INNHOLD

1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere på revisjonsbesøket

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Sammendrag

Fylkeslegen har merket seg at Agdenes kommune har startet iverksetting av tiltak for å utbedre skoler og barnehager i henhold til forskriftens krav.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

Kommunene er kjent med regelverket som gjelder godkjenninger og tilsyn av barnehager og skoler i forhold til forskriften om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Kravet om internkontroll etter forskriftens § 4, synes å ha fått gjennomslag bare i deler av organisasjonen.

Kommunestyret har ikke delegert godkjenning og tilsyn til underliggende ledd. Det er en oppfatning i kommunene om at kommunelege/helsesøster har et tilsynsansvar, men dette er ikke formalisert eller beskrevet på annen måte.

Det er stor usikkerhet om hvorvidt kommunen selv har tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre godkjenninger og tilsyn. Kommunen har ingen rutiner for å etterspørre slik kompetanse fra andre steder.

Ingen skoler eller barnehager er godkjent, og det er ikke tatt stilling til kriterier for dispensasjon eller godkjenning på vilkår.

Fylkeslegen fant følgende avvik og merknader:

Avvik:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i barnehager og skoler, eller laget en plan for dette arbeidet
• Agdenes kommune har ikke innen 31.12.98 gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler
• Det er ikke tatt stilling til hvem som skal føre tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte faglig kompetanse ved godkjenning og tilsyn.

Merknad:

• I organisasjonen var det uklarheter vedr. internkontroll i forhold til helse, miljø og sikkerhet og internkontroll i forhold til faglig forsvarlig virksomhet.

Dato: 21.06.99

1. Innledning

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller de krav myndighetene setter. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

3. Dokumentunderlag

• Lovgrunnlaget:
  Forvaltningsloven
  Lov om Statlig tilsyn
  Lov om helsetjeneste i kommunene
  Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Annen dokumentasjon:
  Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Statens helsetilsyn veiledningsserie 3-98
• Korrespondanse mellom fylkeslegen og Agdenes kommune:
  Brev av 23.03.99 med varsel om tilsyn
  Brev av 19.05.99 med program for tilsynet
  Dokumenter mottatt 20.04.99 fra Agdenes kommune, inneholdende:
  - Årsrapport 1998
  - Kopi av søknader om godkjenning fra skoler og barnehager
  - Delegasjonsreglement for Agdenes kommune - generelle bestemmelser
• Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
  Plan for grunnopplæring i arbeidsmiljø
  Innholdsfortegnelse fra håndbok for barnehager - internkontroll innen helse, miljø og sikkerhet
  Administrativt delegasjonsreglement - generelle bestemmelser
  Prinsippskisse for rapportteringslinjer i HMS-arbeidet

4. Gjennomføring

Åpningsmøte ble avholdt: 25.05.99

Sluttmøte ble avholdt: 25.05.99

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Fylkeslegen valgte ikke å besøke noen skoler eller barnehager, men forholde oss til tilsendt dokumentasjon, samt at vi fikk noe dokumentasjon i løpet av tilsynet. Disse dokumentene ble sammenholdt med opplysninger som fremkom i intervjuene.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i barnehager og skoler, eller laget en plan for dette arbeidet.
• Agdenes kommune har ikke innen 31.12.98 gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler
• Det er ikke delegert ansvar og myndighet i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.
• Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte faglig kompetanse ved godkjenning og tilsyn
• I organisasjonen var det uklarheter vedr. internkontroll i forhold til helse, miljø og sikkerhet og internkontroll i forhold til faglig forsvarlig virksomhet.

5. Reviderte områder og funn

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

AVVIK

Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i barnehager og skoler, eller laget en plan for dette arbeidet.

Lov om statlig tilsyn § 3, som lyder: " Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift".

Forskrift for miljørettet helsevern § 4, som lyder "Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller i medhold av denne forskrift overholdes, og skal rette seg etter de pålegg som kommunestyret til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem."

• Kartlegging og oversikt over krav i regelverket mangler
• Det er mangelfull oversikt over hvor en finner regelverk som angår området miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Målsetting og oppgaver er ikke definert
• Organiseringen av arbeidet er ikke klar
• Det foreligger ikke en plan for å sikre tilstrekkelig kompetanse
• Det foreligger ikke en plan for interne tilsyn.

Agdenes kommune har ikke innen 31.12.98 gjennomført godkjenninger av barnehager og skoler, og det foreligger ikke en plan for når innkomne godkjenningsøknader skal behandles

Forskrift for miljørettet helsevern i skoler og barnehager § 6 1. og 6. ledd

Forvaltningsloven § 11a, som lyder: "Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saker uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før henvendelsen kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan utelates når det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom henvendelsen ikke kan besvares innen en måned etter at det er mottatt."

• Ingen skoler eller barnehager er godkjent
• Søknad om godkjenning var innkommet fra alle enhetene innen 04.12.98
• Det er satt igang en del nødvendig rehabilitering av enhetene med tanke på at vilkårene for godkjenning skal kunne oppfylles, men kommunen har ikke tatt stilling til om hvorvidt enhetene kan få dispensasjon fra reglene eller om de evt. kan godkjennes på vilkår.

Avvik 3

Det er ikke delegert ansvar og myndighet i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Forskriftens § 25, som lyder: "Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskriftene overholdes"

Lov om statlig tilsyn § 3, jfr. avvik 1.

• Flere mener å ha et ansvar i forhold til tilsynsvirksomheten, uten at det foreligger delegasjon
• De som oppfatter å ha et ansvar, har ikke noe i skriftlig å forholde seg til.

Avvik 4

Kommunen har ikke systematiske tiltak for å innhente og benytte faglig kompetanse ved godkjenning og tilsyn

Lov om helsetjeneste i kommunene § 3-3 første ledd, som lyder: "Kommunene ansetter personell med de nødvendige kvalifikasjoner til å arbeide i helsetjenesten og administreringen av den."

Lov om statlig tilsyn § 3.

• Det synes som om kommunen ikke har oversikt over den kompetanse som er nødvendig
• Kommunen har ikke rutiner for å etterspørre manglende kompetanse.

MERKNAD

I organisasjonen er det uklarheter vedr. internkontroll i forhold til helse, miljø og sikkerhet og internkontroll i forhold til faglig forsvarlig virksomhet.

• Når fylkeslegen spør etter internkontrollsystemer, blir det i hovedsak vist til arbeidet med HMS
• Det er mangelfull kunnskap i kommunen om at faglig forsvarlig virksomhet omfatter det tjenestetilbud som kommunens innbyggere får.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

• Kst.fylkeslege Ragnar Hermstad - revisor
• Kontorsjef/jurist Liv M. Marum - revisor
• Fylkessykepleier Jorunn Lervik - revisor
• Fylkessykepleier Ingrid K. Hegvold - revisjonsleder
• Kvalitetsrådgiver Egil Flønes - observatør