INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

• barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølging
• samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas
• det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Fylkeslegen har påpekt tre avvik og en merknad innen de reviderte områder

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Rødøy kommune i perioden 17. juli 2002- 29.januar 2003 . Revisjonen inngår som en del av Fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rødøy kommune hadde pr.01.01.2002 i alt 1509 innbyggere, av disse er 27,7 % barn og unge under 18 år. Det er ikke gjort noen kartlegging over hvor mange i denne gruppen som har psykiske lidelser med behov for tjenester fra kommunens helsetjeneste.

Befolkningen i Rødøy kommune bor spredt, fordelt på 10-12 bydgesamfunn. Hvert bygdesamfunn har stort sett skole, butikk, grendehus og båt-/ferjeanløp. 90% av befolkningen er avhengig av båt eller ferge som kommunikasjonsmiddel. I alt er det 10 skolekretser i kommunen.

Kommunen har ikke egen videregående skole.

Helsetjenesten er fysisk lokalisert i kontorer på øya Rødøy, og betjener resten av kommunen med faste kontordager i legeskyssbåten samt fast kontordag på legekontoret på Kila.

Det er to fastlønnede fastleger i kommunen med felles ansvar for pasientene. Det er en stilling som helsesøster i kommunen. Kommunen har siden desember 2001 ikke hatt fungerende helsesøster på grunn av langtidssykemelding. På tross av at kommunen har utlyst denne stillingen to ganger samt iverksatt ulike rekrutteringstiltak har det ikke lykkes kommunen å få tilsatt noen i denne stillingen.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart / oversikt over ansatte i virksomheten
• Årsrapport 2001 fra helseetaten
• Stillings- og virksomhetsbeskrivelse for helsesøsterstilling
• Handlingsplan for psykisk helsevern 2002-2005
• Stillingsbeskrivelse for psykiatrisk sykepleier
• Instruks for leger ved Rødøy legekontor
• Rutiner ved bruk av paragraf / tvang eller frivillighet ved psykisk helsevern
• Rutiner helsesøsterarbeid
• Plan for midlertidig helsestasjonsvirksomhet ved mangel av helsesøster
• Enkeltstående prosedyrer fra legekontoret

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkeslegen:

• Brev fra Fylkeslegen av 17. juli 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra Fylkeslegen av 17. juli 2002, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT)
• Oversendelsesbrev av 24. september 2002 fra PPT med retur av spørreskjema.
• Brev fra fylkeslegen av 30. september 2002, program for tilsynsdagen
• Oversendelsesbrev fra Rødøy kommune 8 .november 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17. juli 2002.

Åpningsmøte ble avholdt 26. november 2002.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført

• De siste seks journaler fra helsestasjon/skolehelsetjenesten på barn og unge som var henvist til BUP. Alle barn/elever er vurdert av helsestasjonslege/ fastlege før henvisning til BUP. Rødøy kommune har henvist til barneavdelingen NSS samt BUP-Bodø i perioden som BUP-Rana har vært stengt
• 2 journaler på barn født i 98 (4 åringer) Undersøkt av lege
• 2 journaler på barn født i 94 (3. klasse)
• 2 journaler på barn født i 87 (9. klasse)
• Det fremgikk av de siste 6 ovennevnte journalene at alle barn/ungdom hadde fått tilbud om helseundersøkelser i henhold til anbefalinger i veileder IK-2617 frem til helsesøster ble sykemeldt. For øvrig hadde alle barn fått vaksinasjon i henhold til anbefalt program.

Sluttmøte ble avholdt 26. november 2002

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik:

Rødøy kommune har ikke etablert et internkontrollsystem for helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Tilsynsloven § 3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom av kommunens egen dokumentasjon at helsestasjons- og skolehelsetjenesten har enkeltstående deler i et internkontrollsystem så som prosedyrer og rutiner for noen arbeidsoppgaver, men det mangler viktige elementer i et slikt system som bl.a:
  - system som ivaretar forbedring og evaluering av tjenestene
  - system for avvikshåndtering
  - sikring av arbeidstakernes kompetanse i forhold til oppgaver
  - oversikt over myndighetskrav som stilles til tjenesten
  - beskrivelse av organisasjon, ansvar og myndighet
  - målsetting for tjenesten

Område 1:  Om barn og unge med psykiske problem får individuelle undersøkelser og oppfølging

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik:

• Rødøy kommune er en relativ liten kommune
• Det ble ved tilsynet fremlagt en veileder for midlertidig helsestasjonsvirksomhet, hvor det fremgår at tilbudet i helsestasjons- og skolehelsetjenesten er sterkt redusert jf. kommunens midlertidige plan for helsestasjon, men hvor hovedbudskapet er at foreldre og barn som ønsker det skal tilbys time hos lege
• Det fremgår av midlertidig plan at helsekontrollene og foreldrenes uro/spørsmål skal ha høy prioritet, liberal henvisnings praksis
• Familier med små barn bestiller time selv til helsestasjonen, som regel blir ny time gitt før gjeldende konsultasjon avsluttes
• Skoleelever får tilbud om vaksinasjonsprogram og alle elever i avgangsklassen våren 2002 fikk tilbud om helsekontroll av lege
• Alle familier med nyfødte barn kontaktes pr telefon og tilbys oppfølging dersom de har behov

Avvik:

Kommunen har ikke personell med nødvendige kvalifikasjoner i helsestasjons- og skolehelsetjenesten.

• Kommunehelsetjenesteloven § 3-3.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Der er for tiden ingen som fungerer i stillingen som helsesøster i kommunen.

Område 2: Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problem ivaretas

Følgende observasjoner ble gjort, og legges til grunn for at det ikke gis avvik:

• Helsetjenesten samarbeider med ulike etater i enkeltsaker, herunder også sosialtjenesten. Det er etablert ansvarsgrupper for enkelte barn og unge hvor flere etater er representert
• Gjennom spørreskjema fra PPT fremgår det at kommunen har vært uten PP- tjeneste i to år. Fra august 2000 kom kommunen med i PPT-Rana og det arbeides med å få etablert tverretatelig samarbeid
• Etter gjenåpningen av BUP-Rana er det tatt initiativ til regelmessige samarbeidsmøter med Rødøy kommune
• Det fremkom i intervju at de ansatte kjente til meldeplikten til barnevernet

Merknad:

Helsestasjons- og skolehelsetjenesten har ikke etablert et strukturert samarbeid med alle skoler i kommunen.

Område 3: Om det utarbeides individuelle planer for barn og ungdom med psykiske problem

Avvik:

Barn og unge med psykiske problem som trenger langvarige og koordinerte helsetjenester får ikke tilbud om individuell plan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a og forskrift om individuell plan § 3

Følgende observasjoner er gjort, og legges til grunn for at det gis avvik:

• Det er ikke utarbeidet individuelle planer for barn og unge med psykiske problem som har behov for langvarige og koordinerte tjenester
• Det er ikke utarbeidet noen prosedyrer eller rutiner for igangsettelse av arbeidet med individuell plan innen helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Gjennom intervju fremkom det at kravet til individuell plan ikke var godt nok kjent av alle i organisasjonen

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkeslegen deltok:
Solveig Mollnes, underdirektør - revisjonsleder
Benthe Westgaard, fylkessykepleier- revisor
Torunn Alveng, psykiater - revisor