INNHOLD

Sammendrag

Rapporten gir kommunen tilbakemelding om observasjoner som ble gjort innen de reviderte områdene:

• Oppbygging av internkontrollsystem for helsetjenesten
• Kompetanse og opplæring
• Planlegging og koordinering av tjenestetilbud
• Forebyggende tiltak, medisinske tjenester, rehabilitering og omsorgstjenester
• Legemiddelhåndtering

Hovedkonklusjon:

Kommunene har psykiatriplan og har etablert et overordnet psykiatriteam. Ansvarsgrupper er etablert. Helsetjenester til personer med psykisk utviklingshemming og til personer med psykiske lidelser er lett tilgjengelig. Kommunen gjennomfører kompetanseoppbygging.

Ibestad kommune har et mangelfullt IK-system. Nå er det avsatt en 20% stilling til å ajourføre og komplettere systemet. Legemiddelhåndteringen skjer i henhold til forskriftskrav med kommunale retningslinjer.

Fylkeslegen påviste ikke avvik, men det gis 4 merknader som gjelder oppdatering av IK-systemet, bruk av kompetanse innen psykisk helsevern, overordnet tverrfaglig samarbeid.

Dato: 24.04.01

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ibestad kommune den 27. mars 2001.

Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Gjennom dette skal revisjonen fremme forbedringsarbeid i helsetjenesten.

Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet i kommunens dokumenter og slik de ble beskrevet under tilsynet
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

Systemrevisjonen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis.

Rapporten etter revisjonen gir tilbakemelding om:

• observasjoner som ble gjort
• at ingen avvik ble funnet, men at det gis 4 merknader

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder og krav:

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ibestad er en øykommune i Sør-Troms som nå har fått fast forbindelse. Kommunen har 1763 innbyggere (01.01.2000.) Kommunens administrasjon er lokalisert til Hamnvik, der også helse- og sosialtjenesten samt kommunens sykehjem ligger. Helse – og sosialtjenesten har 3 seksjoner: Helse-, sosial- og PRO-seksjon som alle er direkte underlagt rådmannen.

Kommunen yter tjeneste til 10 personer med psykisk utviklingshemming i ulik alder. Det er ca 20 personer med psykiske lidelser i kommunen.

Det er distriktspsykiatrisk senter i Harstad.

3. Dokumentunderlag

Kommunens egen dokumentasjon knyttet til de områder som var gjenstand for tilsyn:

Ibestad kommune oversendte et eget dokument utarbeidet i forbindelse med tilsynet, med oversikt over

• organisering
• sikring av kompetanse og opplæring
• sikring av koordinerte tjenestetilbud og kvalitet
• håndbok for miljøarbeidertjemnesten.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn med anmodning om dokumentasjon (18.1.01 og 27.02.01)
• Brev fra Fylkeslegen med program for tilsynet (08.02.01)
• Oversending av informasjon fra kommunen (04.03.01)

4. Gjennomføring

Tilsynet ble gjennomført 27. mars 2001. I åpningsmøtet ble det gitt informasjon fra Fylkeslegen om formålet med og gjennomføringen av tilsynet.

13 personer ble intervjuet gruppevis.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Organisasjonskart for helsetjenesten
• Rullert plan for psykisk helsearbeid i Ibestad kommune
• Handlingsplan for helse- og sosialpersonell
• Utkast til stillingsbeskrivelser for pleie- og omsorgstjenesten
• Retningslinjer for legemiddelhåndtering
• Referat fra møter i psykiatriteamet
• Referat fra rådmannens møter med seksjonsledere
• Rapporteringssystem 2001 for miljøarbeidertjenesten

I sluttmøtet samme dag presenterte revisjonsteamet de viktige observasjoner som ble gjort.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Oppbygging av internkontrollsystem for helsetjenesten

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har et IK-system som ikke er vedlikehold
• IK-system for helsetjenesten skal være ajourført og komplettert innen utgangen av 2001
• Kommunen har avsatt planleggingsressurser i form av en 20% stilling for å fullføre arbeidet
• Samarbeidsmøtene som holdes mellom rådmannen, seksjons- og mellomledere og med tillitsvalgte brukes også til kvalitetsutvikling
• Det er utarbeidet prosedyrer på mange områder

Merknad 1

IK-systemet for helsetjenesten må reetableres, og det må kompletteres spesielt med overordnede dokumenter som bl.a. tydeliggjør ansvar, myndighet og samarbeidsrelasjoner på seksjonsledernivå.

Følgende observasjon ligger til grunn for merknaden:

• IK-systemet er ikke komplett og er ikke vedlikeholdt og oppdatert, og det mangler overordnede dokumenter som skal gjøre systemet bedre egnet som styrings- og ledelsesverktøy

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har planlagt og gjennomført utdanning og gitt kurs til personell med arbeidsoppgaver innen psykisk helsevern og til ansatte som arbeider med personer med psykisk utviklingshemming
• Kompetansebehovet er kartlagt, og det er laget plan for framtidig kompetanseoppbygging
• Det gis opplæring av vikarer/informasjon til nyansatte
• Ufaglærte har fått opplæring

Merknad 2

Kommunen har ikke funnet fram til en optimal måte å ta i bruk ny kompetanse som de ansatte får innen psykisk helsevern

Følgende observasjon ligger til grunn for merknaden:

• Det er ikke laget målsetting for hjemmetjenestens arbeid med personer med psykiske lidelser
• Det finnes ikke funksjonsbeskrivelse med krav til kompetanse for personell som skal arbeide innen psykisk hsevern

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har plandokumenter innen psykiatri som rulleres
• Psykiatriteamet som består av kommunelege 1, sosialleder, PRO-leder, psykiatrisk sykepleier og hjelpepleier tildeler tjenester til pasienter og fremmer forslag/gir føringer til rådmannen vedrørende utvikling av tjenestene til pasienter med psykiske lidelser
• Ansvarsgrupper er etablert for brukere, spesielt innen tjenesten for psykisk utviklingshemmede

Merknad 3

Helse- og sosialtjenesten mangler et forum for tverrfaglig samhandling om utviklingsarbeid, kvalitetsarbeid, planlegging mv.

Følgende observasjon ligger til grunn for merknaden:

• Psykiatriteamet har ikke etablert en god informasjonskanal til den utøvende tjenesten
• Mellomledere i helsetjenesten etterlyser bedre informasjon om planprosesser
• Samlet fagkompetanse blir ikke brukt i utviklingsarbeid/planlegging, for eksempel innen rehabilitering

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Personer med psykisk utviklingshemming utredes av rehabiliteringsenheten ved Harstad sykehus og av habiliteringsteamet ved RiTø, og det utarbeides individuelle planer
• Alle personer med psykisk utviklingshemming har primærkontakt
• Personer med psykisk utviklingshemming har lett tilgang til lege og kan få fysioterapi
• Legetjeneste for personer med psykiske lidelser er lett tilgjengelig ved behov: Fast lege og evt henvisning til 2.linjetjenesten
• Det er etablert samarbeid med Psykiatrisk senter, men teambesøkene til kommunen har vært uregelmessig i det siste

Merknad 4

Hjemmetjenesten til personer med psykiske lidelser bør revurderes med tanke på optimal utnytting av tilgjengelig personell med spesialkompetanse

Følgende observasjon ligger til grunn for merknaden:

• Kommunen har vakant den tidligere stillingen som psykiatrisk sykepleier
• Det finnes ingen funksjonsbeskrivelse for en slik stilling
• Hjemmetjenesten har liten kontinuitet av besøk til de aktuelle pasientene, noe som fører til at veiledning, informasjon og rapporteringer blir ikke optimalt ivaretatt

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav og det gis ingen merknad

Dette er basert på følgende observasjoner:

• Legemiddelhåndteringen skjer i henhold til forskriftskrav med kommunale retningslinjer, opplæring og delegering, rutiner for oppbevaring, medisinendringer gjøre skriftlig og kommunen har tilsyn av farmasøyt

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Per-Dagfinn Balsvik - revisjonsleder
Jorun Støvne Pettersen - revisor
Kjellrunn Kristiansen - revisor