INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen gjennomførte tilsyn med Vega kommune 13.november 2001. Tilsynet omfattet sykehjemsdelen ved Vega syke og aldershjem samt hjemmesykepleien i kommunen.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Internkontroll
• Saksbehandling ved tildeling av tjenester og avslag på søknad om tjenester
• Dekking av grunnleggende behov
• Legemiddelhåndtering

Fylkeslegen har etter systemrevisjon i Vega kommune ikke avdekket avvik eller merknader innenfor de reviderte områder.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Vega kommune i perioden 19.september 2001 - 3.januar 2002 . Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Revisjonen er initiert på bakgrunn av

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vega kommune består av en rekke øyer. De fleste innbyggerne bor på hovedøya mens ca. 60 mennesker bor på naboøya Ylvingen. I følge tall fra Statistisk sentralbyrå var det pr. 1.januar 2001 tilsammen 1412 innbyggere i Vega kommune, 167 personer mellom 67-79 år mens andelen eldre over 80 år er 77 personer.

Kommunen har et kombiner syke og aldershjem med i alt 41 plasser hvorav 28 er i sykehjemsavdelingen. Det er etablert en egen avdeling for 6 pasienter på skjermet enhet.

Ingen har fått avslag på søknad om hjemmesykepleie i inneværende år. Av virksomhetplan fremgår det at 61 brukere har mottatt hjemmesykepleie og hjemmehjelp pr.31.12.00.

Det er aktiv vakt i hjemmesykepleien fra kl. 08.00 til kl.22.00. Etter kl.22.00 er det aktiv bakvakt som er knyttet opp mot sykehjemmet. Kommunen planlegger å gjeninnføre aktiv heldøgnstjeneste fra neste år.

Vega kommune har en kommunelege I samt en turnuslege. Legekontoret er samlokalisert med Vega syke og aldershjem og har datajournaler for alle brukere i Vega kommune, samt for pasienter ved syke og aldershjemmet. Legekontoret er tillagt tilsynslegefunksjon for sykehjemmet. Hjemmesykepleien har også kontor i samme bygning.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Virksomhetsplan for pleie og omsorgsseksjonen
• Utdrag av overordnet internkontrollsystem
• Forslag til arbeidsbeskrivelse/funksjonsbeskrivelse for ansatte i pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt ansatte i pleie og omsorgssektoren
• Prosedyrer ved saksbehandling i henhold til kommunehelsetjenesteloven
• Ulike meldinger om vedtak i henhold til kommunehelsetjenesteloven
• Orientering til brukerne av institusjonsomsorgen
• Beskrivelse av funksjonsområde for avdeling for senil demente
• Dokumentasjon på legemiddelhåndtering

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev av 19.09.2001 fra Fylkeslegen med varsel om tilsyn
• Brev av 15.10.2001 og 17.10.2001 fra Vega kommune med dokumentoversendelse
• Brev av 24.10.2001 fra Fylkeslegen med endring av dato samt program for tilsynet

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 19.09.2001

Åpningsmøte ble avholdt 13.11.2001 mellom kl 09.30 - 09.45

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

• Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
  - Befaring sykehjemsavdelingen Vega syke og aldershjem
  - Kardex mht dekking av grunnleggende behov
  - Medisinskap, medisintralle, medisinkardex.
  - Delegasjonsvedtak i henhold til legemiddelhåndtering
  - Søknader om plass i sykehjem
  - Vedtak om korttidsopphold og langtidsopphold
  - Tilsett møteprotokoll for inntaksnemnda
• Befaring legekontor ved Vega syke og aldershjem
  Tilsett datajournaler
• Befaring "Nordstua" skjermet enhet for aldersdemente
  Tilsett kardex / funksjonsbeskrivelser

Sluttmøte ble avholdt 13.november 2001mellom kl.15.15 - 15.45

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Internkontroll

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Arbeidet med internkontroll var godt kjent ned i organisasjonen og det foregikk en kontinuerlig prosess i kommunen for å forbedre flere av systemene. Det er klare ansvarslinjer i organisasjon. Det var klare prosedyrer for avvikshåndtering. Det var avsatt tid for opplæring og kompetansehevning. Det arbeides for tiden med ny organisasjonsplan som forventes ferdig i januar 2002.

Område 2: Saksbehandling ved tildeling og avslag om plass/tjenester (sykehjemsplass og hjemmesykepleie)

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Vega kommune har skriftlige rutiner som følges for søknad om hjemmesykepleie og sykehjemsplass. Inntaksnemnda fatter vedtak om tildeling eller bortfall av tjenester og tildeling eller avslag på søknad om sykehjemsplass. Til dags dato var det ingen brukere som hadde fått avslag på hjemmesykepleie. Det foreligger skriftlige vedtak og det gis informasjon om klageadgang jf kommunehelsetjenesteloven § 2-4. Kommunen har en egen inntaksnemnd for tildeling av sykehjemsplasser og hjemmesykepleie.

Klientutvalget fungere som klagenemnd i henhold til kommunehelsetjenesten

Område 3: Grunnleggende behov

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Kvalitetsforskriften var kjent i organisasjon og det var skriftlige prosedyrer for en del områder. Det var nedsatt arbeidsgrupper for videre utarbeidelse av skriftlige rutiner i henhold til kvalitetsforskriften.

Det var etablert en skjermet enhet for pasienter med senil demens og alle pasienter som var innlagt her var forsvarlig utredet og diagnostisert på forhånd.

Sykehjemmet har regelmessig kontakt med tilsynslegen fast en gang pr uke og kan i tillegg kontaktes ved behov for akutthjelp. Hjemmesykepleien har avsatt fast tid en gang i uken med kommunelegen for oppfølging av hjemmeboende pasienter.

Sykehjemmet har fast avtale med tannlege.

Område 4: Legemiddelhåndtering

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Kommunen har utarbeidet prosedyrer for legemiddelhåndtering, som ble fulgt. Begrenset delegasjonsvedtak ble gitt i de tilfeller hvor sykepleier ikke stod for utdeling av medikamenter.

Det var inngått avtale om farmasøytisk tilsyn med Brønnøy apotek.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Åshild Skoe Runde
Fylkessykepleier Benthe Westgaard