INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppbygging av internkontrollen etter helselovgivningen
• Legetjenesten i skolehelsetjenesten
• Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever
• Tiltak for utsatte grupper
• Helseovervåking av elevene

Revisjonsteamet har det generelle inntrykk at kommunen søker å legge til rette for at barn og unge skal ha et bra tilbud i skolehelsetjenesten. Kommunen har et ISO sertifisert kvalitetssystem der viktige samarbeidsprosedyrer i kvalitetssystemet brukes i det tverrfaglige arbeidet. Det er imidlertid uklart hvordan skolehelsetjenesten skaffer seg tilgang til medisinsk kompetanse når det er nødvendig. Lege er tilknyttet skolehelsetjenesten med bare 2t/uke og det er ikke etablert fast samarbeid med fastlegene. For øvrig er enkelte av lokalene skolehelse- tjenesten disponerer lite hensiktsmessige i forhold til oppgavene. Skolehelsetjenesten har 3 helsesøsterstillinger og har tilknyttet psykiatrisk sykepleier når det gjelder barn og ungdom med psykososiale problemer. Fysioterapeut er tilknyttet skolehelsetjenesten 5 t/uke. Kommunen har etablert ulike fora for tverrfaglig samarbeid, som skal fokusere på forebyggende arbeid for barn og unge. Bl.a. er det etablert et tverrfaglig nettverk i hver skolekrets, som har faste månedlige møter i hver krets, hvor foreldre, barn og ungdom og fagpersoner kan ta kontakt med forumet. Det er derimot ikke etablert et tverrfaglig samarbeid ved den enkelte skole og med deler av spesialisthelsetjenesten. Kommunen deltar i undersøkelsen "Helseprofil for barn og ungdom i Akershus", noe som bidrar til å få en oversikt over helsetilstanden til elevene, i tillegg til at det lages statistikker og rapporter til kommunens årsberetning.

Personellet er kjent med lovkrav og faglige retningslinjer, de følger veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten og har opplæringsplan for de ansatte.

Ved tilsynet ble det avdekket 1 avvik fra myndighetskravene og gitt 2 merknader. Dette er detaljert omtalt i kapittel 5 og gjelder:

• 1. Avvik: Skolehelsetjenesten mangler et system som sikrer at alle elever som har behov for medisinsk kompetanse i det forebyggende og helsefremmende arbeid får det.
• 1. Merknad: Enkelte av lokalene skolehelsetjenesten disponerer er lite hensiktsmessige i forhold til de oppgavene som skal utføres.
• 2. Merknad: Skolehelsetjenesten har i begrenset grad etablert fast tverretatlig samarbeid på den enkelte skole og mangler samarbeidsrutiner for deler av spesialisthelsetjenesten.

Oslo 15.desember 2003

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved skolehelsetjenesten i Sørum kommune i perioden 01. 09. – 28. 10. 03. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sørum kommune har ca 12.600 innbyggere. Kommunen har delt inn helsestasjons – og skolehelsetjenesten i 2 distrikter: Frogner og Sørumsand. Elevene er fordelt på 6 barneskoler, 2 ungdomsskoler og videregående skole med yrkesrettede fag. Elever som ønsker å gå på videregående almenfag, søker til skoler i nabokommunene. I tillegg har kommunen en interkommunal spesialskole med 53 elever.

Skolehelsetjenesten har totalt 3 helsesøsterstillinger. I tillegg har kommunen ansatt en psykiatrisk sykepleier/helsesøster som koordinerer arbeidet med å tilrettelegge tiltak for barn og unge med psykososiale problemer. Skolehelsetjenesten har også tilknyttet en fysioterpeut

5 t/uke. Oppgavene til fysioterapeuten er viktig ved integrering av barn med ulike funksjons -hemninger i skolen, forebyggende virksomhet rettet mot bl.a. ergonomiske forhold i elevenes skolehverdag og målrettede undersøkelser av belastningslidelser og muskelplager. Lege /helsesøster henviser elever til instituttet hvor denne har sin private virksomhet. Fysioterapeuten samarbeider ved behov med fastlegen om oppfølging av enkelte elever. Helsesøstrene har kontortid ved skolene 1-2 ganger i uken, bortsett fra ved barneskolen i Frogner distrikt der elevene må benytte helsestasjonens lokaler. Elevene må krysse veien for å komme til helsestasjonen og helsesøster må hente de minste barna. Videre samarbeider den ene barneskolen på Sørumsand med spesialskolen som ligger like ved, og de har vekselsvis kontortid annenhver uke. Lokalene på flere andre skoler er lite tilgjengelige da lokalet deles med andre yrkesgrupper på skolen. For øvrig har kommunen tilbud om helsestasjon for ungdom med åpningstid en gang i uken. Kommunen har redusert skolelegetjenesten og skolelegen har nå 2t/ uke. Legeressursene blir benyttet til basisundersøkelsen før skolestart og til å være konsulent for de andre yrkesgruppene i medisinske spørsmål. Skolelegen har ikke kapasitet til å imøtekomme alle forespørsler og skolehelsetjenesten må henvise til fastlegen. Legene deltar ikke i miljøarbeidet på skolen, tverrfaglig samarbeid eller undervisning på grunn av begrensede ressurser. Kommunelege 1 arbeider for øvrig ved helsestasjon for ungdom og er med i faggruppe for å ivareta ungdom med spiseforstyrrelser. Kommunelegen og legene ved helsestasjonene kan i noen grad kontaktes i medisinske spørsmål. Kommunen arbeider med å inngå avtale med fastlegene for å få til gode samarbeidsrutiner, bl.a. deltar helsesjefen i samordningsutvalget, og det drøftes i legerådet hvordan rutinene skal tilrettelegges.

Helsestasjons – og skolehelsetjenesten har faste samarbeidsmøter med BUP, men det er ikke etablert fast samarbeid med spesialisthelsetjenesten for øvrig. Kommunens har etablert ulike fora for tverrfaglig samarbeid. Bl.a. er det opprettet nettverkslag for barn og ungdom i Frogner, Sørum, Haugtun og Fjuk samt Sørum og Vesterskaun. Nettverkslaget er et rådgivende, forebyggende, opplysende organ og er et gratis og uforpliktende tilbud for fagpersoner, barn, ungdom og foreldre, der de kan få råd og veiledning og drøfte problemer. Fagpersoner fra ulike etater, skole, helse, barnevern, kultur er tilknyttet dette. Videre har kommunen tverrfaglige samarbeidsprosjekter for barn av psykisk syke foreldre og barn/ungdom med spiseforstyrrelser. Det er etablert faste tverrfaglige møter på skolene når det gjelder enkeltelever, men ikke ved generelle spørsmål, som bl.a. skal fremme godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø for elevene. Kommunen er med i prosjektet "Helseprofil for barn og unge i Akershus", som kan gi gode indikatorer på hvordan en skal planlegge tjenestene i fremtiden.

Kommunen har et ISO - sertifisert kvalitetssystem. Videre er vedtatte samarbeidsprosedyrer i kvalitetssystemet viktige arenaer i det tverrfaglige arbeidet. De ansatte som ble intervjuet, hadde godt kjennskap til regelverk og faglige retningslinjer for tjenesten og benytter veilederen for helsestasjons – og skolehelsetjenesten i arbeidet. Kommunen legger vekt på kompetanseoppbygging for sine ansatte.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Oversikt over seksjonens kvalitetsprosedyrer

• Plan for skolehelsetjenesten
• Organisasjonskart for helsetjenesten/skolehelsetjenesten
• Oversikt over alle grunnskoler og videregående skole
• Kommunens årsrapport for 2002 og rapport for 1. Tertial i 2003
• Oversikt over ansatte i skolehelsetjenesten, samt deres ansvar og arbeidsområde
• Seksjonens kompetanseplan
• Et utvalg av prosedyrer og rutiner
• Oversikt over tiltak for utsatte grupper, "gruppe for spiseforstyrrelser og barn til foreldre som er psykisk syke"
• Informasjonsbeskrivelse av nettverkslaget for barn og ungdom.

• Varsel om tilsyn fra Helsetilsynet i Akershus 01.09.03 og anmoding om dokumentasjon
• Brev fra Sørum kommunene mottatt 03.10.03 med vedlegg
• Brev fra Helsetilsynet i Oslo og Akershus 13.10.03 med konkret program for dagen
• Telefonkontakt for avklaring av tid og sted for møte og intervjuer.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01. 09. 2003

Åpningsmøte ble avholdt 28. oktober 2003

Intervjuet 8 personer

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Interkontrollens avvikhåndteringssystem
• Henvisningsskjema til fastlegene
• 3 journaler fra elevenes skolestart ved Sørumsand barneskole og 3 journaler fra Bingsfoss ungdomsskole
• Informasjonsskriv om helseveiledning

Referat fra siste ansvarsgruppemøte på Sørumsand barneskole og Bingsfoss ungdomsskole

• Helseskjema som benyttes til elever i 5. klasse og i videregående skole

Sluttmøte ble avholdt 28. oktober 2003.

Område 1: Oppbygging av internkontrollen etter helselovgivningen

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Legetjenesten i skolehelsetjenesten

Avvik 1
Skolehelsetjenesten mangler system som sikrer at alle elever som har behov for medisinsk kompetanse i det forebyggende og helsefremmende arbeid får det

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forskrift om kommunens helsefremmende og forbyggende arbeid i helsestasjons - og skolehelsetjenesten av 03. 04. 03 § 2-3, jfr. § 4-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er uklarhet omkring oppgaver og ansvar til skolelegen
• Skolelegen har begrenset kapasitet i skolehelsetjenesten slik at elever må henvises til fastlegen
• Det mangler rutiner for fastlegenes samarbeid med skolehelsetjenesten
• Skolelegen deltar ikke i skolens tverretatlige fora med unntak av møter i ansvarsgrupper for den enkelte elev
• Skolelegen bidrar ikke for å påvirke det fysiske, psykiske og sosiale miljøet på skolen og gir ikke tilbud om bistand til undervisning.

Område 3: Tiltak for undersøkelse og veiledning av elever

Det ble ikke funnet avvik på dette området

Det ble gjort 1 merknad: Enkelte av lokalene skolehelsetjenesten disponerer er lite hensiktsmessige i forhold til de oppgaver som skal utføres

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Lokalene har varierende standard
• Ved barneskolen på Frogner må helsesøster hjelpe de yngste elevene å krysse veien for å komme til helsestasjonens lokaler
• I enkelte av lokalene har skolehelsetjenesten avgrenset disponeringstid, noe som kan redusere tilgjengeligheten for elevene
• I enkelte av kontorene er det vanskelig å utføre hørseltester
• Flere kontorer er lite egnet til å ivareta taushetspliktbestemmelsene.

Område 4: Tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik på dette området

Det ble gjort 1 merknad: Skolehelsetjenesten har i begrenset grad etablert fast tverretatlig samarbeid på den enkelte skole og mangler samarbeidsrutiner for deler av spesialisthelsetjenesten

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har etablert ulike fora for tverrfaglig samarbeid, bl.a. i form av 4 skolekretser, som i rimelig grad ivaretar både samhandling generelt, men de har ikke faste tverrfaglige møter på den enkelte skole
• Skolehelsetjenesten har samarbeidsrutiner med barne –og ungdomspsykiatrisk avdeling i spesialisthelsetjenesten, men mangler faste rutiner i forhold til barneavdelingen – og habiliterings tjenesten.

Område 5: Helseovervåking av elevene

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Akershus deltok:

• Seniorrådgiver/lege/revisor Håkon Toft
• Folkehelserådgiver/revisjonsleder Jorunn Hunderi.