INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon

Fylkeslegen i Nordland gjennomførte 7. September 1999 tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager i Alstahaug kommune.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern er delegert kommunelege I i henhold til kommunehelsetjenesteloven §4a-3. Plassering av ansvar for godkjenning og tilsyn er tillagt kommunelege I.

Kommunen har totalt 8 barne- og ungdomsskoler, 2 videregående skoler samt 14 barnehager.

Fylkeslegen møtte en kommune som på en meget god måte har etablert et system for internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Kommunen har etablert internkontrollsystem for hvordan de har planlagt å gjennomføre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Kommunen har på en god måte tatt stilling til hva myndighetskravene innebærer for virksomheten, organiseringen av henholdsvis arbeidet med godkjenningsprosessen og planlegging av tilsynsansvaret var godt ivaretatt.

Alstahaug kommune har i dag ferdigbehandlet de fleste søknadene, men formell godkjenning er ikke gitt. Kommunen hadde valgt en strategi hvor godkjenning ikke ble gitt før vesentlige mangler ved kvaliteten på bygg og/eller drift er utbedret. Godkjenning på vilkår blir ikke benyttet.

Under tilsynet har fylkeslegen påvist følgende avvik.

• Det er ikke foretatt godkjenning av barnehager og skoler.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunenes godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Fylkeslegen ønsker å danne seg en oversikt over følgende:

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunen har totalt 8 barne- og ungdomsskoler, 2 videregående skoler samt 14 barnehager.

Kommunelege I har avsatt 20 % av sin stilling til miljørettet helsevern, helsesøstervirksomhet tilsvarende 25 % stilling, og i tillegg er det en stilling for avdelingsingeniør. Avdelings -ingeniørstillingen er interkommunal, dvs. at 45 % av stillingen brukes i Alstahaug kommune, resten av stillingen fordeles på Herøy, Dønna og Leirfjord kommune samt Sandnessjøen og Omegn Bedriftshelsetjenesten.

Regelverk/veiledere/rundskriv

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skole m.v.
• Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomhet som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK.12/98 av 29.mai 1998)

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Alstahaug kommune

• Brev av 21.mai 1999 fra fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Dokumentasjon mottatt 15.07.99 fra Alstahaug kommune inneholdende:
• Helse- og sosialplan for Alstahaug kommune 1999 – 2002
• Årsrapporter for helsestasjon og miljørettet
• Metodebeskrivelse for godkjenning av/tilsyn med skoler og barnehager
• Organisasjonskart for helsetjenesten
• Kommunens delegasjonsreglement
• Stillingsbeskrivelse for personell knyttet til MHV
• Oversikt over ansatte som har oppgaver relatert til godkjenning/tilsyn i barnehager og skoler
• Søknadsskjema for godkjenning
• Godkjenningsvedtak
• Brev av 20. August 1999 med program for tilsynet

Dokumentasjon mottatt under tilsynet

• Søknadsskjema for søknad om godkjenning av barnehager og skoler i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Åpningsmøte ble avholdt: 7. september 1999 kl. 0830 - 0855

Sluttmøte ble avholdt: 7. september 1999 kl. 1300 - 1330

Intervjuer 3 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Fylkeslegen besøkte kontoret hvor saksbehandler for miljørettet helsevern hadde sin arbeidsplass.

• Relevante lover og forskrifter for miljørettet helsevern var lett tilgjengelig.

• Gjennomgikk søknadsskjema som var forberedt til godkjenning.

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Avvik 1:

Det er ikke foretatt godkjenning av barnehager og skoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 6, 1. ledd jf siste ledd.

I henhold til forskrift § 6 skal virksomheter som omfattes av forskriften jf § 2 være godkjent av kommunestyret.

Søknad skal fremlegges til godkjenningsmyndighet når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten.

Virksomhet som er etablert og i drift skulle vært godkjent på ny innen 31. desember 1998.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kan ikke fremlegge noen godkjenningsvedtak av barnehager eller skoler.
• Ved intervjuene blir det verifisert at kommunen ikke har startet sluttføringen i godkjenningsprosedyren.
• Godkjenningsmyndigheten har vurdert de fleste søknadene fra kommunens barnehager og skoler. Kommunen har bestemt at de ikke ønsket å gi godkjenning på vilkår eller godkjenning med dispensasjon, men at godkjenningsvedtaket først ville bli gitt når manglene som er påpekt er blitt utbedret.
• Godkjenningsprosedyren kommunen har valgt fremkommer i dokumentasjon til interkontrollsystemet.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Førstekonsulent Ola Haneseth – revisor
Fylkessykepleier Benthe Westgaard - revisjonsleder