INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Internkontroll og dokumentasjon
• Opplæring og kompetanseheving
• Legemidler og medisinsk utstyr
• Samhandling med primærehelsetjeneste og AMK-sentral

Hovedkonklusjon:

Ambulansetjenesten i Skånland kommune drives i tråd med de krav som er fastsatt i lover og forskrifter og de systemrettede og faglige krav som den fylkeskommunale driftsorganisasjonen i Sør-Troms har utarbeidet. Varsling og kommunikasjonsrutiner fungerer som planlagt. Systemet for lagring og sjekk av legemidler og medisinsk utstyr er kjent og fungerer godt. Det gis 2 merknader som berører systemet for å føre regnskap med legemidler og gyldig delegering fra lege til å gi legemidler for en av vikarene i tjenesten.

Alle verifikasjoner (stikkprøver) som ble gjort under tilsynet viste tilfredsstillende resultat.

Dato: 30.4.03

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Skånland ambulanse den 11. mars 2003. Tilsynet inngår som en del av Helsetilsynet i Troms sin planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten leverer forsvarlige ambulansetjenester i tråd med lovkrav og de faglige krav driftsorganisasjonen setter.

Tilsynet er gjennomført ved granskning av dokumenter, ved samtaler og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder og krav:

Skånland ambulanse er lokalisert på Evenskjer og betjener Skånland kommune som har ca 3000 innbyggere og en utstrekning på 3 mil mellom de to befolkningssentra i kommunen. Kommunesenteret ligger 4 mil fra Hålogalandssykehuset, Harstad. Innfartsveien til Harstad og E 10 til Vesterålen og Lofoten går gjennom kommunen.

Ambulansestasjonen har én bilambulanse og er bemannet med tre fast ansatte og tre deltidsansatte som inngår i bemanningsplanen. Vaktplan settes opp for 3 mnd framover. Det er en fleksibel plan som tillater bytting av helger/vakter. Det har vært tomannsbetjente oppdrag fra 1991. Ambulanseeier har lisens som ambulansearbeider, de øvrige har grunnutdanning tilsvarende NOU 76-2 med unntak av én ansatt . To av de deltidsansatte har fagbrev og autorisasjon. De som arbeider på ambulansestasjonen bor i umiddelbar nærhet til bilgarasjen og oppholder seg hjemme når de har vakt.

Kommunen har legevaktsamarbeid med to andre kommuner. Kommunen har en stabil legebemanning, men i samarbeidskommunene er det utstrakt bruk av legevikarer. Det foreligger planer om å slå sammen ambulansetjenesten i de tre kommunene og lage en egen ambulansestasjon der personellet er stasjonert når de er på vakt. Det arbeides med å finne egnede lokaliteter for en slik tjeneste, og helseforetaket vurderer å etablere ambulansetjenesten i ledige lokaler nær legekontoret på Evenskjer. Herfra vildet være mulgi å nå alle deler av legevaktdistriktet i løpet av akseptabel responstid. De ansatte på ambulansestasjonen er svært positive til slik sammenslåing og at helseforetaket drifter tjenesten.

Virksomheten hadde 420 oppdrag i 2002, av disse var 106 akuttoppdrag og 138 hasteoppdrag.

Halvparten av oppdragene var på dagtid, 35 % på kveldstid og 14 % på natt.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsrapport for 2002
• Sjekklister for ukentlig ettersyn av bil og medisinsk teknisk utstyr
• Innholdsliste for infusjonskoffert, medikamentkoffert og fødekoffert
• Sjekkliste for akuttutstyr
• Liste over ansatte og hvilken utdanning de har

Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Troms og virksomheten:

• Melding om tilsyn sendt 4. februar 2003
• Dokumentasjon fra ambulansestasjonen 4. mars 2003
• Program for tilsynet sendt 3. mars 2003

Melding om tilsyn ble sendt 4. februar 2003. Tilsynet ble gjennomført 11. mars 2003

Tilsynet ble gjennomført som møte/samtale med ansatte på ambulansestasjonen.

Til sammen 3 personer.

Verifikasjoner som ble utført under tilsynet:

• Systembok for ambulanse- og nødmeldetjenesten i Troms
• Oppbevaring av kopi av ambulansejournaler
• Utstyr i bil, akuttkoffert, fødekoffert, monitoreringsutstyr
• Oppbevaring og holdbarhet av medikamenter, infusjonsvæsker og medisinsk utstyr
• Regnskap for medikamenter
• Lagerhold av tøy, tepper etc
• Sjekklister for renhold av bil og utstyr

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Systembok med standardiserte prosedyrer er kjent av de som arbeider i tjenesten.

Det er ikke utarbeidet egne lokale prosedyrer som beskriver lokale forhold og bestemmelser. Det foregår løpende kommunikasjon mellom sjåfør og ledsager under oppdrag om hvilke tiltak som skal iverksettes. Alle oppdrag dokumenteres gjennom føring av ambulansejournal. Kopi av journalene oppbevares innelåst og sendes inn til helseforetaket etter fastlagte intervall. Egne anonymiserte kopier oppbevares og brukes i noen grad til å evaluere tjenesten og de ulike typer oppdrag tjenesten har. Alle som arbeider i tjenesten har skrevet under taushetsbevis og det fokuseres ofte på den taushetsplikt tjenesten medfører.

Det brukes ukentlige sjekklister for utstyr i ambulansen og det er klare rutiner for hvem som sjekker at utstyr og medikamenter er innenfor holdbarhetsdato. Det har vært gjennomført internt revisjonsbesøk fra helseforetaket det siste året.

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Ambulanseeier har ansvar for at utdanning og opplæring i bruk av medikamenter og utstyr tilfredsstiller krav som helseforetaket setter. Ambulansestasjonen har hatt 3 besøk av undervisningsleder fra helseforetaket det siste året. Under besøkene har det vært fokusert på opplæring i legemiddelhåndtering og bruk av medisinsk teknisk utstyr. Disse besøkene oppleves som svært positive. Ambulansestasjonen ønsker flere tilbud om samlinger og kurs i helseforetakets regi hvor flere stasjoner er samlet og hvor også primærhelsetjenesten og spesielt kommunelegene er med.

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Det finnes liste over hvilke legemidler og hvilket utstyr som til en hver tid skal finnes i ambulansen. Ambulansestasjonen kjøper medisinsk utstyr i hovedsak på lokalt apotek. Legemidler kjøpes på legekontoret i kommunen, og det er klare regler for etterfylling når legemidler er brukt. Dersom legemidler eller infusjonsvæsker er over holdbarhetsdato, blir de byttet ut på det lokale apoteket. Det stemples og kvitteres for innleverte A-preparater. I ambulansen oppbevares legemidler innelåst i skap og i spesiell koffert. Det føres regnskap over alle legemidler som gis og disse føres også i ambulansejournal.

Alle som arbeider på ambulansestasjonen har egen sertifiseringsbevis som viser hvilke oppgaver de kan utføre som leges medhjelper. Dette gjelder legemiddelhåndtering , bruk av hjertestarter etc. Bevisene bæres på uniformen.. Kommunelege I gir slike delegeringer som gjelder for tjeneste innad i kommunen. Helseforetakets driftsorganisasjon utsteder bevisene som gjelder for ett år av gangen. Ambulanseeier har ansvar for å følge opp at alle har gyldige bevis.

Legemidler gis kun etter forordning fra behandlende lege. Det er innført dobbelkontroll av forordning og administrering av legemidler under transporten. Ampuller fra brukte legemidler leveres i akuttmottaket sammen med ambulansejournal.

Merknad 1

Bruk av legemidler føres fortløpende i egen bok. Det er ikke eget ark for hvert enkelt medikament og det er ikke dobbelsignering når A-preparater gis, verken i bok eller i ambulansejournal. Dette gir mindre oversikt over hvilket forbruk det er av de ulike legemidler.

Merknad 2

En av vikarene som benyttes er primært ansatt i annen kommune og har delegeringsbevis som gjelder for tjeneste i denne kommunen. For at denne vikaren skal kunne gi legemidler og bruke avansert medisinsk utstyr under tjeneste i Skånland ambulanse, må kommunelege I i Skånland godkjenne hans kompetanse og utstede eget delegeringsbevis for dette.

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Ambulanseoppdrag varsles både via lokal legevaktsentral og AMK-sentral i Harstad. Det brukes helseradionett og i noen grad mobiltelefoner. Systemet med veiledning fra AMK-sentral eller vakthavende lege i kommunene fungerer godt. De andre kommunene som er med i legevaktsamarbeidet har ofte vikarleger som er relativt ukjent i kommunen, i slike tilfeller brukes veiledning fra AMK-lege ved behov.

Det er ingen fast møtestruktur mellom ambulansetjenesten og fastlegene i kommunen hvor tjenesten evalueres og rutiner gjennomgås. Det avtales egne møter dersom det er behov for debriefing etter større ulykker etc.

De som er ansatt i ambulansetjenesten savner regelmessig tilbakemeldinger på de tiltak som er iverksatt og måten oppgaver er løst på. Det er ingen arena hvor dette er fast tema og det oppleves vanskelig å etterspørre slike tilbakemeldinger.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne ved tilsynet.

Fra Helsetilsynet i Troms deltok:
Jorun Støvne Pettersen, revisjonsleder
Per Dagfinn Balsvik, revisor