INNHOLD

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten
• Undersøkelser og veiledning
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking

Det ble påpekt to avvik fra myndighetskrav.

Avvik 1: Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem som de enkelte helsetjenester forankres i.

Avvik 2: Elever ved to videregående skoler har ikke tilbud om skolehelsetjeneste.

Det gis merknad til følgende områder:

Elever på tre grunnskoler har ikke tilbud om skolehelsetjeneste utover helseundersøkelse ved skolestart og vaksinasjoner.

Legetjenestens medvirkning i skolehelsetjenesten er ikke konkretisert.

Kommunen har ikke sørget for at alle skoler har egnede lokaler til helseundersøkelser og helseveiledning.

Fylkeslegen vil fremheve at gjennom årelangt arbeid rettet mot skolehelsetjenesten har arbeidsgrupper av helsesøstre bidratt til å kvalitetssikre tjenesten.

Metodebok for skolehelsetjenesten ble ferdigstilt september 2000.

Tromsø 05. desember 2000

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tromsø kommune den 17. 10. 2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

En rapport etter en systemrevisjon vil kunne påpeke avvik og/eller gi merknader.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad gis for forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet med skolehelsetjenesten var avgrenset til å gjelde følgende områder og krav:

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tromsø kommune har pr 01.01.2000 - 59 145 innbyggere, antall barn/unge 0-19 år er 16 082. Kommunen har 36 barneskoler (6163 elever) 5 ungdomsskoler (1868 elever) og 2 private grunnskoler (ca 170 elever).

Tromsø kommune er i tillegg vertskommune for 7 videregående skoler (2356 elever).

Helse- og sosialavdelingen ledes av et lederteam (kommunaldirektør og tre fagsjefer). Herunder 12 resultatenheter som ledes av enhetsledere. Sjefhelsesøster er enhetsleder for resultatenheten forebyggende helsetjenester hvor skolehelsetjenesten er forankret. Oppgaver innenfor skolehelsetjenesten ivaretas i hovedsak av helsesøstre. Legetjenesten deltar på skolestartundersøkelsen. Denne undersøkelsen er lagt til helsestasjonen. Har en elev behov for legetjeneste utover skolestartundersøkelsen, henvises eleven til fastlegen.

Helsesøstrene må i medisinskfaglige spørsmål forholde seg til tre forskjellige leger, helsestasjonslegen, elevens fastlege og kommuneoverlegen.

Fysioterapeuter har ikke rutinemessig undersøkelser av alle elever, men tar imot henvisninger fra helsesøster og lege.

Helsesøstertjenesten har i alt 26 stillingshjemler, herav 2,2 årsverk til videregående skoler, ca 6 årsverk til barne- og ungdomsskoler (17,8 til helsestasjonsdriften). Helsesøstrene har områdeansvar og dermed ansvar for den eller de skoler som ligger innenfor området.

Siden 1997 er det av budsjettmessige hensyn holdt vakant ca. 2 stillinger årlig. Dette har i noen grad gått ut over skolehelsetjenesten. For inneværende år er det 70 % stilling ledig i videregående skoler, samt 2,6 stilling fordelt på flere distrikt.

Dokumentene som er utarbeidet i forhold til skolehelsetjenesten: Plan for skolehelsetjenesten, metodebok for skolehelsetjenesten og helsesøstertjenestens årsmelding 1999 gir meget god oversikt over omfanget av skolehelsetjenesten i kommunen.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglig drift og andre forhold av betydning:

• Plan 2011 Kommuneplan for Tromsø kommune. Vedtatt i august 1999
• Årsmelding – 1999 – Avdeling for helsevern og sosial omsorg
• Plan for skolehelsetjenesten 1998 - 2002
• Ny organisasjonsmodell for helse- og sosialavdelingen (iverksatt 01.10. 2000)
• Funkssjonsbeskrivelse for sekretær, datert 01. 07. 2000
• Funksjonsbeskrivelse for helsesøster, datert 26. 06. 2000
• Funksjonsbeskrivelse for ledende helsesøster, datert 22. 06. 2000
• Funksjonsbeskrivelse for sjefhelsesøster, (denne er under revisjon pga. omorganisering)
• Metodebok for skolehelsetjenesten - Helsesøstertjenesten -

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Fylkeslegens brev av 13. 07. 2000 til Tromsø kommune, varsel om tilsyn vedlagt program, og anmodning om dokumentasjon vedrørende skolehelsetjenesten.
• Tromsø kommunes brev av 13. 09. 2000 til Fylkelegen vedlagt dokumentasjon.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13. 07. 2000

Åpningsmøte ble avholdt 17. 10. 2000

Intervjuer 7 personer ble intervjuet

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
Aktivitetsplan for skolehelsetjenesten 2000 – 2001 (Krokelvdal skole)
Informasjonesskriv som informerer om skolehelsetjenesten sitt tilbud.
Spørreskjema til alle elever og eventuelt foresatte. (Elevopplysninger).
Helsesøstertjenesten – Årsmelding 1999
Psykiatriplan for Tromsø kommune. Delplan for barn og unge 2000 - 2003

Sluttmøte ble avholdt 17. 10. 2000. Fylkeslegen presenterte da de viktigste observasjonene som ble gjort, og en foreløpig konklusjon. Det ble påpekt to avvik og tre merknader.

I punkt 6 gis en oversikt over deltakerne ved tilsynet.

5. Reviderte områder og funn

Det ble påpekt to avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, innen de reviderte områdene.

Område 1. Internkontroll, organisering og alminnelige krav til skolehelsetjenesten

Avvik 1: Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem som de enkelte helsetjenester forankres i.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd: "Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrifter".

I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten " (IK- 2482) fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert " effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer".

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervju kom det fram at helseseksjonen ikke har en plan for utarbeidelse av internkontrollsystem. Ansvaret er plassert, men det er ikke avsatt tid eller ressurser til å påbegynne arbeidet.

Merknad

Legetjenestens medvirkning i skolehelsetjenesten er ikke konkretisert.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Legetjenestens rolle innenfor forebyggende arbeid er ikke beskrevet i metodebok for skolehelsetjenesten.
• Almennpraktiserende leger oppfatter seg ikke som medarbeidere i skolehelsetjenesten.

De er lite informert om skolehelsetjenestens innhold og oppgaver.

Fylkeslegen vil fremheve at gjennom årelangt arbeid rettet mot skolehelsetjenesten har arbeidsgrupper av helsesøstre bidratt til å kvalitetssikre tjenesten.

Metodebok for skolehelsetjenesten ble ferdigstilt september 2000.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Avvik 2: Elever på to videregående skoler har ikke tilbud om skolehelsetjeneste.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-3 nr 1 bokstav c som stiller krav om skolehelsetjeneste på alle grunn- og videregående skoler.

Avviket er basert på følgende observasjon:

Det ble opplyst i intervju at elever ved to videregående skoler ikke har tilbud om skolehelsetjeneste.

Merknad

Tre grunnskoler har ikke tilbud om skolehelsetjeneste utover helseundersøkelse i forbindelse med skolestart og vaksinasjoner.

Til grunn for merknaden ligger: Forskrift om helsetjenester i skoler § 2 " Skolehelsetjenesten skal arbeide for å fremme elevenes totale helse og forebygge sykdom, skade eller lyte." og § 3 "Skolehelsetjenesten skal omfatte følgende: - systematiske medisinske undersøkelser, individuell helseveiledning og andre medisinske tiltak, herunder helseopplysning"

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det ble opplyst i intervju at tre grunnskoler ikke hadde tilbud om systematisk medisinske undersøkelser, individuell helseveiledning eller andre medisinske tiltak. De hadde ikke besøk av helsesøster og lege utover helseundersøkelse i forbindelse med skolestart.

I tillegg vil helseundersøkelsene ved skolestart bli gjennomført langt senere enn ønskelig pga. ressursmangel. Det er ønskelig at helseundersøkelsen er utført innen elevene begynner på skolen.

Merknad

Kommunen har ikke sørget for at alle skoler har egnede lokaler til helseundersøkelser og helseveiledning.

Til grunn for merknaden ligger: Forskriften om helsetjenester i skoler § 6: "Kommunen skal påse at skolen stiller tilfredstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten"

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det ble opplyst i intervju at skolehelsetjenesten har lite egnede lokaler for undersøkelser og helseveiledning ved noen av skolene i kommunen.

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik, og det gis ikke merknader på dette området.

Følgende observasjoner ligger til grunn:

• Tverrfaglige team er etablert ved noen barneskoler. Her møtes faste medlemmer fra skole og helsetjenesten. PPT og barnevern kan være aktuelle deltakere.
• I sammensatte elevsaker etableres det ansvarsgruppe i forhold til den enkelte elev.
• Helsestasjonstjenesten har ansvar for at det etableres ansvarsgrupper for barn i alderen 0 – 5 år. PPT har ansvar for at det etableres ansvarsgruppe for barn mellom 6 – 15 år, og PRO har ansvar i forhold til ungdom mellom 16 – 19 år.

Område 4: Helseovervåking

Det ble ikke funnet avvik og det gis ingen merknader på dette område.

Følgende observasjoner ligger til grunn:

• Skolehelsetjenesten har gjennom sin utøvende tjeneste kontakt med enkeltelever og elever i gruppe gjennom skoletiden.
• Gjennom dokumentasjon i journal av gjennomførte helseundersøkelser før/ved skolestart har skolehelsetjenesten informasjon om den enkelte elev.
• Gjennom spørreskjema til elever og eventuelt foresatte får skolehelsetjenesten informasjon om elevenes helse.
• I forbindelse med utarbeidelse av "Plan for skolehelsetjenesten 1998 – 2002", fremgår risikofaktorer som har innvirkning på helsetilstanden hos skoleelever.
• Helsesøstertjenesten - Årsmelding 1999 gjengir statistikk som viser at aktiviteten i skolehelsetjenesten omfatter helseovervåking.
• Skolehelsetjenesten formidler kunnskap om helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet ved jevnlig å ha samarbeidsmøter med skolene.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Seniorrådgiver Per-Dagfinn Balsvik
Rådgiver Birgit Heier Johansen
Fylkessykepleier Kjellrunn Kristiansen, revisjonsleder