INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern er delegert kommunelege I i henhold til kommunehelsetjenesteloven §4a-3. Plassering av ansvar for godkjenning og tilsyn er tillagt kommunelege I.

Kommunen har totalt 14 barne- og ungdomsskoler, 2 videregående skoler samt 25 barnehager.

Alle grunnskoler og barnehager med ett unntak har fått dispensasjon fra kravet om godkjenning i påvente av inneklima/radon målinger. Dispensasjon er gitt til 31.12.99. For videregående skoler er det gitt tidsbegrenset dispensasjon fra enkelte forskriftskrav.

Kommunen har de siste årene hatt flere større bygge/rehabiliteringssaker knyttet til skolebygg. Det er etablert samarbeid mellom skole, teknisk og helseetat, men arbeidet synes mangelfullt koordinert. Bl.a. ble det utarbeidet vedlikeholdsplan uavhengig av arbeidet med nygodkjenning av skolene/barnehagene.

Det er utarbeidet plan for etablering av system for tilsyn og oppfølging etter at godkjenning er gitt.

Under tilsynet har Fylkeslegen påvist følgende

Avvik:

• Kommunen har ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem for godkjenning av barnehager og skoler.
• Det er ikke gitt godkjenning i tråd med forskriftens krav

Merknad:

• Kommunen har etablert tverrfaglig samarbeid, men det er ikke etablert fastlagt prosedyrer/rutiner knyttet til godkjennings- og tilsynsoppgaver.

Dato: 23. desember 1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunenes godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Fylkeslegen ønsker å danne seg en oversikt over følgende:

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern § 4a-1 er delegert helsesjef/med.faglig rådgiver. Ansvar for godkjenning er tillagt denne funksjonen, mens ansvar for tilsynsoppgaver ikke er avklart. Det planlegges at helsesøstertjenesten skal ha oppgaver knyttet til tilsyn.

Kommunens helsetjeneste er vedtatt omorganisert der bl.a. dagens helsesjef/med.faglig rådgiver vil få mindre administrativt ansvar.

Regelverk/veiledere/rundskriv

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skole m.v.
• Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomhet som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK.12/98 av 29.mai 1998)

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Narvik kommune

• Brev av 21.mai 1999 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Dokumentasjon mottatt 06.09.99 fra Narvik kommune inneholdende:
• Utkast til prosedyrer for tilsyn
• Oversikt over barnehager og skoler
• Godkjenninger
• Dispensasjoner
• Brev av 25.08.99 fra Fylkeslegen med program for tilsynet

Dokumentasjon mottatt under tilsynet

• Søknadsskjema for søknad om godkjenning av barnehager og skoler i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Åpningsmøte ble avholdt: 28. september 1999 kl. 0830 - 0855

Sluttmøte ble avholdt: 7. september 1999 kl. 1330 - 1400

Intervjuer 3 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av det etablerte systemet med dokumentpermer for godkjenningspliktige virksomheter
• Orientering om inneklimaundersøkelser

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Kommunen har ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem for godkjenning av barnehager og skoler

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1.ledd hvor det heter:

Det forventes ikke at systemet er på plass før ved utgangen av år 2000, men planarbeidet var forutsatt påbegynt alt i 1996. Det kreves at man på nåværende tidspunkt har etablert en plan for arbeidet og er i gang med å etablere et system.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det forelå ingen plan for utarbeidelse av internkontrollsystem på det reviderte området.
• Det foreligger ingen konkrete planer for hvordan et internkontrollsystem skal etableres og det er ikke tatt stilling til hva som skal gjøres og hvordan arbeidsoppgavene skal organiseres.

Det er ikke gitt godkjenning.

Avvik fra følgende forskriftskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern §6 "Virksomheter som er etablert og i drift ved ikrafttredelsen av denne forskrift, skal ha ny godkjenning innen 31.12.98".

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det er gitt en generell dispensasjon fra kravet om godkjenning til samtlige grunnskoler og barnehager i et vedtak. Dispensasjon er tidsbegrenset til 31.12.99, men dette er ikke henhold til forskriftens krav.

Gjennomgang av de tre vedtakene som er fattet er ikke i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser..

MERKNAD

Kommunen har etablert tverrfaglig samarbeid, men det er ikke etablert fastlagt prosedyrer/rutiner knyttet til godkjennings- og tilsynsoppgaver.

• Dokumentasjonen og intervjuene viser at kommunen har godt tverrfaglig samarbeid knyttet til miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Imidlertid er det noe uklar oppfatning omkring ansvarsforhold, myndighetsforhold og oppgavefordeling.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Benthe Westgaard - revisor
Førstekonsulent Ola Haneseth – revisjonsleder