INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten – spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader, som ble påpekt innenfor de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppbygging av internkontrollen etter helselovgivningen
• Legetjenesten i skolehelsetjenesten
• Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• Tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking av elevene

Revisjonsteamet har det generelle inntrykk at kommunen søker å legge til rette for at barn og unge skal ha et bra tilbud i skolehelsetjenesten. Kommunen mangler imidlertid en fullstendig internkontroll for skolehelsetjenesten. Fra skoleårets start har de fått besatt alle helsesøster - stillingene, 1 stilling er besatt med psykiatrisk sykepleier og de har leger tilknyttet skolehelse- tjenesten med noe begrenset kapasitet. Kommunen har vedtatt en tverrfaglig handlingsplan som skal fokusere på forebyggende arbeid for barn og unge. Bl.a. er det etablert et tverrfaglig forum som har faste månedlige møter i hver krets, hvor foreldre og andre kan ta kontakt med forumet. Det er derimot ikke etablert et tverrfaglig samarbeid ved den enkelte skole og med spesialisthelsetjenesten. Kommunen deltar i undersøkelsen Helseprofil for barn og ungdom, noe som bidrar til å få en oversikt over helsetilstanden til elevene, men har i liten grad egne systemer for å få samlet data over barn`s helseproblemer.

Personellet er kjent med lovkrav og faglige retningslinjer og de følger veileder for helsestasons - og skolehelsetjenesten, men mangler opplæringsplan for kompetanse -oppbygging.

Ved tilsynet ble det avdekket 1 avvik fra myndighetskravene og gitt 3 merknader. Dette er detaljert omtalt i kapittel 5 og gjelder:

1. Avvik: Skolehelsetjenesten har ikke tilfredsstillende internkontroll
2. Merknad: Legene har begrenset kapasitet i skolehelsetjenesten
3. Merknad: Skolehelsetjenesten har ikke etablert fast tverretatlig samarbeid ved den enkelte skole og med spesialisthelsetjenesten
4. Merknad: Det foreligger forbedringspotensiale for helseovervåking av elevene.

Oslo 15.10. 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i perioden 27.03.03 – 26.08.03. Revisjonen inngår som en del av Helsetilsynet i Akershus planlagte tilsyns -virksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• Virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjonene innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten mener det er et forbedringspotensial.

Enebakk kommune har ca 9000 innbyggere. Kommunen har en yngre befolkning enn landet og snittet for øvrig i Akershus. Kommunen har delt inn helsestasjons – og skolehelsetjenesten i 3 distrikter: Flateby, Ytre Enebakk og Kirkebygden. Det er stort sett det samme helsepersonell som arbeider ved helsestasjonen og som følger opp på skolene. Elevene er fordelt på 4 barneskoler hvor 2 av skolene er 2-delt. I tillegg er det 2 ungdomsskoler. Kommunen har ikke videregående skole, slik at elevene søker til skoler i nabokommunene.

Helsestasjonsvirksomheten og skolehelsetjenesten har totalt 3 helsesøsterstillinger inkludert stilling som ledende helsesøster, 1 stilling besatt med psykiatrisk sykepleier og 50 % jordmorstilling. Fra skoleårets start høsten 2003 er alle helsesøsterstillinger besatt. Helsesøstrene og psykiatrisk sykepleier har kontortid ved skolene 1-2 ganger i uken, bortsett fra ved den ene ungdomsskolen, hvor det ikke er tilgjengelige lokaler. Denne benytter helsestasjonen 500 meter unna. I tillegg er det helsestasjon for ungdom med åpningstid en gang i uken. Kommunen har inngått avtale med fastlegene og har til disposisjon ca 40% stilling pr. uke til forebyggende og helsefremmende arbeid ved helsestasjonen og i skolehelsetjenesten. I tillegg benyttes turnuskandidat til noen oppgaver. Skolehelsetjenesten ved ungdomsskolene er frem til 01.10. 03 lite tilgjengelig for oppgaver som stiller krav til medisinsk kompetanse. Skolelege tiltrer fra 01.10.03. Det gis mulighet til å benytte legen ved Flateby helsestasjon i medisinske spørsmål, men dette tilbudet er svært begrenset.

Legene deltar ikke i miljøarbeidet på skolen, tverrfaglig samarbeid eller undervisning på grunn av begrenset kapasitet. For øvrig mangler det faste samarbeidsrutiner med fastlegen.

Helsestasjons –og skolehelsetjenesten har faste samarbeidsmøter med BUP. Kommunelegen henviser elever til barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikk, men dette er det ikke skriftlige rutiner for. Det er ikke etablert fast samarbeid med spesialisthelsetjenesten for øvrig.

Kommunen har vedtatt en tverrfaglig handlingsplan som skal fokusere på forebyggende arbeid for barn og unge og sette i gang konkrete tiltak for den/de det gjelder. Bl.a. er det etablert et "tverrfaglig forum" som har faste månedlige møter i hver krets. Forumet er sammensatt av medarbeidere fra helsesøstertjenesten, barneverntjenesten og pedagogisk – psykologisk tjeneste (PPT). Foreldre og fagpersonell kan henvende seg direkte til koordinator og saker kan drøftes anonymt. Videre har kommunen under utarbeidelse gruppe for barn av psykisk syke foreldre og problematikken omkring samlivsbrudd for barn og foreldre er satt på dagsorden. Det er etablert faste tverrfaglige møter på skolene når det gjelder enkeltelever, men ikke ved generelle spørsmål, som bl.a. skal fremme godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø for elevene. Kommunen er med i prosjektet "Helseprofil for barn og unge" i Akershus, som kan gi gode indikatorer på hvordan en skal planlegge tjenestene i fremtiden.

De ansatte som ble intervjuet, hadde godt kjennskap til regelverk og faglige retningslinjer for tjenesten og benytter veilederen for helsestasjons – og skolehelsetjenesten i arbeidet, men det er ikke utarbeidet en fullstendig internkontroll. Kommunen legger vekt på kompetanse - oppbygging for sine ansatte men mangler en konkret plan samt midler til å dekke de ansattes behov for opplæring.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Deler av plan for skolehelsetjenesten samt oversikt over helsestasjonstilbudet
• Deler av organisasjonskart for helsetjenesten/skolehelsetjenesten
• Oversikt over alle grunnskoler
• Årsrapport for helsetjenesten
• Oversikt over ansvar og arbeidsområde for ansatte i helsestasjons – og skolehelsetjenesten
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten
• Et utvalg av prosedyrer, rutiner og instrukser
• Oversikt over tiltak for utsatte grupper, "tverrfaglig forum".

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Akershus 27.03.03 og anmoding om dokumentasjon
• Telefonsamtale med helse- og sosialsjef og ledende helsesøster om utsettelse av tilsynet til 26. 08.03.
• Brev fra Enebakk kommunene registrert 04.08.03 med vedlegg
• Brev fra Helsetilsynet i Akershus 11.08.03 med konkret program for dagen
• Telefonkontakt for avklaring av tid og sted for møte og intervjuer.

Systemrevisjon omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27. mars 2003

Åpningsmøte ble avholdt 26. august 2003

Intervjuet 6 personer ved tilsynet.

Sluttmøte ble holdt 26 august 2003.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

Journalgjennomgang:

• 3 journaler fra elevenes skolestart ved Kirkebygden barneskole og 3 journaler fra Enebakk ungdomsskole
• 3 journaler fra helseundersøkelse ved elevenes skolestart ved Flateby barneskole og
• 3 journaler fra Mjær ungdomsskole
• Referat fra ansvarsgruppemøte fra 3 journaler ved Flateby barneskole og 3 fra Enebakk ungdomsskole
• Helseskjema som benyttes til elever i 3. 5. og 8. klasse.

Følgende verifikasjoner ble ikke fremlagt:

• Opplæringsplan for de ansatte i skolehelsetjenesten
• Prosedyre for hvordan de informerer helsestasjon for ungdom og de videregående skolene om de elevene som trenger videre oppfølging
• Dokumentasjon på etablerte samarbeidsstrukturer ved Ytre Enebakk skole

Område 1: Oppbygging av internkontrollen etter helselovgivningen

Avvik 1

Skolehelsetjenesten har ikke tilfredsstillende internkontroll

Avvik fra lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30.mars 1984 § 3, forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten av 20.12. 2002 og forskrift om kommunens helsefremmende og forbyggende arbeid i helsestasjons–og skolehelsetj. av 03.04.03 § 4-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Arbeidet med internkontrollen er generelt sett kommet svært kort
• Det mangler stillingsbeskrivelse for helsesøstre, psykiatrisk sykepleier og skolelegene
• Det mangler opplæringsplan
• Det mangler skriftlige rutiner for fastlegenes samarbeid med skolehelsetjenesten
• Det mangler skriftlige rutiner på hvordan skolehelsetjenesten gjennomfører målrettede helseundersøkelser

Det mangler system som sikrer at alle barn som henvises til barne – og ungdomspsykiatrisk poliklinikk, er undersøkt og vurdert av lege

• Det mangler system for avvikshåndtering.

Område 2: Legetjenesten i skolehelsetjenesten

Det ble ikke påvist avvik på dette området

Det ble gjort 1 merknad : Legene har begrenset kapasitet i skolehelsetjenesten

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Elevene på ungdomsskolen har ikke tilgjengelig skolelege før 1. oktober 2003
• Skolelegen deltar ikke i skolens tverretatlige fora med unntak av møter i ansvarsgrupper for den enkelte elev
• Skolelegen bidrar ikke for å påvirke det fysiske, psykiske og sosiale miljøet på skolen og gir ikke tilbud om bistand til undervisning.

Område 4: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke påvist avvik på dette området

Det ble gjort 1 merknad: Skolehelsetjenesten har ikke etablert fast tverretatlig samarbeid med den enkelte skole og med spesialisthelsetjenesten

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har etablert fast tverrfaglig forum i kommunen, som i rimelig grad ivaretar både samhandling generelt og i enkeltsaker, men de har ikke faste tverrfaglige møter på den enkelte skole
• Skolehelsetjenesten har ikke faste samarbeidsrutiner med spesialisthelsetjenesten.

Område 5: Helseovervåking av elevene

Det ble ikke påvist avvik på dette området

Det ble gjort 1 merknad : Det foreligger forbedringspotensiale for helseovervåking av elevene

Merknaden er basert på følgende observasjoner

• Skolehelsetjenesten skaffer seg oversikt over elevenes helseproblemer på ulike måter, bl.a. gjennom årsrapporter, systematisk tverrfaglig arbeid og helseprofil. Dette området kan først gi fullstendig oversikt når de andre områdene (1-4) blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Akershus deltok:

• Ass. fylkeslege Ketil Kongelstad
• Seniorrådgiver/jurist Sigmund Eliassen
• Forebyggingsrådgiver/revisjonsleder Jorunn Hunderi

Observatør fra Statens helsetilsyn

• jurist/1.konsulent Kathrine Tonstad.