INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Fylkeslegen har ikke påpekt noen avvik innen de reviderte områdene, men gitt en merknad.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Alstahaug kommune i perioden 17. juli 2002- 24. januar 2003. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Alstahaug kommune hadde pr. 01.01.2002 totalt 7 434 innbyggere. Andel barn og unge mellom 0-17 år var 25,1 %.

I kommunen er det kun ett legesenter. Helsestasjon i kommunen er også lokalisert i samme senter. Det er en fast helsestasjons- og skolelege. Denne legen er også fastlegen til de fleste barn og unge med psykiske problemer i kommunen.

Helsesøster har fast kontortid ved alle barne- og ungdomsskoler og videregående skoler i kommunen. Kommunen er vertskommune for elever i videregående skoler for flere av de mindre omkringliggende kommunene.

Det er i alt 9 barne- og ungdomsskoler samt to videregående skoler i kommunen.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding for helse og sosialtjenesten
• Oversikt overpersonell i helse- og sosialtjenesten
• Utdrag av kommunens internkontrollsystem
  - målsetting for helse og sosialtjenesten
  - organisasjonskart
  - innholdsfortegnelse kvalitetssystem Alstahaug helsestasjon
  - prosedyrer for henvisning til BUP
  - prosedyrer for utredning AD-HD
  - prosedyrer for individuell plan
  - prosedyrer for avvikshåndtering
  - regional plan for kompetanseutvikling
• Orientering om hjelpetjenesten for barn og ungdom
• Plan for skolehelsetjenesten i videregående skole
• Plan for skolehelsetjenesten i Alstahaug
• Rapport i forbindelse med "prosjekt personlig assistent for gravide arbeidstakere i barnehage"
• Brosjyre til elever ved videregående skole med orientering om hjelpeinstanser i kommunen
• Evaluering av psykiatriplan for perioden 2000 - 2003

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev fra Fylkeslegen av 17. juli 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra Fylkeslegen av 17. juli 2002, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT)
• Brev fra Alstahaug kommune av 20. august 2002 angående spørreundersøkelsen til barneverntjenesten
• Oversendelsesbrev fra Alstahaug kommune av 05. september 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Oversendelsebrev fra PPT Ytre Helgeland av 25. september 2002, vedlagt utfylte spørreskjema samt "Rutiner i forbindelse med utredning av AD-HD" og "Om ansvar for utarbeidelse av individuelle planer etter helselovgivningen"
• Brev fra Fylkeslegen av 30. september 2002, program for tilsynsdagen

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. juli 2002.

Åpningsmøte ble avholdt 20. november 2002.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført

• De seks siste journaler fra helsestasjon/skolehelsetjenesten på barn og unge som var henvist til BUP. Alle barn var henvist av fastlegen til BUP. Fastlegen er samme person som arbeider som helsestasjons- og skolelege. I tre av journalene var det referat fra tverrfaglige møter. I alle journalene var det gitt tilbakemelding fra BUP om at barnet/eleven hadde fått time. Fire av sakene var ikke avsluttet. To av sakene var avsluttet fra BUP og det var sendt epikrise tilbake til henvisende instans
• 2 journaler på barn født i 98 (4 åringer)
• 2 journaler på barn født i 94 (3. klasse)
• 2 journaler på barn født i 86 (10. klasse)
• Det fremgikk av de 12 ovennevnte journalene at alle barn/unge hadde fått tilbud om helseundersøkelser i henhold til anbefalinger i veileder IK-2617
• Notat fra tverretatelig møte angående hjelpetjenestene hvor hensikten med møtet var å "samsnakke" om hvordan hjelpetjenesten fungerer, planer videre og evaluering
• Referat fra møte med hjelpetjenesten. Hjelpetjenesten består av representant fra skole, barnehage, pedagogisk-psykologisk tjeneste, helsestasjonen og barneverntjenesten
• Kvalitetssystem for legetjenesten, med utarbeidede prosedyrer for samarbeid mellom skolelege, helsestasjonslege og fastlege
• Avviksperm for helsestasjonsvirksomheten, hvor det fremgikk at det ble meldt avvik og anmerkninger. Det var etablert rutiner for oppfølging av avvikene
• Mal til individuell plan etter forslag fra helsetjenesten. Forslag til individuell plan utarbeidet på et bestemt barn

Sluttmøte ble avholdt 20.november 2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Om barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik eller merknader innen dette området:

• Kommunen har et IK- system som inneholder alle sentrale elementer som forventes av et slikt system
• Gjennom dokumentasjon og verifikasjon fremgår det at kommunen har lagt til rette for at barn og unge med psykiske problem skal bli oppdaget og fulgt opp
• Barn og unge i grunnskolen får individuelle og målrettede helseundersøkelser i henhold til anbefalinger gitt i veileder IK-2617
• Helsestasjon har dokumentert gode rutiner på oppfølging av barn og unge som ikke møter til avtalt kontroll
• Personell ansatt i helsestasjons- og skolehelsetjenesten har nødvendig kompetanse
• Kommunen kan dokumentere at barn og unge systematisk blir undersøkt av lege i kommunen og henvises til spesialisthelsetjenesten (BUP) ved behov

Merknad

Skolehelsetjenesten har ikke utarbeidet noen faste rutiner for gjennomføring av målrettede helseundersøkelser for elever i den videregående skole.

Merknaden er basert på følgende funn:

• Gjennom intervju fremkom det at det ikke rutinemessig ble gjennomført individuell veiledning/målrettede helseundersøkelser basert på behov hos den enkelte elev i videregående skole

Område 2: Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik eller merknader innen dette området:

• Helsestasjons- og skolehelsetjenesten kan godgjøre at det er etablert strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å hjelpe barn og unge med psykiske problemer
• Meldeplikten til barnevernet er kjent og praktiseres
• Det er etablert rutiner og prosedyrer for samarbeid med andre instanser

Område 3: Om det utarbeides individuelle planer for barn og ungdom med psykiske problem

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik eller merknader innen dette området:

• Kommunen kan godgjøre at de har fordelt ansvar og myndighet for utarbeidelse av individuelle planer
• Helsestasjonen er tillagt ansvar som koordinator for utarbeidelse og revisjon av individuell plan for barn og unge, herunder også barn med psykiske problem
• Det er utarbeidet skriftlige prosedyrer for utarbeidelse av individuell plan
• Forslag til individuell plan på et bestemt barn ble fremlagt ved revisjon

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Solveig Mollnes, underdirektør - revisjonsleder
Benthe Westgaard, fylkessykepleier- revisor
Torunn Alveng, psykiater - revisor