INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten er utarbeidet etter Fylkeslegens tilsyn med skolehelsetjenesten i Sortland kommune. Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon, og rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områder.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om alle grunnskoler i kommunen har skolehelsetjeneste
• Om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglig standarder
• Om det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege

• Om skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• Om skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• Om skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

• Om skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• Om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

• Om skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• Om skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Sortland kommune kan dokumentere at de har etablert internkontrollsystem for skolehelsetjenesten i henhold til lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3 og Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten. Av dokumentasjon som foreligger fremgår det at tjenestetilbudet innefor skolehelsetjenesten har en faglig god standard.

Hovedinntrykket fra tilsynet med skolehelsetjenesten i Sortland kommune er meget positivt. Gjennom skriftlig dokumentasjon og intervjuer har Fylkeslegen grunnlag for å konkludere med at Sortland kommune satser på det helsefremmende og forebyggende arbeid gjennom skolehelsetjenesten.

Tilsynet har ikke avdekket noen avvik fra myndighetskrav til skolehelsetjenesten, men Fylkeslegen har gitt to merknader til forhold som kommunen bør forbedre.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sortland kommune i perioden 22.desember 2000 – 15. mars 2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sortland kommune har pr. 01.01.00 totalt 9 230 innbyggere. Kommunen har 11 grunnskoler med til sammen 1396 elever, den største barneskolen har 376 elever mens den minste skolen kun har åtte elever. I tillegg har kommunen ansvar for helsetjenesten i to videregående skoler, Sortland videregående med 566 elever og Kleiva landbruksskole med 80 elever.

Kommunen har totalt fire helsesøsterstillinger (100%) fordelt på 5 personer som arbeider innefor helsestasjons- og skolehelsetjenesten, av disse er en 100% stilling avsatt til helsetjeneste i videregående skole. Alle grunnskoler i kommunen har fast tilbud om skolehelsetjeneste. Helsesøster har fast kontortid hver uke ved de største skolene, øvrige skoler besøkes etter oppsatt plan. Skolelege ansatt i 20 % stilling f.o.m. 1.september t.o.m.31.mai er knyttet opp mot all skolehelsetjeneste i kommunen. Det er en person som innehar denne stillingen. Skolelege benytter lokalene ved Sortland helsestasjon, mens helsesøster har fast kontortid ved den enkelte skole. Det er kun for helsetjeneste i videregående skole at helsesøster disponerer egne lokaler, i øvrige skoler disponerer helsetjenesten lokaler i sambruk med andre etater.

3. Dokumentunderlag

Fylkeslegen mottok oversiktlig dokumentasjon fra kommunen i forkant av tilsynsbesøket.

Dokumentasjon ga grundig informasjon om skolehelsetjenestens innhold og et godt innblikk i internkontrollsystemet for tjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Fordeling av grunn- og videregående skoler i kommunen for den enkelte helsesøster/lege
• Elevtall og oversikt over alle grunnskoler og videregående skoler
• Arbeidsplan for skolehelsetjenesten 2000 - 2001
• Årsmelding 1999
• Prosjektrapport – videregående skole
• Oversikt over oppbygging av kvalitetssystemet
• Personalhåndbok
• Systemperm
• Rutineperm
• Lovperm
• Perm for meldeskjema vedrørende avvikshåndtering ble fremlagt under tilsynsbesøket
• Stillingsbeskrivelse for ledende helsesøster
• Arbeidsbeskrivelse for skolelege

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn, brev fra Fylkeslegen til Sortland kommune av 22.desember 2000
• Oversendelse av etterspurt dokumentasjon, brev av 19. januar med vedlegg fra Sortland kommune til Fylkeslegen
• Oversendelse av program for 7.februar 2001 fra Fylkeslegen til Sortland kommune, brev av 23.januar 2001.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt: 22.desember 2000

Åpningsmøte ble avholdt: 7. februar 2001

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Befaring til kommunens lokaler for skolehelsetjenesten ved Sortland barneskole, Sortland ungdomsskole og Sortland videregående skole.
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 journaler for elever i 1. klasse, her fant en at alle hadde gjennomgått skolestartundersøkelse av lege og helsesøster
• 5 journaler for elever i 2. klasse, her fant en at alle hadde gjennomgått skolestartundersøkelse av lege og helsesøster
• 6 journaler elever i videregående skole

• Referat fra samarbeidsmøter vedrørende elever i grunnskolen
• Oversikt over planlagte samarbeidsmøter mellom skole, helsesøster, barnevern, PPT
• Gjennomgang av systemperm, rutineperm og system for avvikshåndtering

Sluttmøte ble avholdt: 7. februar 2001

6. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1:

Mangelfullt system for oppfølging av elever med spesielle behov.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervju og ved gjennomgang av journalene at kommunen ikke hadde noen fast rutine eller system for hvordan de barn som hadde behov for oppfølging ble sikret dette.
• Det fremkom ved intervju at den enkelte helsesøster hadde sine "private" bøker for notater for eventuell videre oppfølging.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak til utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Område 4: Helseovervåking

Merknad 2:

Skolehelsetjenesten i grunnskolen har i liten grad iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervju at det ikke var foretatt noen kartlegging av helsetilstand/risikoforhold i grunnskolen utover de individbaserte opplysninger om den enkelte elevs helsetilstand.
• Det fremkom under intervju at kommunens helsetjeneste ikke har noen samlet oversikt over eventuelle helseproblemer blant elevene. Andre samarbeidsetater i kommunen (skole/teknisk etat ) har gjennomført kartleggingsundersøkelser innenfor områdene mobbing/rus/aksjon skolevei, og skolehelsetjenesten er gjort kjent med faktorer fra disse undersøkelser som har betydning for elevenes helse.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte, sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
ass. fylkeslege Kjell Hjelle
fylkessykepleier Benthe Westgaard