INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Myndighet og gjøremål innen miljørettet helsevern § 4a-1 er delegert helse og sosialstyre.

Styret har ansvar for godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Forberedende saksbehandling utføres av skolesjef. Helsetjenesten med led. helsesøster og avd.ing fra teknisk etat deltar i den forberedende saksbehandlingen. Med utgangspunkt i det generelle delegasjonsvedtaket som foreligger har helse og sosialstyre også ansvaret for tilsyn, men det er ikke tatt stilling til hvem som praktisk skal utføre dette tilsynet.

Kommunen har totalt 17 barne- og ungdomsskoler, 3 videregående skoler samt 20 barnehager.

Kommunen har med utgangspunkt i statusrapporter relatert til inneklima og spørsmål i søknadsskjema for godkjenning foretatt en samlet godkjenning av samtlige skoler og barnehager. For den enkelte skole/barnehage er det i vedtaket listet opp de forhold som må utbedres. Det er i vedtaket ikke gitt tidsfrister i forhold til utbedringer. Det er heller ikke vist til konkret forskriftskrav (paragraf). Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for gjennomføring av godkjenning og tilsyn.

Under tilsynet har Fylkeslegen påvist følgende

Avvik:

• Kommunen er ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler og det forelå heller ingen plan for utarbeidelse av et slikt system.
• Det er ikke gitt godkjenning i tråd med forskriftens krav.
• Arbeidet med å utføre tilsynsfunksjon er ikke påbegynt.

Merknader:

• Kommunen har etablert tverrfaglig samarbeid, men det er ikke etablert fastlagt prosedyrer/rutiner knyttet til godkjennings- og tilsynsoppgaver.

Dato: 23. desember 1999

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunenes godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Fylkeslegen ønsker å danne seg en oversikt over følgende:

• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for godkjenning av virksomhetene som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• I hvor stor grad har kommunen etablert internkontroll for tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Kommunen har pr. dato vakans i kommunelege 1 stillingen. Det er etablert et tverrfaglig samarbeid (helse, teknisk og skole) i kommunen knyttet til arbeid med miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Det vurderes å satse på en interkommunal ordning (tilknyttet næringsmiddeltilsynet) med arbeidsoppgaver innen miljørettet helsevern, bl.a. knyttet til saksbehandling og tilsyn.

Regelverk/veiledere/rundskriv

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
• Forskrift av 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Helsetilsynets veileder 3-98 til forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skole m.v.
• Helsetilsynets rundskriv om kommunenes tilsyn med virksomhet som etter kommunehelsetjenesteloven kap. 4a plikter å føre internkontroll (IK.12/98 av 29.mai 1998)

Korrespondanse mellom Fylkeslegen og Rana kommune

• Brev av 21.mai 1999 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Dokumentasjon mottatt 27.07.99 fra Rana kommune inneholdende:
• Årsmelding - helsesøstre 1999
• Skolehelseplan av 1994
• Godkjenning av skole og barnehager - Helse og sosialstyrevedtak av 16.06.99
• Organisasjonskart for helsetjenesten
• Kommunens delegasjonsreglement
• Oversikt over helsesøstre/jordmors arbeidsområder
• Søknadsskjema for godkjenning
• Alle godkjenningsvedtak der det er gitt godkjenning på vilkår eller med dispensasjon fraenkeltbestemmelser

• Brev av 27. august 1999 med program for tilsynet

Dokumentasjon mottatt under tilsynet

• Div. møtereferat fra samarbeidsmøter knyttet til arbeidet med godkjenning av skoler/barnehager.

Åpningsmøte ble avholdt: 30. september 1999 kl. 0830 - 0855

Sluttmøte ble avholdt: 30. september 1999 kl. 1300 - 1330

Intervjuer 3 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

• Det ble ikke utført verifikasjon da det ikke var etablert internkontrollsystem i kommunen. Det ble imidlertid gitt en orientering fra leder for helse og sosialstyre om status m.h.t. til arbeidet med innføring av internkontrollsystem på område miljørettet helsevern.

• Kommunens godkjenning av virksomhet som omfattes av forskrifter om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

AVVIK

Kommunen er ikke kommet i gang med å etablere et internkontrollsystem på området miljørettet helsevern i barnehager og skoler og det forelå heller ingen plan for utarbeidelse av et slikt system.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1.ledd hvor det heter:

Det forventes ikke at systemet er på plass før ved utgangen av år 2000, men planarbeidet var forutsatt påbegynt alt i 1996. Det kreves at man på nåværende tidspunkt har etablert en plan for arbeidet og er i gang med å etablere et system.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det forelå ingen plan for utarbeidelse av internkontrollsystem på det reviderte området.
• Gjennom intervju fremkom at det ikke foreligger noen konkrete planer for hvordan internkontrollsystemet skal etableres, og det er ikke tatt stilling til hva som skal gjøres og hvordan arbeidsoppgavene skal organiseres.

Søknaden om godkjenning inneholdt ikke dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager §6 4.ledd "Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre at virksomheten planlegges, etableres, drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennomgang av fremlagte vedtak om godkjenning av skoler og barnehager, og informantenes beskrivelse av den forberedende saksbehandling.

Arbeidet med å utføre tilsynsfunksjon er ikke påbegynt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. § 25, "Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskrifter overholdes" og jf kommunehelsetjenesteloven § 4a-2.

Avviket er basert på følgende observasjon:

Gjennom intervju fremkom det at en ikke er kommet i gang med å organisere tilsynsvirksomheten.

MERKNADER

Kommunen har etablert tverrfaglig samarbeid, men det er ikke etablert fastlagt prosedyrer/rutiner knyttet til godkjennings- og tilsynsoppgaver.

• Dokumentasjonen og intervjuene viser at kommunen har godt tverrfaglig samarbeid knyttet til miljørettet helsevern i skoler og barnehager. Imidlertid er det noe uklar oppfatning omkring ansvarsforhold, myndighetsforhold og oppgavefordeling.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Benthe Westgaard - revisor
Førstekonsulent Ola Haneseth – revisjonsleder