INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav

• Om alle grunnskoler i kommunen har skolehelsetjeneste
• Om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglig standarder
• Om det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege

• Undersøkelser og veiledning

• Om skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• Om skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• Om skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

• Om skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• Om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

• Helseovervåking

• Om skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• Om skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Under tilsynet er det påvist 2 avvik og 2 merknader:

Avvik 1:

• Kommunen har ikke etablert et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik 2:

• Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Merknad 1

• Kommunen ivaretar i liten grad de ansattes rett til å få påkrevet videre- og etterutdanning.

Merknad 2

• Kommunen kan ikke dokumentere at de systematisk arbeider for at elever som har behov for helseundersøkelser, individuell helseveiledning og oppfølging får tilgang til dette.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Leirfjord kommune i perioden 13.mars 2000 – 21.juni 2000. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Leirfjord kommune har pr. 01.01.99 totalt 2 243 innbyggere, herav barn mellom 0–16 år totalt 533. Elever i skolepliktig alder er 339. Disse elever er fordelt på 8 barne- og ungdomsskoler (to skoler har ungdomsskole trinn) Den største skolen har 195 elever mens den minste har kun 5 elever.

Helse- og sosialetaten ledes nå av helse- og sosialsjef (nyopprettet stilling fra oktober 1999)

Kommunelege I er avdelingsleder for legetjenesten, helsesøster, jordmor, fysioterapeut direkte underlagt rådmann. Det er ikke utarbeidet noe stillingsbeskrivelse for hvilke administrative oppgaver som er tillagt avdelingsleder for helseavdelingen.

Kommunen har to faste legestillinger, men bare en av stillingene er besatt, kommunelege II fungerer for tiden i kommunelege I stillingen.

Kommunen har en helsesøsterstilling i 100 %, men 50 % av denne stilling er for tiden vakant. Helsesøster har ansvar for helsestasjons- og skolehelsetjenesten i kommunen. Det er tilknyttet en 50 % merkantil stilling til tjenestene.

Kommunen har ikke egen videregående skole, elevene reiser til nabokommunene for å gjennomføre videregående skole.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Plan for skolehelsetjenesten fra begynnelsen av 1990 årene
• Organisasjonskart for helse- og sosialsektoren
• Årsmelding 1999 for skolehelsetjenesten, inneholder kun oversikt over gjennomførte vaksinasjoner
• Oversikt over alle barne- og ungdomsskoler
• Kartleggingsskjema for 9. klasse vedrørende fysiske forhold/trivsel/fritidsmiljø
• Orienteringsskriv til elev/foresatte vedrørende vaksinasjon
• Stillingsinstruks for helsesøster
• Stillingsbeskrivelse for kontorhjelp ansatt i helsestasjon/skolehelsetjenesten
• Brev av 22. mars 2000 vedrørende opprettelse av tverretatlig/tverrfaglig team

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev av 13. mars 2000 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Brev av 05. april 2000 fra Leirfjord kommune inneholdende dokumentasjon
• Brev av 19. april 2000 fra Fylkeslegen med program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt: 13. mars 2000

Åpningsmøte ble avholdt: 12. mai 2000 kl. 09.00 – 09.15

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Befaring til kommunens eneste helsestasjon som også fungerer som lokaler for skolehelsetjenesten, her ble følgende verifikasjoner gjennomført:

• 10 journaler for elever som skal ha gjennomgått basisundersøkelser, her sjekkes dokumentasjon fra legeundersøkelsen samt undersøkelser foretatt av helsesøster. Helsesøster bruker kun datajournal mens legen ikke alltid er knyttet opp til data og må benytte papirjournal. En fant at alle elever hadde gjennomgått 1. klasse undersøkelse, men dokumentasjon fra papirjournal til datajournal var ikke alltid ajourført.

• Manuelt system for oppfølging av elever som ikke møter til obligatorisk helseundersøkelse til undersøkelse, dette fant en tilfredsstillende.
• Forskrifter og veiledere for tjenesten var lett tilgjengelig på kontoret for helsesøster.

Sluttmøte ble avholdt: 12. mai 2000 kl. 14.30 – 15.00

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, 1. ledd hvor det heter:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment akseptert faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten"(IK-2482) fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer"

Innføring av internkontroll er et ledelsesverktøy og ledelsens ansvar.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kan ikke dokumentere at de har et system som sikrer at informasjon om myndighetskrav og informasjon om sentral faglig utvikling blir kjent for de som leder og arbeider i skolehelsetjenesten
• Det fremkom i intervju at det var uklart for noen av partene hvilke faglige krav som stilles til skolehelsetjenesten
• Det fremkom i intervju at skolehelsetjenesten er lite integrert i den øvrige helsetjeneste
• Kommunen mangler oppdaterte stillingsbeskrivelser som inkluderer skolehelsetjenesten
• Kommunen mangler plan for skolehelsetjenesten som er i tråd med nye faglige retningslinjer
• Det fremkom i intervju at det var uklart hvem som hadde det administrative ansvar for skolehelsetjenesten
• Det fremkom i intervju at det var uklart hva det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten omfattet

Merknad 1

Kommunen ivaretar i liten grad de ansattes rett til å få påkrevet videre- og etterutdanning.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at kommunen har en opplæringsplan for deler av sin virksomhet, men det var behov for revurdering/evaluering av denne.
• Det er ikke avsatt egne midler for at ansatte innenfor skolehelsetjenesten kan delta på etterutdanning slik at tjenesten blir sikret at den blir drevet i samsvar med utviklingen innen fagfeltet

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Merknad I

Kommunen kan ikke dokumentere at de systematisk arbeider for at elever som har behov for helseundersøkelser, individuell helseveiledning og oppfølging får tilgang til dette.

Merknad til følgende myndighetskrav:

Forskrift om skolehelsetjenesten § 3, hvor det heter at skolehelsetjenesten skal omfatte følgende:

• systematiske medisinske undersøkelser, individuell helseveiledning og andre medisinske tiltak, herunder helseopplysning.

Forskrift om skolehelsetjenesten § 2 andre ledd, heter det følgende:

Skolehelsetjenesten skal – i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet- arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at ressurssituasjon for skolehelsetjenesten var marginal, for tiden kun ½ - helsesøsterstilling som er besatt. ½ - helsesøster stilling vakant – vikariat ikke utlyst
• Skolehelsetjenesten var ikke tilgjengelig faste dager for skoleelevene, foreldre og lærere
• Skolehelsetjenesten kan ikke dokumentere at det er regelmessig kontakt/tverrfaglig samarbeid med skolens personell
• Det fremkom i intervju at skolehelsetjenesten ikke klarte å følge alle intensjonene i forskrift/veileder på grunn av manglende ressurser
• Kommunen kan dokumentere at de tilbyr basisundersøkelse til alle barn som starter i 1.klasse.

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Helseovervåkning

Avvik 1:

Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om skolehelsetjenesten § 3, jf § 2 andre ledd og lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4 andre ledd hvor det fremgår følgende:

Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal forestå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kan ikke dokumentere at de har oversikt over sykelighet/helsetilstand og risikoforhold blant elevene.
• Det fremkom i intervju at det ikke var foretatt noen kartlegging av helsetilstand/risikoforhold blant elevene

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Geir Lærum - første konsulent
Benthe Westgaard - fylkessykepleier