INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern er delegert kommunelege I i henhold til kommunehelsetjenesteloven §4a-3. Kommunelegen har ansvar og foretar godkjenning av skoler og barnehager etter forberedende saksbehandling av ingeniør (tilknyttet interkommunalt ordning for miljørettet helsevern) og sekretær. Ledende helsesøster mottar søknader og koordinerer den videre saksbehandlingen.

Kommunen har totalt 9 barne- og ungdomsskoler, 1 videregående skoler samt 9 barnehager.

Søknader fra samtlige godkjenningspliktige virksomheter er saksbehandlet, men det er ikke foretatt godkjenningsvedtak. Det er ikke etablert skriftlige prosedyrer knyttet til hvordan saksbehandlingen skal utføres. Det er uklar oppfatning om hvem som skal føre tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Det er ikke utarbeidet prosedyrer for dette arbeidet.

Under tilsynet har fylkeslegen påvist følgende:

Avvik:

• Kommunen er ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler og det forelå heller ingen plan for utarbeidelse av et slikt system.
• Det er ikke foretatt godkjenning av barnehager og skoler i kommunen med unntak av en barnehage.
• Arbeidet med å utføre tilsynsfunksjon er ikke påbegynt.

Merknad:

• Kommunen har etablert tverrfaglig samarbeid, men det er ikke etablert prosedyrer knyttet til godkjennings- og tilsynsoppgaver.

Dato: 22. desember 1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunenes godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Fylkeslegen ønsker å danne seg en oversikt over følgende:

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunelege 1 har administrativt og faglig ansvar for miljørettet helsevern for miljørette helsevern i Fauske kommune. Oppgavene løses i nært samarbeid med ledende helsesøster og den interkommunale ordningen "Miljørettet helsevern i Salten benyttes til utredninger og saksbehandling innenfor fagfeltet.

Det er utarbeidet virksomhetsplan og det avholdes kvartalsvise møter mellom Fauske kommune og Miljørettet helsevern i Salten. Det er utarbeidet stillingsinstruks for kommunelege 1 (seksjonsleder), led. helsesøster og merkantil stilling.

Regelverk/veiledere/rundskriv

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skole m.v.
• Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomhet som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK.12/98 av 29.mai 1998)

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Fauske kommune

• Brev av 21.mai 1999 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Dokumentasjon mottatt 25.06.99 fra Fauske kommune inneholdende:
• Virksomhetplan for miljørettet helsevern i Fauske kommune 1999
• Årsrapport for helsestasjon / skolehelsetjenesten og miljørettet helsevern 1998
• Organisasjonskart for helsetjenesten
• Delegasjonsreglement
• Stillingsbeskrivelse for seksjonsleder helse, avdelingsleder helsesøster/jordmortjeneste og sekretær
• Oversikt over ansatte som har oppgaver tilknyttet godkjenning
• Søknadsskjema om godkjenning
• Godkjenningvedtak Medås Gårdsbarnehage
• Brev av 07.09.99 Delegasjonsreglementet for Fauske kommune

Åpningsmøte ble avholdt: 21. september 1999 kl. 0900 - 0925

Sluttmøte ble avholdt: 21. september 1999 kl. 1330 - 1400

Intervjuer 3 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgikk søknadsskjema som var forberedt til godkjenning

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

AVVIK

Kommunen er ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler og det forelå heller ingen plan for utarbeidelse av et slikt system.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1.ledd hvor det heter:

Det forventes ikke at systemet er på plass før ved utgangen av år 2000, men planarbeidet var forutsatt påbegynt alt i 1996. Det kreves at man på nåværende tidspunkt har etablert en plan for arbeidet og er i gang med å etablere et system.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det forelå ingen plan for utarbeidelse av internkontrollsystem på det reviderte området.
• Det foreligger ingen konkrete planer for hvordan et internkontrollsystem skal etableres og det er ikke tatt stilling til hva som skal gjøres og hvordan arbeidsoppgavene skal organiseres.

Det er ikke foretatt godkjenning av barnehager og skoler i kommunen med unntak av en barnehage.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 6, 1. ledd jf siste ledd.
• I henhold til nevnte bestemmelse skal virksomheter som omfattes av forskriften jf § 2 være godkjent av kommunestyret.
• Søknad skal fremlegges til godkjenningsmyndighet når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten.
• Virksomhet som er etablert og i drift skulle vært godkjent på ny innen 31. desember 1998.

Avviket baserer seg på følgende observasjon:

• Kommunen har med unntak av en barnehage ingen godkjente barnehager eller skoler i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager eller skoler, dette ble verifisert gjennom intervju.

Arbeidet med å utføre tilsynsfunksjon er ikke påbegynt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25, jf kommunehelsetjenesteloven § 4a-2.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Intervjuene viste at det var ulike oppfatninger om hvem som skal utføre tilsyn. Arbeidet med å utarbeidet prosedyrer i forhold til oppgave og ansvarsfordeling knyttet til tilsyn er ikke påbegynt.

MERKNADER

Kommunen har etablert tverrfaglig samarbeid, men det er ikke etablert prosedyrer knyttet til godkjennings- og tilsynsoppgaver.

Dokumentasjonen og intervjuene viser at kommunen har et godt tverrfaglig samarbeid knyttet til miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Imidlertid er det noe uklar oppfatning omkring ansvarsforhold, myndighetsforhold og oppgavefordeling.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Benthe Westgaard - revisor
Førstekonsulent Ola Haneseth – revisjonsleder