INNHOLD

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende forhold:

• Individuelle undersøkelser og oppfølging av barn og unge med psykiske problemer.
• Samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer.
• Bruk av individuelle planer.

Hovedkonklusjon:

• Helsetjenesten i Skjervøy kommune er planlagt og organisert på en slik måte at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging. Tjenesten har ansatt personell med nødvendige kvalifikasjoner og kommunehelsetjenesten har tilgang på veiledning fra spesialisttjenesten for å kunne utføre/ivareta sine oppgaver overfor barn og unge med psykiske problemer.
• Det er etablert rutiner som sikrer at helsetjenesten i kommunen samarbeider systematisk med barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP), pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barnevernet, blant annet gjennom bruk av ansvarsgrupper. Tjenesten er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysnings- og meldeplikt til sosial- og barneverntjenesten.
• Kommunen har startet arbeidet med å utarbeide individuelle planer. Det pågår tverrfaglig samarbeid for å utvikle felles mal for slike planer. Det er utarbeidet individuelle planer for enkelte personer med behov for langvarig og koordinerte tjenestetilbud. Sikring av koordinerte tjenestetilbud skjer gjennom ansvarsgrupper der det ikke er utarbeidet individuell plan.

Dato: 23. mai 2002

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Skjervøy kommune den 24. april 2002. Revisjonen inngår i tilsyn som skal skje i alle fylker med helsetjenester til barn og unge med psykiske problemer. Tema og omfang er bestemt av Statens helsetilsyn.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Gjennom dette skal revisjonen fremme forbedringsarbeid i helsetjenesten. Revisjonen den 24. april 2002 omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet i dokumenter og slik de ansatte fortalte
• kommunen driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og evt. om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler observasjoner og eventuelle merknader og avvik som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skjervøy er en øykommune med ca 3000 innbyggere.

Kommunen har pedagogisk psykologisk tjeneste (1 stilling) lokalisert sammen med helsesøstertjenesten og barnevernet.

Kommunen har de to siste årene hatt stabil bemanning på helsestasjon med 2 helsesøstre i 100% stilling og legesekretær i 50 % stilling. Det er avsatt 8 timer legetjeneste pr. uke til helsestasjonsarbeid. Det er 3 legestillinger + turnuslege. 40 % av legenes arbeidstid er avsatt til kommunale arbeidsoppgaver. Dette inkluderer utekontor på Arnøya. Både helsesøster- og legetjenesten er relativt stabil. Fysioterapeut er tilknyttet helsestasjon ved 4 mnd konsultasjon. Helsestasjon hadde 573 konsultasjoner/undersøkelser og 441 ekstra konsultasjoner/oppfølgingssamtaler i 2001. Antall ekstra konsultasjoner økte med 115 % fra 2000 til 2001.

I 2001 registrerte skolehelsetjenesten konsultasjoner med 147 elever på barneskolen og 120 elever på ungdomsskolen. I tillegg har helsesøster fast kontortid ved videregående skole en dag pr. uke, hvor antall besøkende i 2001 var 42.

BUP Nord som betjener Skjervøy og 3 andre kommuner er lokalisert i nabokommunen Nordreisa. Avstanden er 49 km.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for helse- og sosialetaten.
• Handlingsplan for psykiatri 1998-2002, vedtatt 1998.
• Årsmelding for Skjervøy helsestasjon 2001, datert 1. mars 2002.
• Kvalitetssikring i allmennpraksis av 13. juli 2001; innholdsfortegnelse og beskrivelse av psykiatri i Skjervøy kommune.

Korrespondanse mellom fylkeslegen og kommunen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkeslegen i Troms (14. februar 2002).
• Brev fra Skjervøy kommune med tilbakemelding om at varsel om tilsyn er registrert
  (20. februar 2002).
• Brev fra Fylkeslegen til Skjervøy kommune med anmodning om dokumentasjon, og nærmere informasjon om program og avgrensning av tilsynet (5. mars 2002).
• Brev fra Fylkeslegen til barneverntjenesten i Skjervøy kommune med informasjon om tilsynet og forespørsel om møte (5. mars 2002).
• Brev fra Fylkeslegen til PPT med informasjon om tilsynet og forespørsel om møte
  (5. mars 2002).
• E-post fra Fylkeslegen til Skjervøy kommune med endelig program for tilsynet
  (17. april 2002).

4. Gjennomføring

Revisjonsvarsel ble sendt den 14. februar 2002.

Tilsynet fant sted den 24. april 2002.

Intervjuer: 6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
- Referat fra ansvarsgruppemøte.
- Brosjyre "Hjelpegruppe ved kriser" – informasjonsbrosjyre til befolkningen om hjelpegruppe og kriseteam.
- Individuell plan (anonymisert)
- Protokoll om offentlig helsearbeid – inngått avtale om fastlegenes kommunale oppgaver.
- Kvalitetssikringsperm – administrative prosedyrer for helse- og sosialtjenesten.

Sluttmøte ble avholdt samme dag, den 24. april 2002.

I tillegg ble det avholdt møte 24. april 2002 med leder for barnevernet i Skjervøy kommune Astrid Robertsen, leder for PPT i Skjervøy kommune Eva Møkleby Alfsen og representant fra skolekontoret i Skjervøy kommune Ulla Laberg. Formålet med møtet var å innhente informasjon fra aktuelle samarbeidspartnere til helsetjenesten vedrørende praksis for samordning av tjenestetilbudet til barn og unge med psykiske problemer.

5. Reviderte områder og funn

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for ikke å gi avvik eller merknad:

• Helse- og sosialsjefen har nedsatt tverretatlig arbeidsgruppe for å definere nærmere hvordan alle involverte parter (helsestasjon, legetjenester, barnevern, PPT og skole) kan unngå minst mulig tilfeldighet i identifisering av psykiske problem hos barn og unge. Arbeidet fokuserer på hva de ulike involverte aktørene forstår med "barn og unge med psykiske problem" og vil være en gjennomgang og evaluering av dagens praksis for å identifisere områder for korrigering og forbedring .
• Det er utarbeidet eget system for kvalitetssikring i allmennpraksis, hvor kvalitetssikring av tilbudet til psykiatriske pasienter og prosedyrer for samarbeid med andre instanser inngår. Det skrives årsmeldinger for helsestasjon- og skolehelsetjenesten hvor status, evaluering og beskrivelse av utfordringer for tjenesten dokumenteres.
• Behovet for regelmessige undersøkelser av barn i førskolealder og ved skolestart blir ivaretatt.
• Målrettede undersøkelser skjer enten hos fastlege, på helsestasjonen eller i skolehelsetjenesten. Det er fast rutine for hvordan fastlege informeres og evt. trekkes inn.
• Helsesøstre og leger har faste møter hver 3. uke for å samordne undersøkelser og oppfølging.
• For barn i førskolealder følger helsesøster opp forhold som gir grunn til bekymring eller der det foreligger kjente risikofaktorer.
• For barn og unge i skolealder blir det ved hjelp av PPT og skolehelseteam tatt stilling til hvilken oppfølging som er nødvendig. Skolehelsetjenesten har oversikt over omfang og arten av problemstillinger som elever søker hjelp for.
• Skolehelsetjenesten har faste kontortider på barne- , ungdom- og videregående skole. I tillegg er det etablert helsestasjon for ungdom. Helsestasjonens geografiske nærhet til skolene i tillegg til rutiner som sikrer tilgjengelighet, gir lav terskel for å ta kontakt også utenom de faste kontortidene på skolene.
• Barn og unge med psykiske problem henvises til barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUP) ved behov. Behov vurderes ofte av helsesøster, barnevern eller PPT, og blir forelagt fastlege for henvisning. Henvisning skjer på eget henvisningsskjema. BUP har opprettet kontaktperson for kommunen som har faste utedager/møter i kommunen. Disse møtene benyttes i hovedsak av PPT til diskusjon om oppfølging og samordning.

2. Samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for ikke å gi avvik eller merknad:

• Helsestasjon og skolehelsetjenesten inngår i strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser. Samarbeidsstrukturer er definert skriftlig for psykiatri i kvalitetssikring i allmennpraksis. Rutiner for faste samarbeidsstrukturer er kjent av alle involverte parter, og evalueres og endres etter behov.
• Det opprettes ansvarsgrupper ved behov. Helsestasjonen er ofte sentral i første etableringsfase av slike ansvarsgrupper. PPT har etter hvert ofte koordineringsansvar. Det føres referat fra ansvarsgruppemøtene, hvor det framgår oversikt over tiltak og tjenester, hvem som har ansvar for å gi tjenesten og hvem som sikrer samordning og framdrift.
• Tjenestene er organisert slik at helsepersonell kan ivareta opplysnings- og meldeplikt til sosialtjenesten og barnevernet. Det er tilrettelagt for å kunne diskutere saker anonymt for å sikre best mulig kompetanse i vurderingen av om forhold skal meldes eller ikke. Erfaringer legges til grunn for endring av praksis.

3. Bruk av individuelle planer

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for ikke å gi avvik eller merknad:

• Forskrift for individuelle planer er kjent.
• Kommunen har fordelt ansvar og myndighet slik at arbeidet med individuelle planer er igangsatt for pasienter med langvarige og koordinerte tjenester. Det er etablert en arbeidsgruppe på 3 personer som har fått ansvar å utarbeide og prøve ut mal for individuelle planer og utarbeide prosedyre som sikrer oppfølging av innholdet i planene.
• Det er utarbeidet individuelle planer for enkelte brukere hvor hovedpunktene i forskriften er lagt til grunn. 2 forskjellig maler er benyttet. I det videre arbeidet med å implementere bruk av individuelle planer, skal nedsatt arbeidsgruppe evaluere erfaringer ved bruk av de 2 utprøvde malene.
• Der det ennå ikke er utarbeidet individuelle planer kvalitetssikres tilbudet og koordinering gjennom ansvarsgrupper.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra Skjervøy kommune som var med på revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen i Troms deltok:
Juridisk rådgiver Randi Sagvolden
Seniorrådgiver Per-Dagfinn Balsvik
Rådgiver Heidi Talsethagen (revisjonsleder)