INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler
• kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen
• tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble funnet ett avvik og gitt en merknad under tilsynet.

• Avvik 1
  Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.
• Merknad 1
  Den private skole i bydelen mangler egnede lokaler til skolehelsetjenesten.

Dato: 17.oktober 2003

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Skolehelsetjenesten i bydel Gamle Oslo er organisatorisk plassert i oppvekst- og fritidsavdeling, enhet for Barne- og ungdomstjenester, forebyggende helse. Skolehelsetjenesten utgjør sammen med helsestasjon for ungdom og smittevernarbeidet det som benevnes som forebyggende helse. Helsestasjonstjenesten er organisert i en egen enhet under enhet for Barne- og ungdomstjenester.

Det er åtte grunnskoler i bydelen, hvorav en privat; Gamlebyen skole (1-7 klasse), Kampen skole (1-7 klasse), Vahl skole (1-7 klasse), Vålerenga skole (1-7), Tøyen skole (1-7 klasse), Hersleb skole (8-10 klasse), Jordal skole (8-10 klasse). Urtehagen skole er den private. Det er ikke videregående skole i bydelen, men bydelen har helsestasjon for ungdom. Det er ca. 1780 elever på barnetrinnet og ca. 800 elever på ungdomstrinnet. I tillegg til helsesøstere og skoleleger, har skolehelsetjenesten i bydelen ansatt fysioterapeuter, ergoterapeut og psykolog.

Det er ca. 25800 innbyggere i bydelen, og ved mange av skolene er andelen av barn med foreldre med minoritetsbakgrunn fra ikke-vestlige land omkring 90 %, et forhold som byr på utfordringer av språklig, sosial og kulturell art.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over skoler i bydelen, oppdatert 280503
• Oversikt over hvilke skoler som har, eventuelt ikke har, skolehelsetjeneste
• Virksomhetsplan Skolehelsetjenesten, HFU, smittevern, 2003
• Plan for barn og unge som vedlegg til handlingsplan for psykisk helsearbeid i bydel Gamle Oslo, 2001-2006
• Smittevernplan for bydel Gamle Oslo, revidert pr juni 2003
• Utskrift av årsmelding for helsestasjon/skolehelsetjeneste
• Innholdsfortegnelse til perm "Internkontroll perm for skolehelsetjenesten"
• Innholdsfortegnelse til perm for prosedyrer og kvalitetssikring
• Innholdsfortegnelse til prosedyreperm for smittevernarbeidet i Gamle Oslo
• Innholdsfortegnelse til perm for opplæring av nyansatte
• Organisasjonskart
• Arbeidsbeskrivelse for ansatte i skolehelsetjenesten
• Oversikt over møter i skolehelsetjenesten
• Mal for medarbeidersamtalen
• Plan for statlige øremerkede midler til rekruttering og kompetanseutvikling innen psykisk helsearbeid – 2003
• Brosjyren "Trenger barnet ditt noen å snakke med?"
• Div. informasjonsmateriell bla om skolestartundersøkelsen
• Stillingsbeskrivelse for enhetsleder
• Stillingsbeskrivelse for bydelsoverlegen
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. juli 2003

Åpningsmøte ble avholdt tirsdag 2. september 2003

Intervjuer: Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende permer ble gjennomgått under tilsynet:

• Internkontrollperm for skolehelsetjenesten
• Prosedyrer og kvalitetssikring
• Perm med regelverk
• Opplæring av nyansatte

Sluttmøte ble avholdt tirsdag 2. september 2003

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen

Avvik 1

Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 første ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er en viss uklarhet når det gjelder ansvar, oppgaver og myndighet når det gjelder etablering, implementering og revisjon av internkontrollen
• Ikke alle aktuelle lover og forskrifter er tilgjengelige eller tilstrekkelig kjent blant alle ansatte
• Ansatte mangler tilstrekkelig kjennskap til internkontroll
• Det er uklarhet med hensyn til avviksrapportering hva gjelder rapportering håndtering og tilbakemelding

Område 3: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1

Den private skole i bydelen mangler egnede lokaler til skolehelsetjenesten.

Område 4: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5: Skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Ingvild Aubert, rådgiver/revisjonsleder
• Kirsti E. Riddervold, rådgiver/revisor
• Geir Stangeland, ass. fylkeslege/revisor