INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler
• kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen
• tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble påpekt to avvik under tilsynet:

• Avvik 1
  Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.
• Avvik 2
  Det er ikke fullverdig skolehelsetjeneste ved alle bydelens grunnskoler.

Dato: 17. oktober 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i bydel Sogn tirsdag 9. september 2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus (tidl. Helsetilsynet i Oslo) gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i bydel Sogn er organisatorisk plassert i Avdeling for sosial, oppvekst og miljø, Seksjon for Helsestasjon/skolehelsetjeneste. Denne seksjonen er igjen inndelt i følgende enheter: Skolehelsetjeneste, helsetjeneste i videregående skole, helsestasjon og svangerskapsomsorg.

Det er fem grunnskoler; Korsvoll skole (1-7 klasse), Kringsjå skole (1-7 klasse), Maridalen skole (1-7 klasse), Tåsen skole (1-7 klasse), Nordberg ungdomsskole (8-10 klasse). Det er ca. 1525 elever på barnetrinnet og ca. 450 elever på ungdomstrinnet. Bydelen har en videregående skole. Sogn videregående skole har ca 1500 elever. Bydelen har ikke helsestasjon for ungdom. I tillegg til helsesøstere og skolelege, har skolehelsetjenesten i bydelen ansatt fysioterapeut, familieterapeut, klinisk sosionom og jordmor.

Bydel Sogn har ca. 16.500 innbyggere. Befolkningen har generelt høy utdanning og god økonomi. Den videregående skolen har elever fra hele Oslo og har en yrkesrettet fagkrets, samt kurs for minoritetsspråklige, særskilt tilrettelagt opplæring og APO-skole.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over skolene i bydel Sogn med oversikt over tjenestene og ansatte i skolehelsetjenesten
• Plan for skolehelsetjenesten i barne- og ungdomsskolen (Søknad om utvidet helsetjeneste ved Sogn videregående skole og brosjyre om tjenesten
• Utdrag av årsmelding for bydel Sogn 2002
• Innholdsfortegnelse for internkontroll
• Organisering for seksjon Helsestasjon- og skolehelsetjeneste
• Arbeidsprosedyrer for helsetjenesten i barne- og ungdomsskolen
• Stillingsbeskrivelse for overhelsesøster
• Stillingsbeskrivelse for lege –medisinsk ansvarlig for helsestasjon og skolehelsetjenesten

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. juli 2003

Åpningsmøte ble avholdt 9. september 2003

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Perm for internkontroll

Sluttmøte ble avholdt 9. september 2003

Område 1: Alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen

Avvik 1

Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 første ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke oppdatert plan for skolehelsetjenesten
• Det er ikke utarbeidet plan for etablering av internkontroll
• Ikke alle ansatte er kjent med internkontrollen
• Det foreligger ikke rutiner for avvikshåndtering
• Det mangler systematiske tiltak som sikrer at virksomheten holdes oppdatert i samsvar med myndighetskravene

Område 3: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Avvik 2

Det er ikke fullverdig skolehelsetjeneste ved alle bydelens grunnskoler.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift av 3. april 2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten § 2-3

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Knappe helsesøsterressurser i skolehelsetjenesten, spesielt ved Nordberg ungdomsskole, gir ikke mulighet for oppfølging og helseveiledning av elever individuelt og i grupper
• Knapp skolelegedekning gjør at behovet for medisinsk faglig kompetanse i skolehelsetjenesten ikke innfris

Område 4: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5: Skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Rådgiver Ingvild Aubert, revisjonsleder
• Rådgiver Kirsti E. Riddervold, revisor
• Ass. fylkeslege Geir Stangeland, revisor
• Rådgiver Ylva Risberg, observatør