INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten er utarbeidet etter Fylkeslegens tilsyn med skolehelsetjenesten og flyktningehelsetjenesten i Lødingen kommune. Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon.

Skolehelsetjenesten er en bredt sammensatt virksomhet med klar hovedvekt på helsefremmende og forebyggende tiltak. Dette tilsynet har omfattet utvalgte deler av skolehelsetjenesten og flyktningehelsetjenesten. Områdene er valgt ut fordi de representerer sentrale utfordringer, samtidig som de gir rimelig godt bilde av kommunens skolehelsetjeneste som helhet.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Alminnelige krav

• om alle grunnskoler i kommunen har skolehelsetjeneste
• om kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten
• om skolehelsetjenesten/kommunen er kjent med lovkrav og faglig standarder
• om det medisinsk faglige ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege

Undersøkelser og veiledning

• tilbud om systematiske medisinske undersøkelser til alle skoleelever herunder skoleelever bosatt i mottak
• har innføring av fastlegeordningen påvirket gjennomføringa av medisinske undersøkelser i regi av skolehelsetjenesten
• tilbud om individuell helseveiledning til alle elever, herunder skoleelever bosatt i mottak
• er det etablert system for å identifisere elever med spesielle behov, herunder skoleelever bosatt i mottak

Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

• er det etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art
• er det etablert system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever

Lødingen kommune har etablert fast tilbud om skolehelsetjeneste til alle grunnskoler og videregående kommuner. Skolehelsetjenesten og flyktningehelsetjenesten tilbyr systematiske undersøkelser og individuell helseveiledning til målgruppen i kommunen i tråd med anbefalte faglige retningslinjer. Det er imidlertid avdekket betydelige mangler ved planlegging, iverksetting og bruk av internkontrollsystemet i kommunen.

Fylkeslegen har påpekt ett avvik og to merknader innen de reviderte områder

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lødingen kommune i perioden 28. februar 2002 - 22. mai 2002. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Lødingen kommune har pr. 01.01.02 totalt 2 402 innbyggere.

Det er i alt 4 skoler i kommunen. Lødingen barneskole( 1.-7. kl.) 200 elever, Lødingen ungdomsskole (8.-10.kl.) 80 elever, Vestbygd skole (1. - 10. kl.) 40 elever. Alle skoler i kommunen har tilbud om skolehelsetjeneste fra helsesøster og skolelege. I alt er det ansatt to helsesøstre og lege 4.timer pr. uke som har ansvar for helsestasjons- og skolehelsetjenesten i kommunen, tjenesten har også tilknyttet en kommunal fysioterapeut som er inne i 1.klasse undersøkelsen av alle elever. I tillegg har kommunen inngått avtale med en psykomotorisk fysioterapeut som deltar i prosjektet "Mot i brystet- vett i pannen", som er et tilbud til alle elever på 10. klassetrinn.

Kommunen har etablert et statlig asylmottak i kommunen med plass for i alt 140 beboere. Dette mottaket ble etablert høsten 2001 og de første flyktninger kom primo oktober samme år. Det er ansatt en helsesøster p.t. i 80 % stilling ved mottaket. Helsesøster er ansatt av Hero mottak og kompetansesenter AS. Lødingen kommune dekker 50 % av lønnsutgiftene til denne stillingen. Kommunehelsetjenesten har i tillegg tilknyttet mottaket en fast tilsynslege ca. 4 timer pr uke.

Det er kommunelege I som er administrativ og medisinsk faglig ansvarlig leder av skolehelsetjenesten og flyktningehelsetjenesten i kommunen.

Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er lokalisert i samme bygning som legetjenesten og øvrig helse- og sosialtjeneste. Innføring av fastlegeordningen har ikke hatt negativ innvirkning for legetjenesten i skolehelsetjenesten.

3. Dokumentunderlag

Fylkeslegen mottok i forkant av tilsynsbesøket følgende dokumentasjon fra kommunen:

• Oversikt over alle grunnskoler og videregående skoler
• Plan for forebyggende tiltak for barn og ungdom i Lødingen kommune 2001 - 2004
• Handlingsplan for skolehelsetjenesten
• Årsmelding helsestasjon/skolehelsetjeneste 2001
• Utdrag av kvalitetshåndboken
  Prosedyrer:
  -Skolestartundersøkelse
  - Åpen dør Lødingen Barneskole / Lødingen Ungdomsskole
  - Konsultasjon 3. klasse
  - Gruppekonsultasjon 6. klasse / 7. klasse
  - Individuell samtale/gruppesamtale 8. klasse
  - Vaksinasjon 9. klasse / 10. klasse
  - "Mot i brystet, vett i panne" 10. klasse
  - Undervisning og veiledning 10.klasse
  - Åpen dør Lødingen Videregående skole
  - Rusforebyggende tiltak Lødingen videregående skole
  - Vaksinering av barn og unge
• Organisasjonskart
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten

Under tilsynsbesøket ble følgende dokumentasjon fremlagt:

• Orientering til hjemmene om skolehelsetjenesten
• Håndbok IK-HMS, sist revidert 1996 - behandlet i kommunestyre 1997
• Opplæringsplan for 2002
• Smittevernplan for Lødingen kommune 2001
• Generelle krav fra UDI til statlige mottak
• Mal til journal for førstegangsundersøkelse for asylsøkere/flyktninger/innvandrere
• Oppgaver for allmennpraksis ved Lødingen mottakssenter

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn, brev fra Fylkeslegen til Lødingen kommune av 28.februar 2002
• Oversendelse av dokumentasjon, brev av 4.april 2002 med vedlegg fra Lødingen kommune v/ ledende helsesøster til Fylkeslegen
• Oversendelse av program for 18.april 2002 fra Fylkeslegen til Lødingen kommune, brev av 9.april 2002. Brevet ble også sendt som faks til kontaktperson Tore Arne Martinsen

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.februar 2002

Åpningsmøte ble avholdt 18.april 09.00 - 09.20

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Befaring til kommunens helsestasjon hvor hovedtyngden av undersøkelser for skoleelever blir gjennomført av helsepersonellet i skolehelsetjenesten.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
- Datajournaler 5.stykker for elever på 1. klassetrinn
- Protokoll innskrevne barn ved helsestasjon

Sluttmøte ble avholdt 18.april 15.30 -16.10

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1

Kommunen har ikke etablert internkontrollsystem for kommunehelsetjenesten som inkluderer skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, 1. ledd hvor det heter:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

Internkontrollplikten har eksistert som et myndighetskrav med hjemmel i lov om statlig tilsyn med helsetjenester siden 01.01.94. Tilsynsmyndigheten har tatt hensyn til at det tar tid å utvikle internkontrollsystem, men fra 2001 er det forventet at kommunene har etablert helhetlige og effektive systemer. Hovedkravet er at tjenesteproduksjonen er faglig forsvarlig og i samsvar med helselovgivningen for øvrig, og at virksomheten for å sikre dette både planlegges, utføres og kontrolleres på en systematisk måte. Internkontrollsystemet skal være tilpasset virksomhetens størrelse og egenart og ta hensyn til aktuelle risikoforhold ved virksomheten. Et internkontrollsystem er et system for kontinuerlig forbedring av virksomheten og omfatter flere elementer: det å utvikle et internkontrollsystem, gjøre dette kjent, iverksette, ta i bruk systemet i hele virksomheten, evaluere og korrigere.

Innføring av internkontroll er et ledelsesverktøy og ledelsens ansvar at dette arbeidet prioriteres og legitimeres ned i organisasjon.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Av dokumentasjon som foreligger og intervjuene fremkommer det at kommunen ikke har igangsatt arbeid med overordnet kvalitetssikringsarbeid i forhold til helselovgivningen.
• Gjennom intervjuer fremkom det at det var lite formalisert samarbeid mellom de ulike nivå, det var f.eks ikke avsatt faste møter mellom kommunelege I og ledende helsesøster. Kommunelege I deltar kun sporadisk i etatssjefsmøter.
• Det fremkom i intervjuene at det ikke var lagt noen føringer fra ledelsen for hvordan et system for kvalitetsstyring skal bygges opp i kommunen. Skolehelsetjenesten har startet et arbeid med å utvikle en kvalitetshåndbok hvor enkeltstående prosedyre/ rutiner/ informasjonsskriv i tråd med veileder IK-2617 (1998) er nedskrevet. Prosedyrer vedrørende avvikshåndtering og revisjon manglet.
• Gjennom intervjuene kom det frem at de ansatte ikke hadde kjennskap til at det forelå stillingsbeskrivelser for de ulike stillinger innefor virksomhetene. På sluttmøtet ble det av rådmann fremlagt stillingsbeskrivelse for kommunelege I , kommunelege ledende helsesøster og helsesøster.
• Flyktningehelsetjenesten har utarbeidet enkeltstående rutiner/prosedyrer for helseundersøkelser av flyktninger. Gjennom intervju fremkom det at det ikke var utarbeidet noe helhetlig kvalitetssystem som sikrer at disse rutiner/prosedyrer blir fulgt opp.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det fremgår av dokumentasjon fra skolehelsetjenesten at de legger Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten IK-2617 til grunn for virksomheten.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad I

Skolehelsetjenesten kan ikke i tilstrekkelig grad dokumentere at den enkelte elev har fått tilbud eller gjennomgått anbefalt undersøkelse/veiledning på hvert klassetrinn i henhold til oppsatt plan for virksomheten.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Gjennom intervju fremkom det at skolehelsetjenesten er en oversiktlig tjeneste og at de ansatte kjenner hver enkelt elev. Fylkeslegen finner det godtgjort at elevene får tilbud om de tjenester som er nedfelt i virksomhetens egne planer, men virksomheten har et forbedringspotensiale hva gjelder å dokumenterte alle konsultasjoner/gruppekontakter den enkelte elev har gjennomgått.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik på dette området

Merknad I

Skolehelsetjenesten kan ikke i tilstrekkelig grad dokumentere at de har etablert et systematisk tverretatelig samarbeid når det gjelder tiltak for utsatte grupper.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Gjennom dokumentasjon og intervju fremkom det at skolehelsetjenesten arbeider med å etablere mer formaliserte samarbeidsformer med aktuelle samarbeidsparter innen flyktningehelsetjenesten, barnevern og psykisk helsevern.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Benthe Westgaard
Ass. fylkeslege Trine Skjeflo
Rådgiver Fred Müller