INNHOLD

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende forhold:

• Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.
• Samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer.
• Bruk av individuelle planer.

Hovedkonklusjon:

• Helsetjenesten i Kåfjord kommune er planlagt og organisert på en slik måte at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging. Tjenesten har ansatt personell med nødvendige kvalifikasjoner, og kommunehelsetjenesten har tilgang på veiledning fra spesialisttjenesten for å kunne utføre/ivareta sine oppgaver overfor barn og unge med psykiske problemer.
• Helsetjenesten i kommunen har etablert strukturert og tverrfaglig samarbeid med barnevern, pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) for å sikre at barn og unge med psykiske problemer får et samordnet tjenestetilbud. Tjenesten er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysnings- og meldeplikt til sosial- og barneverntjenesten.
• Kommunen har utarbeidet forslag til prosedyre for oppfølging av individuelle planer. Arbeidet er en del av kommunens system for kvalitetssikring. Det er utarbeidet individuelle planer for enkelte personer med behov for langvarig og koordinert bistand. Oppfølging, evaluering og korrigering av tjenester og tiltak sikres for øvrig gjennom ansvarsgrupper.

Dato: 28. mai 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kåfjord kommune den 25. april 2002. Revisjonen inngår i tilsyn som skal skje i alle fylker med helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer. Tema og omfang er bestemt av Statens helsetilsyn.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Gjennom dette skal revisjonen fremme forbedringsarbeid i helsetjenesten. Revisjonen den 25. april 2002 omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet i dokumenter og slik de ansatte fortalte
• kommunen driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og evt. om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler observasjoner og eventuelle merknader og avvik som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kåfjord kommune har ca 2360 innbyggere. Det er både norsk, samisk og kvensk befolkning i kommunen.

Helsestasjon er bemannet med ledende helsesøster i 100% stilling, helsesøster i 50 % stilling og kontormedarbeider i 50 % stilling. I tillegg har kommunen jordmortjeneste 1 dag hver 14. dag for svangerskapskontroller. Ledende helsesøster har vært langtidssykemeldt store deler av 2001. Helsestasjon hadde 216 konsultasjoner/undersøkelser med sped-/små- og skolebarn ved helsesøster og lege, og 19 utvidete foreldresamtaler/veiledning i 2001. Det ble foretatt 42 henvisninger til kommunelege, BUP, PPT og legespesialister.

BUP Nord som betjener Kåfjord og 3 andre kommuner er lokalisert i nabokommunen Nordreisa. Avstanden er 48 km.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Helse- og sosialplan for Gáivuona suohkan/Kåfjord kommune for perioden 2000-2005 (inkl. opptrappingsplan for psykisk helse).
• Organisasjonskart for helse- og sosialtjenesten – utarbeidet på bakgrunn av vedtak i kommunestyret, bemanningsplan, sak 92/00.
• Årsmelding for Kåfjord helsestasjon 2001.
• Beskrivelse ansvarsgrupper for personer med psykiske lidelser.
• Beskrivelse av psykiatri-teamet.
• Møte 25. april 2002 med representant fra barnevernet; barnevernpedagog Jani Albrigtsen.
• Møte 30. april 2002 med pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) på Storslett.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Troms(14. februar 2002).
• Brev fra Fylkeslegen i Troms til Kåfjord kommune med anmodning om dokumentasjon, og nærmere informasjon om program og avgrensning av tilsynet (5. mars 2002).
• E-post fra Fylkeslegen i Troms til Kåfjord kommune med endelig program for tilsynet
  (23. april 2002).

4. Gjennomføring

Revisjonsvarsel ble sendt den 14. februar 2002.

Tilsynet fant sted den 25. april 2002.

Intervjuer: 4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- Referat fra ansvarsgruppemøte.
- Referat fra møte om individuelle planer i Kåfjord kommune
- Kvalitetsperm, prosedyrer innen helse; Forslag til prosedyre for individuelle planer og forslag til mal for individuelle planer.
- Kvalitetsperm, prosedyrer innen helse; prosedyre for faglig forum for barn og unge, godkjent av kvalitetsutvalget 11. april 2002.
- Kvalitetsperm, prosedyrer innen helse; prosedyre for samarbeidsmøte, BUP, godkjent av kvalitetsutvalget 11. april 2002.
- Kvalitetsperm, prosedyrer innen helse; prosedyre for ansvarsgrupper for barn, godkjent av kvalitetsutvalget 11. april 2002.
-Kvalitetsperm, prosedyrer innen helse; prosedyre for skolehelseteam, godkjent av kvalitetsutvalget 11. april 2002.
- Kvalitetsperm, prosedyrer innen helse; prosedyre for henvisning til BUP, godkjent av kvalitetsutvalget 11. april 2002.

Sluttmøte ble avholdt samme dag, den 25. april 2002.

I tillegg ble det avholdt møte 25. april 2002 med barnevernpedagog Jani Albrigtsen fra barnevernet i Kåfjord kommune, og møte 30. april 2002 med de ansatte ved pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) på Storslett. Formålet med møtene var å innhente informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere til helsetjenesten i Kåfjord kommune vedrørende praksis for samordning av tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

5. Reviderte områder og funn

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for ikke å gi avvik eller merknad:

• Rammer for helsestasjons- og skolehelsetjenesten er omtalt i helse- og sosialplan for kommunen gjeldende for perioden 2000-2005. Prosedyrer som omfatter helsestasjons- og skolehelsetjenesten inngår i kommunens kvalitetssystem. Det er system for sikre revidering av prosedyrer.
• Regelmessige undersøkelser av barn i førskolealder og ved skolestart blir ivaretatt.
• Barn og unge får målrettede undersøkelser ved indikasjon.
• Helsestasjon og skolehelsetjeneste sørger for at elever med behov for oppfølging, enten får oppfølging av helsesøster, eller av helsesøster i samarbeid med andre instanser. Det er opprettet skolehelseteam for å sikre at elever med spesielle behov får hjelp på tidlig tidspunkt. Skolehelseteamet har 3 faste årlige møter
• Det er utarbeidet prosedyre for henvisning til BUP for å sikre at barn og unge får et utvidet hjelpetilbud med kompetanse fra spesialisthelsetjenesten. Henvisning skjer på eget henvisningsskjema. BUP har opprettet kontaktperson for Kåfjord kommune som har faste utedager/møter i kommunen. Henvisninger drøftes ofte med BUP på forhånd gjennom disse møtene. Møtene brukes også til evaluering av tjenestetilbud og samarbeid.
• Tjenesten har ansatt personell med nødvendige kvalifikasjoner, og er organisert på en slik måte at veiledning er tilgjengelig både fra BUP og psykiatrisk sykepleier i kommunen.

2. Samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for ikke å gi avvik eller merknad:

• Helsetjenesten i kommunen samarbeider systematisk med BUP, PPT og barnevernet for å hjelpe barn og unge med psykiske problemer. Det er opprettet faste samarbeidsfora for å sikre strukturert tverrfaglig samarbeid; faglig forum for barn og unge, samarbeidsmøte med BUP, ansvarsgrupper for barn og skolehelseteam. Det er utarbeidet prosedyrer for samarbeidsforaene.
• Ansvarsgrupper opprettes ved behov. Det føres referat fra ansvarsgruppemøtene, hvor det framgår oversikt over tiltak og tjenester, hvem som har ansvar for å gi tjenesten og hvem som sikrer samordning og framdrift.
• Tjenestene er organisert slik at opplysningsplikten til sosialtjenesten og meldeplikten til barnevernet blir ivaretatt. Det er tilrettelagt for å kunne diskutere saker anonymt for å sikre best mulig kompetanse i vurderingen av om forhold skal meldes eller ikke.

3. Bruk av individuelle planer

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for ikke å gi avvik eller merknad:

• Kommunen har fordelt ansvar og myndighet slik at arbeidet med individuelle planer er igangsatt for pasienter med langvarige og koordinerte tjenester. Det er utarbeidet forslag til prosedyre for arbeidet og mal for individuelle planer. Det er fastsatt tidsramme for arbeidet. Prosedyren skal forelegges kvalitetsutvalget for godkjenning i mai 02.
• Det er utarbeidet individuelle planer for enkelte brukere hvor hovedpunktene i forskriften er lagt til grunn.
• Der det ennå ikke er utarbeidet individuelle planer kvalitetssikres tilbudet og koordinering gjennom ansvarsgrupper.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra Kåfjord kommune som var med på revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen i Troms deltok:
Juridisk rådgiver Randi Sagvolden
Seniorrådgiver Per-Dagfinn Balsvik
Rådgiver Heidi Talsethagen (revisjonsleder)