INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten er utarbeidet etter Fylkeslegens tilsyn med skolehelsetjenesten i Vefsn kommune. Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon, og rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områder.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om alle grunnskoler i kommunen har skolehelsetjeneste
• Om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• Om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglig standarder
• Om det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege

• Om skolehelsetjenesten tilbyr systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever
• Om skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning
• Om skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov

• Om skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• Om skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

• Om skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet
• Om skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen

Vefsn kommune har etablert fast tilbud om skolehelsetjeneste til alle grunnskoler og videregående kommuner, skolehelsetjenesten tilbyr systematiske undersøkelser og individuell helseveiledning til alle elever i kommunen. Mosjøen helsestasjon har nettopp flyttet inn i nye romslige lokaler, disse lokaler benyttes også delvis til ungdomshelsestasjon på ettermiddagstid. Vefsn kommune har øket stillingsressursen for skolehelsetjenesten med en 100% stilling for helsesøster, dette er midler fra opptrappingsplan for psykisk helse.

Fylkeslegen fant følgende avvik i Vefsn kommune:

Kommunen har ikke etablert et internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik 2:

Det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er ikke plassert hos en navngitt lege.

Avvik 3:

Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vefsn kommune i perioden 22.desember 2000 – 15.mars 2001. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vefsn kommune har pr. 01.01.00 totalt 13 553 innbyggere. Kommunen har 8 grunnskoler med til sammen 1799 elever. Den største barneskolen har 404 elever mens den minste har kun 4 elever. I tillegg har kommunen ansvar for helsetjenesten i tre videregående skoler med i alt ca 1000 elever.

Alle elever i grunnskolen og videregående har tilbud om skolehelsetjeneste. Ved de fleste skoler (unntak de aller minste) har helsesøster fast kontordag(er) hver uke. Helsesøster disponerer egne lokaler for skolehelsetjenesten ved de største skolene. Hver skole har en fast helsesøster tilknyttet "sin" skole.

Tilbud om skolelege til elevene i videregående blir gitt ved Mosjøen helsestasjon. Det er helsesøster som er ansvarlig for å formidle time til de elever som ønsker kontakt med skolelege etter oppsatt plan.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Skriv vedrørende omlegging av helsekontroller (ikke datert)
• Elev – og klasselister skoleåret 2000/2001
• Oversikt over ansatte ved Vefsn helsestasjon pr.17.01.01
• Oversikt over grunnskoler og videregående skoler
• Årsmeldinger fra skolehelsetjenesten ved barne- og ungdomsskoler og videregående skole
• Oversikt over tilbud/innhold i skolehelsetjenesten
• Diverse foreldre/elev informasjon om skolehelsetjenesten
• Stillingsbeskrivelse ledende helsesøster
• Oversikt over kommunens plan for kvalitetsutvikling og kvalitetssystem datert 06.12.00
• Referat fra arbeidsgruppemøte 09.01.01 for utvikling av overordnet kvalitetssystem
• Plan for medisinsk habilitering/rehabilitering av 10.03.98 m/foreløpig veileder (lagt frem i sluttmøte)
• Stillingsbeskrivelse kommuneoverlege/kommunelege 1 (lagt frem i sluttmøte)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn, brev fra Fylkeslegen til Vefsn kommune av 22.desember 2000
• Oversendelse av etterspurt dokumentasjon, brev av 19.januar 2001 med vedlegg fra Vefsn kommune til Fylkeslegen
• Oversendelse av program for 8.februar 2001 fra Fylkeslegen til Vefsn kommune, brev av 23.januar 2001.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt: 22.desember 2000

Åpningsmøte ble avholdt: 8. februar 2001

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Befaring til kommunens lokaler for skolehelsetjenesten ved Mosjøen barneskole.
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 journaler for elever i en 1. klasse, en fant at alle hadde gjennomgått skolestartundersøkelse av lege og helsesøster i aktuell klasse som ble ettersett (ikke alle elever på 1. klassetrinn får tilbud om helsekontroll i inneværende skoleår).
• 5 journaler for elever i 2. klasse, her fant en at alle hadde gjennomgått skolestartundersøkelse av lege og helsesøster
• Journalsystem for elever i videregående skole. Vefsn kommune benytter journalen fra grunnskolen til elevene i videregående skoler. På de elever som er til flyttet kommunen etter oppstart videregående skole opprettes nye journalkort. Alle journaler til elever i videregående skole oppbevares ved Mosjøen helsestasjon.
  Helsesøster noterer alle henvendelser fra elever i en egen bok ved besøk på skolene, disse opplysninger overføres siden til journalen. Bok med personopplysninger oppbevares i låsbart arkivskap.

Sluttmøte ble avholdt: 8. februar 2001

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, 1. ledd hvor det heter:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

I "Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten"(IK-2482) fremgår det at man innen år 2000 forventer at virksomhetene har etablert "effektive og helhetlige internkontrollsystemer/kvalitetssystemer"

Innføring av internkontroll er et ledelsesverktøy og ledelsens ansvar at dette arbeidet prioriteres og legitimeres ned i organisasjon.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Av dokumentasjon som foreligger fremkommer det at kommunen er kommet meget kort i arbeid med internkontrollplikten i forhold til helselovgivningen
• Kommunen har i liten grad implementert arbeidet med internkontroll og kvalitetsutvikling ned i organisasjon
• Det fremkom i intervju at arbeid med internkontroll i virksomheten ikke hadde vært en prioritert oppgave, videre fremkom det at det var avsatt lite tid for denne type arbeid
• Virksomheten har ingen plan som klargjør kommunens mål, arbeidsoppgaver eller prioriteringer innenfor skolehelsetjenesten
• Helsesøster og skolelege mangler stillingsbeskrivelse
• I intervju fremkom det at kommunen ikke hadde iverksatt arbeid med å utarbeide internkontrollsystem for skolehelsetjenesten
• Det er ikke utarbeidet noen felles plan for skolehelsetjenesten
• Virksomheten har en del enkeltstående prosedyrer/rutiner/informasjonsskriv vedrørende skolehelsetjenesten nedskrevet
• Skolehelsetjenesten har ingen nedfelte prosedyrer hva gjelder avvikshåndtering i virksomheten
• Kommunen kan ikke dokumentere at de har et system som sikrer at myndighetskrav og informasjon om sentral faglig utvikling blir kjent for de som leder og arbeider i skolehelsetjenesten
• Av planarbeid som forefinnes fremkommer det at skolehelsetjenesten avviker fra anbefalinger gitt i Veileder for helsesestasjon- og skolehelsetjenesten på enkelte områder

Avvik 2:

Det medisinsk faglige ansvaret for skolehelsetjenesten er ikke plassert hos en navngitt lege.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om helsetjenester i skoler § 7. Personell/ansvar.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Av dokumentasjon som foreligger fremgår det ikke hvor eller hos hvem det medisinsk-faglige ansvar er plassert
• Kommunen har ikke utarbeidet stillingsbeskrivelse for skolelege
• Det fremkom i intervju at innholdet i skolelegens rolle i skolehelsetjenesten er lite definert
• Kommunen har utarbeidet stillingsbeskrivelse for kommuneoverlege/kommunelege 1. men det fremgår ikke av denne stillingsbeskrivelse hvem som har det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak til utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Område 4: Helseovervåking

Avvik 3:

Kommunen har ikke iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevene og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forskrift om skolehelsetjenesten § 3, jf § 2 andre ledd og lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4 andre ledd hvor det fremgår følgende:

Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. Helsetjenesten skal forestå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen kan ikke dokumentere at de har oversikt over sykelighet/helsetilstand og risikoforhold blant elevene
• Det fremkom i intervju at det ikke var foretatt noen kartlegging av helsetilstand/risikoforhold blant elevene

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
ass. fylkeslege Kjell Hjelle
fylkessykepleier Benthe Westgaard
rådgiver Fred Müller (observatør)