for ansatte ved skoler og barnehager)
- Brev av 2. juli 1997 fra rådmannen til helse- og sosialetaten (vedr. melding om vedtak, forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler)
- Brev av 30. oktober 1996 fra helse- og sosialsjefen til kommunelege I (vedr. delegasjon av myndighet)
- Brev av 19. september 1996 fra rådmannen til helse- og sosialetaten (vedr. delegasjon av rådmannens myndighet)

Det ble gjennomført verifikasjon av kommunens generelle delegasjonsreglement.

Representanter fra Lenvik kommune deltok på en regionkonferanse om forskriften i Tromsø i 1997.

Kommentar
Forskriften er kjent på alle reviderte nivå i helseetaten og i undervisningsetaten.

5.2 Organisering - fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet
Observasjon:
Kommunestyret har delegert myndigheten til å godkjenne barnehager og skoler til Helse- og sosialutvalget. Rådmannen har delegert oppgaver etter kap. 4a, miljørettet helsevern til kommunelege 1. Oppgaven med å føre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler er en av oppgavene, og blir utført av Avdeling for miljørettet helsevern.

Avdeling for miljørettet helsevern har som del av sitt tilsynsarbeid kartlagt forholdene ved de barnehager og skoler som hittil er besøkt. Parallelt med dette har skolesjefen også tatt initiativ til kartlegging av stort sett de samme forhold, som grunnlag for søknader om godkjenning. Rådmannen og etatene har ikke vært orientert om at slike parallelle kartlegginger har pågått.

Ferdig utarbeidede kartlegginger og søknader om godkjenning fra alle skoler og barnehager lå ved revisjonstidspunktet hos skolesjefen. Det var uklart for skolesjefen hvordan søknadene skulle behandles videre fram mot godkjenning. Rådmannen var ikke informert om hvor langt prosessen med søknadene var kommet.

Merknader:

• Organiseringen av arbeidet med kartlegginger i barnehager og skoler, som grunnlag for søknad om godkjenning, er uklar.
• Det er ikke rutiner for hvordan godkjenningsprosessen skal sluttføres.

5.3 Kompetanse

Observasjon:
Kommunen har god dekning av faglærte arbeidstakere i helseetaten, undervisningsetaten og teknisk etat, som har arbeidsoppgaver knyttet til forskriften.
Skolekontoret vurderer at ledere og ansatte i barnehager og skoler har kompetanse til å fylle ut kartleggingsskjemaer som grunnlag for søknad om godkjenning.
Kommunelege I vurderer at de ansatte som utøver tilsyn med forskriften (fra helseetaten og Næringsmiddeltilsynet) har høy kompetanse.
En av de ansatte hos Næringsmiddeltilsynet har i flere år deltatt i myndighetenes arbeid med å utarbeide den aktuelle forskriften. Denne kompetansen kommer kommunen til gode bl.a. gjennom det tilsynsarbeid som denne ansatte deltar i.

Kommentar
Kommunen har nødvendig fagpersonell for å gjennomføre godkjenning av og tilsyn med barnehager og skoler. Det ble ikke funnet avvik eller grunnlag for merknad.

5.4 Godkjenning

Observasjon:
Kommunen har informert om forskriften i alle barnehager og skoler. Det er foretatt kartlegginger, og søknad om godkjenning foreligger fra alle tjenestesteder. Kommunen har foretatt tilsyn ved 10 tjenestesteder hittil. Det er usikkerhet om det videre arbeidet fram mot godkjenning. Det er ikke satt tidsfrist for ferdigstilling av godkjenninger.

Merknad:
Ingen godkjenningssaker av barnehager eller skoler er behandlet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Kjellrunn Kristiansen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Per-Dagfinn Balsvik
Rådgiver Anders Aasheim