INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Sammendrag

Træna er en liten og oversiktlig kommune. Tilsynet fra Fylkeslegen fant en skolehelsetjeneste som var planlagt og organisert i tråd med gjeldende myndighetskrav for tjenesten. Anbefalinger gitt i den nye veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten var godt integrert i plan for skolehelsetjenesten.

Skolehelsetjeneste tilbyr systematiske undersøkelser og individuell helseveiledning til alle skoleelver i kommunen.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav

• Om alle grunnskoler i kommunen har skolehelsetjeneste
• Om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglig standarder
• Om det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege

• Undersøkelser og veiledning

• Om skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• Om skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• Om skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

• Om skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• Om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

• Helseovervåking

• Om skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• Om skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Under tilsynet har tilsynet påvist ett avvik og en merknad.

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Merknad 1

Avgrensning/rollefordeling i forhold til de respektive tjenester innen skolehelsetjenesten er noe uklar.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Træna kommune i perioden 13. mars 2000 – 21.juni 2000 . Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Træna kommune består av mer enn 1000 øyer, holmer og skjær, men bare tre av øyene er bebodd (Husøy, Sanna og Selvær)

Træna kommune har pr. 01.01.99 totalt 484 innbyggere og er den minste kommunen i Nordland. På Husøy ligger kommunens administrasjonssenter og helsesenter med kommunens eneste helsestasjon.

Av dokumentasjon for 1999 fremgår det at det er totalt 109 barn mellom 0-16 år i kommunen av disse er 58 barn i skolepliktig alder. Det er to barne- og ungdomsskoler i kommunen. Den største skolen ligger på Husøy med totalt 46 elever og den andre med 12 elever ligger på Selvær. Husøy barne – og ungdomsskole ligger like ved kontorene for helsestasjon. Skolehelsetjenesten betjener skolens elever fra kommunens helsestasjon. Det er ikke avsatt egne lokaler til skolehelsetjenesten på skolen. Helsesøster har faste dager på Selvær, ca.1 dag hver 3 uke, hun betjener da både helsestasjon og skolehelsetjenesten. For å komme til Selvær må helsesøster reise med rutegående båt (hurtigbåt) fra Husøy, en tur på 20 minutter.

Kommunen har en fast legestilling, kommunelege I -100% stilling. Kommunelege I/helsesjef er etatssjef for helsesektor og pleie- og omsorgssektor, direkte underlagt rådmann.

Helsesøster i 50 % stilling har hovedansvar for helsestasjons- og skolehelsetjenesten i kommunen.

Fysioterapeut i 50 % stilling benytter en del av sin stilling til screening/oppfølging av skolebarn.

Kommunen har ikke egen videregående skole, elevene reiser til nabokommunene for å gjennomføre videregående skole.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding 1999 – Helsesektor (helsestasjon og skolehelsetjenesten)
• Plan for skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart Træna kommune
• Referat fra møte i kvalitetssikringsgruppa
• Referat fra samarbeidsmøte med fødeavdelingen
• Utdrag av kvalitetshåndbok for området helsestasjon
• Oversikt over tidsbruk for ½ helsesøsterstilling ved Selvær og Husøy
• Innkalling/orientering til 1.klasse barneskole undersøkelse

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev av 13. mars 2000 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Brev av 11.april 2000 fra Træna kommune inneholdende dokumentasjon
• Brev av 19.april 2000 fra Fylkeslegen med program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt: 11. mai 2000 kl. 09.00 – 09.15

Intervjuer

3 intervju ble gjennomført, av disse ble ett gjennomført som telefonintervju. Kommunelege I var innkalt til intervju, men møtte ikke.

Verifikasjoner

Befaring på helsestasjon som også fungerte som lokaler for skolehelsetjenesten på Husøy, her ble følgende verifikasjoner gjennomført:

• Innkalling og referat fra kommunalt møte om skolehelsetjenesten ble gjennomgått
• Aktuelle lover, forskrifter og veiledere for tjenesten finnes lett tilgjengelig på kontor til helsesøster
• 7 journaler for fjorårets 1.klasser (hele årskullet) ble gjennomgått med fokus på dokumentasjon av helseundersøkelser. Alle elever hadde gjennomgått basisundersøkelse før skolestart.

Sluttmøte ble avholdt: 11.mai 2000 kl. 14.30 – 15.00

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert et helhetlig internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, 1. ledd hvor det heter:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment akseptert faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten"(IK-2482) fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer"

Innføring av internkontroll er et ledelsesverktøy og ledelsens ansvar.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kan ikke fremlegge en plan på at arbeidet med internkontroll var kommet i gang for kommunehelsetjenesten
• Det fremkom i intervju at kommunen var kommet kort med innføring av et helhetlig internkontrollsystem for hele kommunehelsetjenesten
• Helsesøster har etablert en interkommunal kvalitetsring med helsesøstre i 7 andre nabo kommuner, disse har startet med å kvalitetssikre arbeidet/utarbeide prosedyrer for helsestasjons- og skolehelsetjenesten

Merknad 1

Avgrensning/rollefordeling i forhold til de respektive tjenester innen skolehelsetjenesten er noe uklar.

I henhold til forskrift om helsetjenester i skoler § 7 har de enkelte personellgrupper som arbeider i skolehelsetjenesten faglig ansvar for sine respektive tjenester.

Det medisinsk-faglige ansvaret for skolehelsetjenesten skal ligge hos lege.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at det medisinske- faglige ansvar sannsynligvis var tillagt kommunelege I, men det var uklart hvor omfattende/avgrenset dette ansvar var
• Det fremkom i intervju at det ikke var tatt initiativ fra noen parter i kommunen for å avklare hva det medisinsk- faglige ansvar innebar for skolehelsetjenesten

• Det er ikke utarbeidet stillingsbeskrivelse for noen av stillingene tilknyttet skolehelsetjenesten
• Det fremkom i intervju at det var uklart hvem som hadde det administrative ansvar for skolehelsetjenesten

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området

Område 3: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området

Område 4: Helseovervåkning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Geir Lærum - første konsulent
Benthe Westgaard - fylkessykepleier