INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Internkontroll og dokumentasjon
• Opplæring og kompetanseheving
• Legemidler og medisinsk utstyr
• Samhandling med primærhelsetjeneste og AMK-sentral

Hovedkonklusjon:

Ambulansetjenesten i Tranøy kommune drives i tråd med de krav som er fastsatt i lover og forskrifter og de systemrettede og faglige krav som den fylkeskommunale driftsorganisasjonen i Sør-Troms har utarbeidet. Varsling og kommunikasjonsrutiner fungerer som planlagt. Systemet for lagring og sjekk av legemidler og medisinsk utstyr er kjent og fungerer godt. Tjenesten har også utarbeidet et eget kvalitetssystem ut fra de lokale forhold i tilegg til den systemboken helseforetaket utarbeider.

Alle verifikasjoner (stikkprøver)som ble gjort under tilsynet viste tilfredsstillende resultat.

Det ble ikke avdekket områder hvor det var nødvendig å gi merknader.

Dato: 30.4.03

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Tranøy ambulanse den 12. mars 2003. Tilsynet inngår som en del av Helsetilsynet i Troms sin planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten leverer forsvarlige ambulansetjenester i tråd med lovkrav og de faglige krav driftsorganisasjonen setter.

Tilsynet er gjennomført ved granskning av dokumenter, ved samtaler og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder og krav:

Tranøy ambulanse er lokalisert på Stonglandseidet og betjener Tranøy kommune som ligger sør på Senja. Kommunen har ca 1700 innbyggere og en utstrekning på 6 mil. Det er 25 mil fra kommunesenteret til Hålogalandssykehuset, Harstad. De fleste (ca 85 %) ambulanseoppdrag går derfor til kai i kommunene hvor ambulansebåt overtar og bringer pasientene til sykehus i Harstad.

Ambulansestasjonen har én bilambulanse og er bemannet med fire ansatte ambulansearbeidere og en daglig leder. Det er to vaktlag som har én uke vakt og én uke fri. Alle ansatte har grunnutdanning tilsvarende NOU 76-2 og opparbeider praksis til å kunne ta fagbrev. De som arbeider på ambulansestasjonen bor i umiddelbar nærhet til bilgarasjen og oppholder seg hjemme når de har vakt.

Kommunen har stabil legebemanning og egen legevakt fra kl 08.00 til16.00 på hverdager. Etter kl 16.00 går henvendelser til legevaktsentral i nabokommunen Lenvik, som evt. purrer lege i Tranøy ved akutte legeoppdrag. I helger går henvendelser til denne legevaktsentralen hele døgnet.

Virksomheten hadde 259 oppdrag i 2002, av disse var 33 akuttoppdrag, 71 hasteoppdrag og 156 vanlige oppdrag. 62 % av oppdragene var på dagtid, 27 % på kveldstid og 11 % på natt.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for fylkeskommunal driftsorganisasjon for ambulansetjeneste
• Innholdsfortegnelse i kvalitetshåndbok med lokale prosedyrer
• Stillingsinstruks for ambulansesjåfør med lederansvar i Tranøy ambulanse
• Stillingsinstruks for ansatte i Tranøy ambulanse
• Årsrapport for Tranøy ambulanse 2002
• Liste over ansatte og hvilken utdanning de har

Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Troms og virksomheten:

• Melding om tilsyn sendt 4. februar 2003
• Dokumentasjon fra ambulansestasjonen mottatt 4. mars 2003
• Program for tilsynet sendt 3. mars 2003

Melding om tilsyn ble sendt 4. februar 2003. Tilsynet ble gjennomført 12. mars 2003

Tilsynet ble gjennomført som møte/samtale med ansatte på ambulansestasjonen

Til sammen 5 personer.

Verifikasjoner som ble utført under tilsynet:

• Systembok for ambulanse- og nødmeldetjenesten i Troms
• Kvalitetssystemet for Tranøy ambulanse
• Oppbevaring av kopi av ambulansejournaler
• Utstyr i bil, akuttkoffert, fødekoffert, monitoreringsutstyr
• Oppbevaring og holdbarhet av medikamenter, infusjonsvæsker og medisinsk utstyr
• Regnskap for medikamenter
• Delegeringsbevis for legemidler etc. for hver enkelt ansatt
• Lagerhold av tøy, tepper etc
• Sjekklister for renhold av bil og utstyr

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Systembok med standardiserte prosedyrer brukes i noen grad og er tilgjengelig i bilen. De ansatte synes formatet er uhendig og permen tungvint å bruke under transport. Det er i tillegg utarbeidet en egen kvalitetshåndbok som beskriver de lokale bestemmelser og forhold. Medisinske prosedyrer brukes som beskrevet i systembok og det foregår løpende kommunikasjon mellom sjåfør og ledsager under oppdrag om hvilke tiltak som iverksettes og hvorfor. Alle oppdrag skal dokumenteres gjennom føring av ambulansejournal. Kopi av journalene oppbevares innelåst og sendes inn til helseforetaket etter fastlagte intervall. Egne anonymiserte kopier oppbevares og brukes i noen grad til å evaluere tjenesten og de ulike typer oppdrag tjenesten har.

Systemboken innholder egne skjema for å melde avvikshendelser til helseforetaket. Systemet er kjent av de ansatte, men det er lite behov for å bruke slike meldinger.

Det framgår av de lokale stillingsinstrukser hvordan og når oppgavene med rutinesjekk og kontroll av utstyr skal foregå. Det er stor oppmerksomhet rettet mot at medisinsk utstyr og medikamenter er innenfor holdbarhetsdato. Det har vært gjennomført internt revisjonsbesøk fra helseforetaket det siste året.

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Ambulanseeier har ansvar for at utdanning og opplæring i bruk av medikamenter og utstyr tilfredsstiller krav som helseforetaket setter. Ambulansestasjonen har hatt 3 besøk av undervisningsleder fra helseforetaket det siste året. Disse besøkene oppleves som svært positive da de selv kan komme med ønsker om tema som skal taes opp og det avsettes tid til øvelser etc. Det er lite midler til å delta på eksterne kurs. De ansatte må selv betale dersom de vil hospitere på sykehus på sin fritid.

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Det finnes liste utarbeidet av helseforetaket over hvilket utstyr som til en hver tid skal finnes i ambulansen. Denne listen følges og utstyret sjekkes i tråd med lokale prosedyrer. Ambulansestasjonen har ingen avtale med helseforetaket om å delta i innkjøpsordninger for medisinsk utstyr. Slikt utstyr kjøpes både lokalt og via nettleverandører. Legemidler hentes på legekontoret i kommunen og det er klare regler for etterfylling og signering når legemidler er brukt. Dersom legemidler eller infusjonsvæsker er over holdbarhetsdato blir de byttet ut på det lokale apoteket. I ambulansen oppbevares legemidler innelåst i skap og i spesiell koffert. Det føres regnskap over alle legemidler som gis og dette føres også i ambulansejournal. Regnskap for A-preparater følger de krav som er satt i forskrift.

Alle som arbeider på ambulansestasjonen har egen sertifiseringsbevis som viser hvilke oppgaver de kan utføre som leges medhjelper. Dette gjelder legemiddelhåndtering, bruk av hjertestarter etc. Bevisene bæres på uniformen. Kommunelege I gir slike delegeringer som gjelder for tjeneste innad i kommunen. Helseforetakets driftsorganisasjon utsteder bevisene som gjelder for ett år av gangen. Ambulanseeier har ansvar for å følge opp at alle har gyldige bevis.

Legemidler gis kun etter forordning fra behandlende lege. Det er innført dobbelkontroll av forordning og administrering av legemidler under transporten. Emballasje fra brukte legemidler leveres ofte i akuttmottaket sammen med ambulansejournal.

Det ble ikke påpekt avvik, dvs mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Øvrige observasjoner;

Ambulanseoppdrag varsles både via lokal legevaktsentral og AMK-sentral i Harstad. Det brukes helseradionett og dette fungerer godt etter at ny sender er installert. Dersom det er påkrevd med veiledning fra behandlingsansvarlig lege brukes også mobiltelefon i noen grad.

Ambulansetjenesten har regelmessige møter med kommunelege I. Dette oppleves som svært nyttig. Samarbeidet med legetjenesten er godt og ambulansepersonellet tar ofte kontakt med legene for å få svar på spørsmål og for å diskutere og få tilbakemeldinger på tiltak som er iverksatt under oppdrag. Kommunelege I er opptatt av at prosedyrer skal være kjent og at de fungerer lokalt. Systemet for delegering av myndighet til å gi legemidler og bruke avansert utstyr fungerer godt.

Da mange av oppdragene går til ambulansebåt som så transporterer pasienten til sykehuset, blir det lite tilbakemeldinger fra AMK-sentral/akuttmottak på de tiltak som blir iverksatt av ambulansepersonellet i kommunen. Dette oppleves som et savn, og epikrisen fra sykehuset gir i liten grad slike tilbakemeldinger.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne ved tilsynet.

Fra Helsetilsynet i Troms deltok:
Jorun Støvne Pettersen, revisjonsleder
Per Dagfinn Balsvik, revisor