INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere under revisjonstilsynet

Tilsynet er utført som systemrevisjon med hjemmel i Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §§ 2 og 3

Ved systemrevisjonen ble følgende forhold undersøkt: Hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn er organisert og delegert, kjennskap til forskriften, om kommunen har nødvendig kompetanse for å utføre tilsyn og godkjenning, og om det er gitt godkjenninger.

Kommunen har imidlertid ikke et fullstendig internkontrollsystem som kan dokumentere hvordan arbeidet planlegges, utføres og evalueres.

Myndighet og oppgaver knyttet til forskriften er delegert fra kommunestyret via rådmann og kommunaldirektør til helsesjef, i samsvar med myndighetenes krav. Forskriften er kjent på de nivå i organisasjonen som var omfattet av revisjonstilsynet. Kommunen har nødvendig kompetanse for å ivareta forskriftenes krav. Arbeidet med godkjenning er påbegynt ved at søknader om godkjenning foreligger fra alle barnehager og skoler. Det videre forløpet for godkjenningsarbeidet er ikke klart.

Det ble ikke påpekt avvik, men gitt merknad vedrørende manglende godkjenning.

Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med denne systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar myndighetskravene i Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer, og ved verifikasjon. Verifikasjon innebærer bl.a. å undersøke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Ved denne revisjonen ble det utført et gruppeintervju.

Rapporten beskriver hvordan kommunen gjennom sitt internkontrollsystem ivaretar oppgaver knyttet til Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v., herunder godkjenning av og tilsyn med barnehager og skoler.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er påpekt under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknader er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Tilsynet omfattet Rådmannen, Avdeling for helsevern og sosial omsorg, Avdeling for undervisning og Byggforvaltningen.

Tilsynet var avgrenset til:

• Om forskriften er kjent
• Om kommunen har sørget for nødvendig kompetanse
• Om det er gitt godkjenninger
• Krav fastsatt i:
  - Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
  - Lov om helsetjenesten i kommunene
  - Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Hvordan arbeidet med godkjenning og tilsyn er organisert og delegert
• Krav fastsatt i:
  - Kommuneloven
  - Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  - Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
  - Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten

Kommunen har følgende registrerte virksomheter som omfattes av forskriften (til sammen 148 enheter):

Barnehager:
19 kommunale barnehager, 3 kommunale barneparker, 52 private/foreldrelagsbarnehager, 23 familiebarnehager.

Skoler:
26 barneskoler, 9 kombinerte barne- og ungdomsskoler, 5 rene ungdomsskoler, videregående skoler, 2 institusjons-/spesialskoler og 2 privat-/livssynsskoler.

Aktuelle lover og forskrifter:
- Kommuneloven
- Lov om behandlingsmåten i forvaltningsmåten i forvaltningssaker
- Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
- Lov om helsetjenesten i kommunene
- Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Annen dokumentasjon:
- Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler IK-2619
- (Statens helsetilsyns veiledningsserie 3-98)

Korrespondanse mellom Tromsø kommune og Fylkeslegen:
- Fra Fylkeslegen:
- Varsel om tilsyn ble sendt 2. juli 1999
- Brev av 27. august 1999
- Brev av 15. november 1999

- Fra Tromsø kommune:
- Brev av 5. august 1999
- Brev av 7. oktober 1999
- Brev av 29. november 1999

Dokumenter fra kommunen:
- Oversikt over sentraladministrasjonen, underliggende seksjoner, avdelinger, barnehager og skoler, udatert.
- Referat fra møte 7. desember 1998 om Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
- Kopi av søknad av 9. desember 1998 om godkjenning av Nansenvegen barnehage.
- Kopi av søknad av 10. desember 1998 om godkjenning av Sommerøy skole.
- Kopi av brev av 2. juni 1999 fra Byggforvaltningen, Tromsø kommune til rektor/styrer ved skoler/barnehager vedrørende resultater av inneklimamålinger høsten 1998.
- Kopi av brev av 3. juni 1999 fra Rådmannen til kommunaldirektør for Avd. for helsevern og sosial omsorg vedrørende delegasjon.

Tilsynet fant sted den 2. desember 1999 kl. 09.00 – 12.00 og omfattet åpningsmøte, gruppeintervju med 6 personer og sluttmøte.

Det ble foretatt verifikasjon av delegasjonsvedtak vedrørende kommunens vedtaksmyndighet i saker etter lov om helsetjenesten i kommunene kap. 4a – miljørettet helsevern.

5.1 Organisering og delegasjon

Observasjon:
Oppgaver knyttet til forskriften har vært drøftet i rådmannens ledergruppe.

Helsesjefen har fått delegert myndighet til å godkjenne og føre tilsyn med barnehager og skoler av kommunestyret via rådmann og kommunaldirektør. Helsesjefen ivaretar dette ved et løpende samarbeid med Byggforvaltningen og Avdeling for undervisning.

Organisering av godkjenning:
Avdeling for undervisning har kartlagt alle barnehager og skoler med bakgrunn i kravene i forskriften, og har på dette grunnlag oversendt søknader om godkjenning til helsesjefen. De videregående skoler er også kartlagt, og godkjenningssøknader foreligger. Se forøvrig pkt. 5.4.

Organisering av tilsyn:
Helsesjefen vil gjennomføre tilsyn etter forskriften i Avdeling for undervisning og Byggforvaltningen. Han har ikke avklart hvordan dette tilsynet skal utføres i praksis, utover at det vil bli basert på internkontrollprinsippet.

Verifikasjon:
Verifikasjonen viste at delegasjon av myndighet er i samsvar med myndighetskravene.

Kommentar:
Ansvar og oppgaver knyttet til forskriften er godt forankret i Rådmannens ledergruppe og hos helsesjefen. Ansvar og oppgaver er delvis dokumentert gjennom møtereferat og utkast til handlingsplan for arbeidet. Kommunen har ikke utarbeidet et fullstendig internkontrollsystem for arbeidet med forskriften. Kommunen må vurdere hvilket omfang et slikt internkontroll-system bør ha for å sikre ivaretakelsen av arbeidet.

Det løpende samarbeidet om forskriften fungerer godt mellom de involverte avdelinger.

5.2 Kommunens kjennskap til forskriften

Observasjon:
Forskriften ble distribuert til barnehager og skoler raskt etter at den forelå.
Arbeidet med forskriften er drøftet i rådmannens ledergruppe, hvor etatsledere møter. Helseseksjonen og skolehelsetjenesten har i møter med skoleverket informert om og drøftet forskriften. Den har også vært tatt opp i forbindelse med den årlige gjennomgang av HMS- arbeidet på den enkelte skole og barnehage.

Kommentar:
Tromsø kommune har på en systematisk måte distribuert og gjort kjent forskriften i de aktuelle avdelinger, selv om dette ikke er beskrevet i internkontrollsystemet. Det er god kjennskap til forskriften på de nivå i organisasjonen som var omfattet av revisjonstilsynet.

5.3 Kompetanse

Observasjon:
Kommunen har kompetente fagmiljøer i de avdelinger som er involvert i arbeidet med forskriften. Innad i kommunen finnes også teknisk-hygienisk kompetanse som kan yte tjenester knyttet til å utføre f.eks. målinger av miljøfaktorer. Samlet gir dette tilstrekkelig kompetanse i Tromsø kommune til å kartlegge de aktuelle forhold i barnehager og skoler.

Kommentar:
Kommunen ivaretar forskriftenes krav til kompetanse. Dokumentasjonen Fylkeslegen har for dette er i hovedsak muntlig, og det er ikke nedfelt i internkontrollsystemet.

5.4 Godkjenning

Observasjon:
Søknader om godkjenning foreligger fra alle barnehager og skoler. Prioritering i helseseksjonen pga knappe økonomiske ressurser samt vanskelig bemanningssituasjon har gjort at det videre godkjenningsarbeidet ikke er gjort. Nyansatt saksbehandler tiltrer i januar 2000, og behandling av søknadene blir da igangsatt. Det er foreløpig ikke bestemt i detalj hvordan det videre godkjenningsarbeidet skal gjennomføres.

Kommentar:
Rutiner for godkjenningsarbeidet er en del av kommunens internkontrollsystem for å ivareta kravene i forskriften. Kommunen må vurdere hvilket omfang og hvilken form slike rutiner bør ha.

Merknad:
Godkjenningsprosessen er ikke sluttført for noen barnehager eller skoler.

Fra Fylkeslegen:
Kjellrunn Kristiansen - Revisjonsleder
Per-Dagfinn Balsvik - Seniorrådgiver
Anders Aasheim - Rådgiver