INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler
• kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen
• tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble påpekt et avvik og gitt en merknad under tilsynet:

• Avvik 1
  Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.
• Merknad 1
  Skolehelsetjenesten mangler skolelegeressurser. Dette medfører liten mulighet for kontinuitet, faglighet, oppfølging og samarbeid.

Dato: 4. desember 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i bydel Ullern tirsdag 21. oktober 2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus (tidl. Helsetilsynet i Oslo) gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skolehelsetjenesten i bydel Ullern er organisatorisk plassert i Helse- og miljøavdelingen, Seksjon for Helsestasjon/skolehelsetjeneste.

Det er ni grunnskoler; Bestum skole (1-7 klasse), Lilleaker skole (1-7 klasse), Lysejordet skole (1-7 klasse), Skøyen skole (1-7 klasse), Smestad skole (1-7 klasse), Montesoriskolen Lyse (1-7 klasse, privat), Bjørnesletta skole (8-10 klasse), Øraker skole (8-10 klasse) og Sollerudstranda skole (8-10 klasse, spesialskole). Det er ca. 2370 elever på barnetrinnet og ca. 550 elever på ungdomstrinnet. Bydelen har en videregående skole. Ullern videregående skole har ca 190 elever. Bydelen har helsestasjon for ungdom. I tillegg til helsesøstere og skolelege, har skolehelsetjenesten i bydelen fysioterapeut i full stilling.

Bydel Ullern har ca. 26.600 innbyggere.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over skolene i bydel Ullern, samt oversikt over skolehelsetjenestens ansatte i ved skolene
• Plan for helsestasjon og skolehelsetjeneste 2000-2003 i Ullern bydel
• Årsplan for 2002
• Årsmelding 2002 for helsetjenesten
• Skjema for statistikk og rapportering
• Organisasjonskart for helsetjenesten/skolehelsetjenesten
• Skjema: Orientering om skolehelsetjenesten, helseopplysninger fra hjemmet 1. kl og 8. kl, innkallings/orienteringsskjema 3. klasse

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. juli 2003

Åpningsmøte ble avholdt 21. oktober 2003

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• HMS-perm

Følgende dokumentasjon ble mottatt under tilsynet:

• Innholdsfortegnelse fra internkontroll fra bydel Søndre Nordstrand, udatert
• Stillingsbeskrivelse for fysioterapeut, seksjonsleder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten og helsesøster, udatert
• "Når noen dør…- Hva kan skolen gjøre for å hjelpe i krisesituasjoner", udatert
• Serviceerklæring Ullern skolehelsetjeneste, udatert
• Sjekkliste for introduksjon av nyansatte, udatert

Sluttmøte ble avholdt 21. oktober 2003

Område 1: Alminnelige krav, herunder om det er skolehelsetjeneste ved alle skoler

Det ble ikke funnet avvik, men påpekt merknader på dette området.

Merknad 1

Skolehelsetjenesten mangler skolelegeressurser. Dette medfører liten mulighet for kontinuitet, faglighet, oppfølging og samarbeid.

Kommentar til merknaden: Den enkelte skole i bydelen har to timer skolelege pr måned.

Område 2: Kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenestens arbeid med internkontrollen

Avvik 1

Det er ikke etablert internkontroll for skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 første ledd

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det foreligger ikke beskrivelse av virksomhetens mål for 2003 eller mål for forbedringsarbeid
• Det er ikke sikret tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten
• Det er ikke sikret at virksomheten har sørget for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap om virksomhetens internkontroll.
• Det gjøres ikke i systematisk bruk av tjenestemottakernes erfaringer til forbedring av virksomheten.
• Det foreligger ikke system for å skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.
• Det foreligger ikke system for å utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere eller forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke og forebygge overtredelse av helselovgivningen.
• Det finnes ikke system for å foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen og som bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten.

Område 3: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5: Skolehelsetjenestens overvåkning av helseproblemer og risikofaktorer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Rådgiver Ingvild Aubert, revisjonsleder
• Rådgiver Kirsti E. Riddervold, revisor
• Ass. fylkeslege Geir Stangeland, revisor