Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Virksomhetens internkontroll for systematisk styring og forbedring av tjenestene
• Tildeling av hjemmehjelp og hjemmesykepleie, jf lovhenvisning
• Utøvelse av hjemmehjelp og hjemmesykepleie
• Opplæring og tjenesteyternes kompetanse

De hjemmebaserte pleie – og omsorgstjenestene i Flekkefjord har utarbeidet brukerprosedyrer, men disse er ikke en del av et helhetlig system for helse – og sosialtjenestene i kommunen. Systemet er utviklet og videreutvikles av en nedsatt arbeidsgruppe.

Tjenestene utøves av et faglig kompetent personale som gir uttrykk for å trives i jobben og opplever at de gjør en god jobb.

Tilsynet avdekket 1 avvik og 2 merknader. Avviket handler om at kommunen ikke følger forvaltningslovens regler ved tildeling av tjenester. Kommunen får påpekt en merknad fordi internkontrollsystemet ikke er oppdatert i forhold til nytt regelverk for tjenesten og en merknad fordi kommunen ikke sikrer nødvendig opplæring i saksbehandling av ansatte.

Dato: 15. desember 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med de hjemmebaserte pleie – og omsorgstjenestene i Flekkefjord kommune i perioden 27. mai – 15. desember 2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som både Helsetilsynet i Vest-Agder og Fylkesmannen i Vest – Agder gjennomfører i inneværende år. Dette tilsynet er gjennomført som et felles tilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvordan virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Den fremtidige organisasjonsstruktur i Flekkefjord kommune er i disse dager til politisk behandling. I dag er de hjemmebaserte pleie – og omsorgstjenestene organisert i to distrikt; øst og vest, med henholdsvis to og tre soner i hvert distrikt.

Vedtaksmyndighet vedrørende tildeling av tjenester etter lov om sosiale tjenester og etter lov om helsetjenester i kommunen, er delegert til distriktslederne.

• Organisasjonskart for kommunen, helse - og sosialetaten, institusjons- og hjemmebaserte tjenester
• Vedtaksmyndighet
• Innholdsfortegnelse på internkontroll for HMS
• Opplæringsplan
• Rutiner for legemiddelhåndtering
• Interne rutiner for saksbehandling vedrørende hjemmehjelp og hjemmesykepleie
• Anonymiserte søknader og saksutredninger
• Anonymiserte søknader hvor vedtak er omgjort uten at det foreligger klage

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vest-Agder:

• Varsel om tilsyn 27. mai 2003
• Brev fra Flekkefjord kommune med forhåndsdokumentasjon 30. juni 2003
• Brev fra Flekkefjord kommune med ønske om å bytte dato for gjennomføring
• Brev fra Helsetilsynet i Vest – Agder med opprettholdelse av dato for gjennomføring
• Elektronisk brev fra Flekkefjord kommune med oversikt over personer til intervju 18. september 2002
• Elektronisk brev med program for dagen fra Helsetilsynet 19. september 2003
• Foreløpig rapport fra tilsynet 22.oktober 2003

• Svar fra kommunen på den foreløpige rapporten mottatt 8. desember

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. mai 2003.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 30. september.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 5 vedtak om hjemmehjelp
• 5 vedtak om hjemmesykepleie
• 5 vedtak om endrede vedtak uten at det foreligger klage
• Kommunen kunne ikke fremlegge noen vedtak med avslag på tjenester
• 1 journal for bruker av sammensatte tjenester
• Gjennomsyn av perm med brukerprosedyrer
• Gjennomsyn av perm med avviksmeldinger
• Arbeidsbeskrivelse for soneleder ble fremlagt

Sluttmøte ble avholdt 30.september

Presentasjon av observasjoner, systematisert på de fire områdene:

Område 1: Internkontroll

Det ble gjort observasjoner som ga grunnlag for 1 merknad.

Merknad 1
Internkontrollen er ikke oppdatert iht nye forskrifter.

Kommentar:

Helsetjenesten har i tilsynslovens § 3 hatt internkontrollplikt siden 1994. Forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten trådte i kraft 01.01.03. Kommunens plikt til å føre internkontroll med sosialtjenesten følger av sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd. Internkontroll defineres i forskriftens § 3 til å bety: systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial – og helselovgivningen".

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Systemet inneholdt ikke oversikt over gjeldene regelverk for tjenesten, og det fremkom i intervju at det ikke var gitt opplæring i nye forskrifter for tjenesten.
• Innholdet i brukerprosedyrepermen var ikke signert (godkjent) og ofte ikke datert

Område 2: Tildeling av hjemmehjelp og hjemmesykepleie

Det ble gjort observasjoner som ga grunnlag for 1 avvik.

Avvik 1
Kommunen følger ikke forvaltningslovens regler ved tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens kap. 4 og lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens kapittel 3 og 5, samt sosialtjenestelovens kap. 4 og lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1.

Kommentar:

Forvaltningslovens kap. 3, § 11 omtaler veiledningsplikt . Lovens kapittel 5 stiller krav til vedtaket. Etter § 23 skal enkeltvedtak som hovedregel være skriftlig, mens § 24 angir at enkeltvedtak skal begrunnes. Lovens § 25 angir hva begrunnelsen for vedtaket skal inneholde, mens § 27 stiller krav om at parten som hovedregel skal underrettes skriftlig om vedtaket så snart som mulig. Formålet med disse reglene er bl. annet å sikre rettsikkerheten til den enkelte.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom i intervjuer at telefoniske henvendelser om tjeneste kunne avvises/ gis avslag uten at dette blir dokumentert. Videre fremkom at det var usikkerhet om hvor grensen var for hva som var henvendelser om veiledning og hva som skulle oppfattes som søknad om tjenester.
• I intervjuer ble det opplyst at tjenester iverksettes umiddelbart, mens det – spesielt i forbindelse med ferie - kan ta flere uker før bruker underrettes skriftlig om vedtaket
• Det går frem av tilsendt dokumentasjon at vedtak om tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 ikke innholder opplysninger om hvorvidt vilkårene i § 4-3 er oppfylt. Det samme gjelder i forhold til lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1.
• Gjennomgang av tilsendte vedtak avdekket feil bruk av hjemmelshenvisninger
• Ingen av de tilsendte vedtakene var merket "unntatt offentlighet"
• Klageadressen som er beskrevet på vedtaket stemmer ikke overens med tilsendt opplysning om delegasjon.

Område 3: Utøvelse av hjemmehjelp og hjemmesykepleie

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Opplæring og tjenesteyternes kompetanse

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik, men det blir gitt en merknad innen dette området.

Merknad 1
Flekkefjord kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at ansatte i hjemmebaserte tjenester får nødvendig opplæring i saksbehandling .

Kommentar:

Kommunen har ansvar for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell, jf sosialtjenestelovens § 2-3. Ansatte i hjemmebaserte tjenester som tildeler og utfører tjenester etter lovens kap 4, er en del av sosialtjenesten.

Etter internkontrollforskriften skal de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne i helse- og sosialtjenesten har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet og om virksomhetens internkontroll. Dette innebærer at kommunen må ta stilling til hva som er nødvendig opplæring og iverksette tiltak i henhold til behov. Opplæring skal sikre nødvendig kunnskap for forsvarlig tjenesteyting.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom av intervjuene at det ikke var gitt opplæring i saksbehandling.
• Den tilsendt opplæringsplan inneholdt program for faglig utvikling, men ikke tiltak i forhold til saksbehandling og regelverk

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og fra Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:
Britt Møll Abrahamsen , rådgiver, Fylkesmannens samfunnsavdeling
Brede Skaalerud, rådgiver, Fylkesmannens samfunnsavdeling
Eli Gotteberg, underdirektør, Helsetilsynet
Sissel Andreassen, rådgiver, Helsetilsynet