INNHALD

Denne rapporten omtalar eventuelle påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Planlegging og samordning av planverk
• Internkontrollsystem og beredskapsplan
• Risiko– og sårbarheinsanalyse
• Nødvendige prosedyrer.

Når befolkningsgrunnlaget blir endra vesentlig, må kommunen planlegge for korleis han i eit slikt tilfelle skal yte nødvendig helsehjelp. Helsetilsynet i Vest-Agder fann ved revisjonen at kommunen er godt i gang med beredskapsarbeidet sitt. Beredskapsarbeidet er integrert i kommunen sitt øvrige planarbeid. Det blei ikke funne grunnlag for avvik ved revisjonen, men kommunen blir gitt ein merknad, fordi planverket enn ikke er fastsett av kommunestyret.

Dato: 22.12.203

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 01.10.2003 –22.12.2003 . Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Vest-Agder i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylle krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

• For tida er det 1600 hytter i kommunen. Talet på hytter er planlagt å skulle auke.
• Befolkningsgrunnlaget som normalt er 910 innbyggjarar, vil derfor bli vesentlig endra, spesielt i skisesongen.
• Det kjem fram bekymring for manglende mobiltelefondekning i kommunen når NMT nettverket blir tekke ned 01.01.2005.
• De er flere område i kommunen der helseradioen ikke dekker.
• Den private avtalen vedr. ambulanse i kommunen er sagt opp med verknad frå 01.06.2004.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Årsmelding 2002
• Utkast til temadel i kommuneplanen
• Organisasjonskart helse og sosial
• Kvalitetshandbok for helse og sosial, innhauldsoversikt nivå 2 (helse og omsorg) og 3 (omsorg, legekontor og smittevern)
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, del A, B, C og D
• Risiko- og sårbarheinsanalyse
• Prosedyre for organisering av legevaktssamarbeid med KKL
• Samarbeidsavtale om interkommunal legevakt
• Prosedyre for svartjeneste for telefonur på legekontoret
• Overordna analyse Bortelid – Ljosland
• Korrespondanse vedr. ambulansetenesta.

• Varsel om tilsyn 01.10.2003
• Tilsendt dokumentasjon frå Åseral 24.10.2002
• Elektronisk oversending av program for dagen 10.11.2003
• Oversending av førepels rapport frå tilsynet 09.12.2003
• Telefon frå kommunelegen med kommentar til førebels rapport 19.12.2003
• Oversending av endeleg rapport.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei send ut 01.10.2003

Formøte blei ikkje halde.

Opningsmøte blei halde 18.11.2003.

Intervju: 4 personar blei intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Kvalitetshandboka, nivå 1, 2 og 3
• Unido rapport.

Sluttmøte blei halde 18.11.2003.

Område 1: Planleggjing og samordning av planverk

Lov om heltsetenesta i kommunene § 1-4 stiller krav om at "kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne". I § 2-1 står det at "enhver har rett til nødvendig helsehjelp i den kommune der han eller hun bor eller midlertidig oppholder seg". Når befolkningsgrunnlaget blir endra vesentleg, må kommunen planleggje for korleis han i eit slikt tilfelle skal yte nødvendig helsehjelp.

At beredskapsplanen skal samordnast med kommunen sine øvrige beredskapsplanar, er det stilt krav om både i § 6 i beredskapsforskriften og i lov om helsetenesta i kommunene § 1-5.

Følgjande observasjonar framkom:

• Det ligg føre kommuneplan, som for tida er under revisjon etter rulleringsplan.
• I kommuneplanen er det eit eige kapittel på helse- og sosialområdet og eit om beredskap og tryggleik.
• Under intervjua framkom at det var god samhandling og samarbeid i planprosessen.
• Forpliktinga til å yte alle former for nødvendig helsehjelp til personar som mellomdels oppheld seg i kommunen var godt kjent i organisasjonen.

Vi finn ikkje grunnlag for avvik eller merknad på dette punktet.

Område 2: Internkontrollsystem og beredskapsplan

Tilsynsloven § 3 stiller krav om at" enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter".

Etter §1-5 i kommunehelsetenesteloven pliktar kommunen " å utarbeide en beredskapsplan for sin helsetjeneste i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap" for å sikre verksemda ved ekstraordinære situasjonar.

Merknad 1

• Beredskapsplanen er ikkje ferdigstilt innan tidsfristen, men det ligg føre eit utkast.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det ligg føre utkast til plan for helsemessig og sosial beredskap.
• Planen er behandla av eit interkommunalt rådmannsmøte, men ikkje godkjent.
• Planen er utarbeidd i interkommunalt samarbeid og med liten grad av lokal involvering.
• Kommunelegen har vore pådrivar i det interkommunale samarbeidet.
• Kommunen har utarbeidd internkontrollsystem for helsetenesta.

Område 3: Risiko og sårbarheitsanalyse

Beredskapsforskriftens § 3 lyder at "Virksomheten skal gjennom risiko- og sårbarhetsanalyser skaffe oversikt over hendelser som kan føre til ekstraordinære belastninger for virksomheten."

Vi finn ikkje grunnlag for avvik eller merknad på dette punktet.

Følgjande observasjonar framkom:

• Det er i interkommunalt samarbeid utarbeidd risiko- og sårbarheitsanalyse for helse- og sosialtenestene.
• I analysearbeidet framkom det sårbarheitsområde med omsyn til ambulansetransport og mobiltelefondekning, – tenester kommunen ikkje sjølv er ansvarleg for.
• ROS –analysen er også laga i interkommunalt samarbeid med liten grad av involvering av dei tilsette i kommunen.

Område 4: Nødvendige prosedyrar

Internkontrollforskriften stiller i § 4 g) krav om at ein skal utvikle, iverksetje, kontrollere, evaluere og forbetre nødvendige prosedyrar, instruksar, rutinar eller andre tiltak for å avdekkje, rette opp og førebyggje brott på sosial- og helselovgivinga. Hensikta med revisjonen er å avdekkje om kommunen har ivareteke dette for å sikre nødvendig helsehjelp når befolkningsgrunnlaget blir vesentleg endra.

Vi finn ikkje grunnlag for avvik eller merknad på dette punkt.

Følgjande observasjonar framkom:

• Det er iverksett auka legevaktsberedskap i periodar med auka befolkningsgrunnlag. Dette er gjort på grunnlag av erfaring.
• Ved intervju og referat frå møte kom det fram at kommunen systematisk arbeider for å iverksetje nødvendige tiltak for å sikre eiga utøving.
• Ved intervju framkom det bekymring over ambulansekapasiteten ved auka befolkningsgrunnlag i kommunen. Kommunen er i dialog med helseforetaket vedrørande denne problemstillinga.
• Bekymring for mobiltelefondekninga i kommunen blei det også gitt uttrykk for ved intervjua. Også her har kommunen teke initiativ.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som blei intervjua.

Frå Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:
Ltcherath Viggo, ass.fylkeslege

Gotteberg Eli, underdirektør

Andreassen Sissel, rådgivar