INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav

• Om alle grunnskoler i kommunen har skolehelsetjeneste
• Om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglig standarder
• Om det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege

• Undersøkelser og veiledning

• Om skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• Om skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• Om skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

• Om skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• Om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

• Helseovervåking

• Om skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• Om skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Under tilsynet er det påvist 2 avvik og 2 merknader:

Avvik 1:

Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik 2:

Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Merknad 1:

Kommunen gir ikke regelmessig helsetjeneste til elever i videregående skole.

Merknad 2:

Det er ikke etablert et strukturert tverretatlig samarbeid mellom skolehelsetjenesten, skolen og pedagogisk- psykologisk tjeneste.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gildeskål kommune i perioden 13. mars 2000 – 21.juni 2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gildeskål kommune har pr. 01.01.99 totalt 2 374 innbyggere, herav barn mellom 0 – 16 år 458 stykker. Elever i skolepliktig alder 308 stykker for skoleåret 99/00. Disse elever er fordelt på 6 barne- og ungdomsskoler, kun en av disse skolene har ikke ungdomsskoletrinn. Skolestrukturen er desentralisert til hele kommunen – reisetid til enkelte skoler er ca. 1 time med ferje/bil fra Inndyr hvor kommuneadministrasjon og helsesøster er lokalisert.

Kommunen har i tillegg ett tilbud om videregående skole, Meløy videregående skole avdeling Inndyr med i alt ca.30 elever.

Helse- og omsorgsetaten ledes av en helse- og omsorgssjef som er direkte underlagt rådmann. Avdelingsleder for helsekontoret skal etter plan være kommunelege I. Kommunen har opprinnelig 2 hele legestillinger samt en turnus kandidat stilling. De siste 3 årene har aldri alle legestillingene vært besatt samtidig.

Fra 1999 har kommunen vært uten en fast kommunelege I, kommunelege I stillingen dekkes opp med vikariater av 1- 3 mnd. varighet. Kommunen har helsesøster i 100 % stilling, denne har i perioder fungert som avdelingsleder for helseavdelingen samt vikariert som sykepleier på sykehjemmet. Kommunen har de siste år hatt stor mangel på offentlig godkjente sykepleiere.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Strategisk plan for helse- og omsorgsetaten 1999-2000
• Helse- og omsorgsetatens årsplan for år 2000
• Årsmelding for helsesøstertjenesten for 1999
• Kvartalsrapport for helsestasjonen 01.01-01.04.00
• Oversikt over grunnskoler/videregående skole
• Kommunens organisasjonskart
• Navn på administrativ ansvarlig for skolehelsetjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev av 13. mars 2000 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Brev av 17. april 2000 fra Gildeskål kommune inneholdende dokumentasjon
• Brev av 10. mai 2000 fra Fylkeslegen med program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt: 13. mars 2000

Åpningsmøte ble avholdt: 23. mai 2000 kl. 09.00-09.15

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Befaring til kommunens helsestasjon som også fungerer som lokaler for skolehelsetjenesten på Inndyr. Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 journaler for elever i 1. klasse, her fant en at alle hadde gjennomgått skolestartundersøkelse av lege og helsesøster
• Gjennomgikk journaler for årskullet som skal starte på skolen til neste år, en fant at alle barna her blir innkalt rundt 5 årsdagen. Helsesøster her et "eget system" som ikke var nedskrevet, men alle elever fikk tilbud om helseundersøkelse før skolestart
• Innkalling og referat fra samarbeidsmøte i "barn og ungdomsgruppen"
• Aktuelle lover, forskrifter og veiledere for tjenesten finnes tilgjengelig på kontor til helsesøster

Sluttmøte ble avholdt: 23. mai 2000 kl. 14.30-15.00

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, 1. ledd hvor det heter:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten"(IK-2482) fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer"

Innføring av internkontroll er et ledelsesverktøy og ledelsens ansvar.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har ingen plan som klargjør kommunens mål, arbeidsoppgaver eller prioriteringer innenfor skolehelsetjenesten
• Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelse for noen av stillingene innenfor skolehelsetjenesten
• Kommunens strategiplan og årsplan omhandler i liten grad kvalitetsutvikling innenfor skolehelsetjenesten
• I intervju fremkom det at kommunen ikke hadde iverksatt arbeid med å utarbeide internkontrollsystem skolehelsetjenesten

Merknad 1

Kommunen gir ikke regelmessig helsetjeneste til elever i videregående skole.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• I intervju fremkom det at kommunen for tiden ikke gir noe fast tilbud om helsetjeneste til elever i videregående skole
• Elever i videregående skole er muntlig informert om at de kan oppsøke helsesøster ved behov på Inndyr helsestasjon. Det er ikke avsatt noe egen tid for elevene på helsestasjon
• Det fremkom i intervju at helsesøster hadde et godt samarbeid med psykiatrisk sykepleier og jordmor i kommunen, helsesøster formidlet kontakt videre til disse yrkesutøverne når elevene ønsker det

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Merknad 1

Det er ikke etablert et strukturert tverretatlig samarbeid mellom skolehelsetjenesten, skolen og pedagogisk- psykologisk tjeneste.

I forskrift om helsetjenester i skoler § 3 første ledd andre punkt står det at skolehelsetjenesten skal omfatte: Strukturert tverrfaglig samarbeid med skolen, pedagogisk- psykologisk tjeneste, sosialtjenesten og den offentlige tannhelsetjenesten. Helsetjenesten og de øvrige instanser har en gjensidig plikt til å etablere et slikt samarbeid.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at det ikke er etablert faste møter mellom skolens lærere og skolehelsetjenesten
• Helsesøster er tilstede ved den enkelte skole 1 gang i måneden, elever å lærere kan da kontakte henne ved behov
• Det er etablert ansvarsgrupper rundt en del elever med spesielle behov hvor helsesøster er representert
• Det fremkom i intervju at skolehelsetjenesten ikke er en naturlig del i skolen ved tilrettelegging og integrering av elever med kronisk sykdom eller funksjonshemming

Område 4: Helseovervåking

Avvik 1

Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om skolehelsetjenesten § 3, jf § 2 andre ledd og lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4 andre ledd hvor det fremgår følgende:

Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal forestå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kan ikke dokumentere at de har oversikt over sykelighet/helsetilstand og risikoforhold blant elevene.
• Det fremkom i intervju at det ikke var foretatt noen kartlegging av helsetilstand/risikoforhold blant elevene

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Geir Lærum - første konsulent
Benthe Westgaard - fylkessykepleier