INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

De siste årene er det igangsatt renovering og nybygg av flere skoler og barnehager i kommunen. Under besøket fremkom det at kommunen hadde skole og barnehage som spesielle satsningsområder og at den fysiske bygningsmasse var relativ god i kommunen.

Kommunen har totalt 5 barne-og ungdomsskoler, 1 videregående skoler samt 6 barnehager.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern er delegert kommunelege I i henhold til kommunehelsetjenesteloven § 4a-3.

Søknadsskjema om godkjenning fra alle barnehager og skoler var sendt kommunen, men det var ikke fattet vedtak om godkjenning for noen virksomhet. Arbeidet med å behandle innkomne søknadene var startet, men godkjenningsmyndigheten kan ikke gjøre rede for en felles forståelse for hva som ligger i kravene for å få godkjenning. Kommunen har ikke tatt stilling til hvem i kommunen som skal føre tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Det er ikke tatt stilling til hva som skal ligge til grunn for dispensasjon eller godkjenning på vilkår på søknadene fra virksomhetene.

Under tilsynet har fylkeslegen påvist følgende:

Avvik:

• Etablering av internkontrollsystem for område miljørettet helsevern ikke iverksatt.
• Det er ikke foretatt godkjenning av barnehager og skoler.
• Arbeidet med å utføre tilsyn er ikke påbegynt.

Merknad:

• Kommunen har ikke sikret nødvendig faglig kompetanse ved godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunen har ikke vurdert om kommunens godkjenning og tilsyn med barnehager og skoler omfattes av det generelle delegasjonsvedtak.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunenes godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Fylkeslegen ønsker å danne seg en oversikt over følgende:

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Bosetningen i Hemnes kommune er konsentrert om de fem tettstedene Bleikvassli, Korgen, Bjerka, Finneidfjord og Hemnesberget.

Korgen og Hemnesberget er de dominerende tettstedene med ca 60 % av den totale befolkningen i hele kommunen. Folketallet i kommunen har vist jevn nedgang de siste årene.

Helse- og sosialetaten ledes av helse- og sosialsjef, etaten består av fire avdelinger (helse, sosial, pleie- og omsorg, funksjonshemmede) som hver ledes av en avdelingsleder. Helsetjenesten har inntil for kort tid siden vært ledet av helsesjef/kommunelege I. Kommunen har nylig gjennomgått en ny omorganiseringen. Kommunelege I sitter nå i stab hos helse-og sosialsjefen og helsetjenesten administreres av en avdelingsleder med merkantil/økonomi bakgrunn.

Regelverk/veiledere/rundskriv

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skole m.v.
• Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomhet som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK.12/98 av 29.mai 1998)

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Hemnes kommune

• Brev av 21.mai 1999 fra fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Brev av 23.08.99 med program for tilsynet

Dokumentasjon mottatt 02.09.99 fra Hemnes kommune inneholdende:

• Årsberetning for Hemnes kommune
• Organisasjonskart
• Helse- og sosialplan
• Stillingsbeskrivelse for avd. leder
• Delegasjonsreglement
• Mal for søknadsskjema om godkjenning

Dokumentasjon mottatt under tilsynet

• Utkast til prosedyrer i forbindelse med godkjenning av barnehager og skoler.

Åpningsmøte ble avholdt: 8. september 1999 kl. 0830 - 0855

Sluttmøte ble avholdt: 8. september 1999 kl. 1400 - 1430

Intervjuer 4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

• Gjennomgikk 5 søknadsskjema fra barnehager og skoler som delvis var forberedt til godkjenning.

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

AVVIK

Avvik 1:

Kommunen er ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler og det forelå heller ingen plan for utarbeidelse av et slikt system.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1.ledd hvor det heter:

Det forventes ikke at systemet er på plass før ved utgangen av år 2000, men planarbeidet var forutsatt påbegynt alt i 1996. Det kreves at man på nåværende tidspunkt har etablert en plan for arbeidet og er i gang med å etablere et system.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det forelå ingen plan for utarbeidelse av internkontrollsystem på det reviderte området.
• Det foreligger ingen konkrete planer for hvordan et internkontrollsystem skal etableres og det er ikke tatt stilling til hva som skal gjøres og hvordan arbeidsoppgavene skal organiseres.
• Det fremkommer i intervju at den som er delegert myndighet i tilknytting til kommunens godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler ,ikke er tilfredsstillende kjent med innholdet i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

Avvik 2:

Det er ikke foretatt godkjenning av barnehager og skoler i kommunen med unntak av en barnehage.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 6, 1. ledd jf siste ledd.

I henhold til nevnte bestemmelse skal virksomheter som omfattes av forskriften jf § 2 være godkjent av kommunestyret.

Søknad skal fremlegges til godkjenningsmyndighet når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten.

Virksomhet som er etablert og i drift skulle vært godkjent på ny innen 31. desember 1998.

Avviket baserer seg på følgende observasjon:

• Kommunen har ingen godkjente barnehager eller skoler i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager eller skoler, dette ble verifisert gjennom intervju.
• Gjennom intervjuene fremkom det at det var uklart hvilke instanser i kommunen som hadde myndighet til å gi godkjenning.

Avvik 3:

Arbeidet med å utføre tilsynsfunksjon er ikke påbegynt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25, jf kommunehelsetjenesteloven § 4a-2.

Avviket er basert på følgende observasjon:

• Gjennom intervju fremkom det at den instans som var delegert myndighet ikke kjente til hva tilsynsansvaret innbefattet.

Merknad I:

Etter en samlet vurdering mener Fylkeslegens at kommunen ikke har gjennomført tiltak for å sikre nødvendig faglig kompetanse ved henholdsvis godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

• Det fremkom i intervju at kommunelege I hadde frasagt seg ansvaret for miljørettet helsevern.
• Kommunen kan ikke dokumentere at de har etablert tiltak som sikrer at nødvendig faglig kompetanse er tilgjengelig for å gjennomføre henholdsvis godkjenning av og tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Det fremkommer i intervju at det ikke er etablert tverrfaglig samarbeid innen arbeidet med miljørettet helsevern.

Kommunen har ikke vurdert om kommunens godkjenning og tilsyn med barnehager og skoler omfattes av det generelle delegasjonsvedtaket.

• Kommunestyret har gitt et generelt delegasjonsvedtak til kommunehelsetjenesten, jf kommunehelsetjenesteloven §4 a-3, men det er ikke tatt særskilt stilling innad i kommunen til hvilken instans som har godkjenningsmyndighet eller tilsynsansvar for barnehager og skoler.
• Gjennom intervjuene fremkom det at det var uklart hvilken instans i kommunen som hadde myndighet til å gi godkjenning. Det var ikke tatt stilling til organisering, oppgavefordeling og ansvarsforhold for behandling av søknader om godkjenning av barnehager og skoler.
• Det fremkommer i intervju at er uklart for kommunen hva tilsynsansvaret innbefatter.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Førstekonsulent Ola Haneseth – revisor
Fylkessykepleier Benthe Westgaard - revisjonsleder