INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Fylkeslegen har påpekt tre avvik og en merknad innen de reviderte områder

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rana kommune i perioden 17. juli 2002 - 24. januar 2003. Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Rana kommune hadde pr.01.01.2002 totalt 25350 innbyggere, av disse var 24% under 18 år.

I alt har kommunen 18 praktiserende leger.

Kommunelege I er ansatt i 50 % stilling. Det er ulike fastleger som har arbeidsavtaler innen helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

Kommunen har i alt 6 helsestasjoner.

Rana kommune har 17 grunnskoler og to videregående skoler. Helsesøster har fast kontortid ved alle skoler. Kommunen har i høst etablert en helsestasjon for ungdom en ettermiddag hver uke.

Psykiatrikontoret er en av de nyeste fagavdelingene innenfor Helse- og sosialetaten i kommunen. Avdelingen ble opprettet i 1998 som en følge av den statlige psykiatrisatsingen.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart /antall årsverk
• Arbeidsdokument for foreldrestøttende tiltak i Rana kommune november 1999
• Foreløpig prosjektrapport fra foreldreveiledning
• Evalueringsrapport fra tverrfaglig samarbeid mellom kommunale hjelpetjenester av 4. februar 2000
• Årsmelding for helse- og sosialetaten 2001
• Forslag til utarbeidelse av opplæringsplan 2002/2003
• Plan for forebyggende psykososialt arbeid - barn og unge Rana kommune 2002 -2006
• Plan for helsetjenesten i videregående skole 1995
• Skjematisk fremstilling av ansvarsfordeling mellom helsesjef og kommunelege I
• Utkast til innhold i prosedyreperm for helsesøstertjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev fra Fylkeslegen av 17. juli 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra Fylkeslegen av 17. juli 2002, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT)
• Oversendelsesbrev fra Rana kommune 29. august 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra Fylkeslegen av 30. september 2002, program for tilsynsdagen
• Oversendelsesbrev av 16. oktober 2002 fra PPT- Rana med retur av spørreskjema

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. juli 2002.

Åpningsmøte ble avholdt 28. november 2002.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført

• De 6 siste journaler fra helsestasjon/skolehelsetjenesten på barn og unge som var henvist til BUP-Rana. Helsesøstre i Rana kommune er gitt anledning til å henvise direkte til BUP-Rana uten vurdering av lege. Av journalene som ble tilsett var ingen av disse på forhånd vurdert av lege før henvisning til BUP. Det var ikke sendt kopi av henvisningene til fastlegen. Det fremgikk av disse journaler at det ikke rutinemessig var sendt epikrise til henvisende instans.
• 2 journaler på barn født i 98 (4 åringer) mangler undersøkelse av helsesøster
• 2 journaler på barn født i 94 (3. klasse) ingen tilbud i 3. klasse
• 2 journaler på barn født i 87 (9. klasse)
• Det fremgikk av de siste 6 ovennevnte journalene at stort sett alle barn/unge hadde fått tilbud om helseundersøkelser i henhold til anbefalinger i veileder IK-2617, kun i en journal var ikke tilbudet i henhold til anbefalinger
• Referat fra tverretatelige samarbeidsmøter ved en skole, her fremgikk det at 6 elever var drøftet
• Referat fra 3 møter i tverrfaglig ledergruppe gjennomført i 2002. Tverrfaglig ledergruppe var representert med ledere fra PPT, barnevern, helsesøstertjenesten og BUP

Sluttmøte ble avholdt 28.november 2002.

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik:

Rana kommune hadde ikke utarbeidet internkontrollsystem for de tilsette områdene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen fremla forslag til innhold i prosedyreperm for helsestasjons- og skolehelsetjenesten og noen elementer til et IK-system.
• Det manglet imidlertid sentrale deler i et slikt system som bl.a:
  - system som ivaretar forbedring og evaluering av tjenestene
  - stillingsbeskrivelser for ansatte på helsestasjonen og innen skolehelsetjenesten
  - system som sikrer en forsvarlig avvikshåndtering
  - oversikt over myndighetskrav til tjenestene

Ikke alle skoleelever med psykiske problem er sikret målrettede undersøkelser og oppfølging.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § § 2-1 og 6-3. Forskrift om helsetjenester i skolen § 7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervju fremkom det at helsetjenesten tilbyr anbefalte vaksinasjoner i grunnskolen, men de har ikke kapasitet til å tilby målrettede helseundersøkelser på de anbefalte alderstrinn, jf. veileder IK 2617
• Helsesøster henviser direkte til BUP uten at lege er involvert i vurderinger på forhånd
• Det er ikke noe system/rutiner for tilbakemelding/samarbeid mellom helsesøster og skolelege eller fastlege om barn som er henvist til BUP
• Skolelegen undersøker de barn som er satt opp på liste av den enkelte helsesøster, det er ikke utarbeidet noen felles plan for hva innholdet i de ulike legeundersøkelser skal være ved de enkelte skoler
• Gjennom intervju fremkom det at tilbudet innen skolehelsetjenesten var under minstestandard, og ikke i henhold til anbefalinger i veilederen for tjenesten

Område 2: Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik:

• Kommunen kan dokumentere at det er etablert strukturert tverrfaglig samarbeid med andre instanser for å yte hjelp til den aktuelle målgruppe, jf. verifikasjoner og kommunens egen dokumentasjon

Merknad:

Det fremkom i intervju at det ikke var etablert noe strukturert samarbeid innad i kommunens helsetjenesten mellom legetjenesten, helsesøstertjenesten og psykiatriske sykepleiere

Område 3:  Om det utarbeides individuelle planer for barn og ungdom med psykiske problem

Barn og unge med psykiske problem som trenger langvarige og koordinerte helsetjenester er ikke sikret at de får utarbeidet individuell plan

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a og forskrift om individuell plan § 3

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for at det gis avvik:

• Det er ikke utarbeidet individuell planer for barn og unge med psykiske problem
• Det er ikke utarbeidet prosedyrer eller rutiner for igangsettelse av arbeidet med individuell plan innen helsestasjons- og skolehelsetjenesten og for samarbeid med andre tjenesteytere om dette
• Gjennom intervju fremkom det at kravet til individuell plan var godt nok kjent i organisasjonen. Men kommunen har ikke fordelt ansvar og myndighet for igangsettelse av utarbeidelse av individuelle planer

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Solveig Mollnes, underdirektør - revisjonsleder
Benthe Westgaard, fylkessykepleier- revisor
Torunn Alveng, psykiater - revisor