INNHOLD

Tilsynet er utført som systemrevisjon.

Innhold i rapporten

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

Rapport nr. 5, 2000

Under tilsynet møtte fylkeslegen en organisasjon med en positiv holdning til å gi skoleelevene et best mulig behovsdekkende tilbud innenfor tilgjengelige ressurser. Det er stor stabilitet i helsesøsterbemanningen i kommunen. Det er etablert fast tilbud om skolehelsetjeneste i alle grunnskoler og i den videregående skolen i kommunen. Det er tverretatlige team hvor skolehelsetjenesten er representert ved alle skolene.

Gjennomføringen av internkontrollarbeidet i henhold til lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten (IK-2482), mangler et helhetlig dokumentert internkontrollsystem for helsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten. Det er utarbeidet en del gode enkeltstående prosedyrer, men det mangler et helhetlig system hvor disse inngår som delelementer. Kommunen har ingen framdriftsplan for internkontrollarbeidet, slik at frister, rammer, ansvars- og myndighetsforhold er uklare. Representanter for kommunen, herunder skolehelsetjenesten har deltatt aktivt i fylkeslegens opplæringstilbud om internkontrollarbeid. Kommune har imidlertid ikke prioritert ressurser til arbeidet med utvikling av et helhetlig system for internkontroll i helsetjenesten herunder skolehelsetjenesten. Dette begrunnes med at det er knappe ressurser til administrativt arbeid og at kommunen er så liten (ca. 4000 innbyggere) og oversiktlig at innarbeidede rutiner sikrer forsvarlig tilbud i skolehelsetjenesten.

Fylkeslegen fant følgende avvik og merknader i Meldal kommune:

Avvik:

• Kommunen mangler et helhetlig dokumentert internkontrollsystem for helsetjenesten , herunder skolehelsetjenesten.

Merknader:

• Samarbeidet mellom skolehelsetjenesten og en enkelt skole fungerer ikke tilfredsstillende.
• Kommunen har lite egnete lokaler for å foreta helseundersøkelser ved enkelte skoler.

Dato: 05.05.2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av skolehelsetjenesten i Meldal kommune 03.05.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll.

Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

Skolehelsetjenesten er organisert i Seksjon oppvekst, som igjen ligger under Sektor oppvekst, helse og omsorg. Det er 1,7 stilling for helsesøster i kommunen. De to helsesøstrene har vært i kommunen i en årrekke og representerer stor stabilitet for tjenesten. Legebemanningen som dekker skolehelsetjenesten er mindre stabil, noe som medfører liten kontinuitet i denne delen av tjenesten.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Regleverk:

• Lov av 3o. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene.
• Lov av 14. juni 1985 nr 73 om private grunnskular og private skular som gjev vidaregåande opplæring.
• Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler.
  

Aktuelle rundskriv og veileder mv:

• Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten IK-33/95.
• Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten IK-2617.
• Veileder for habilitering av barn og unge IK-2614.
• Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år IK-2621.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Tilsynsvarsel til Meldal kommune 09.03.2000 (forhåndsvarsel gitt pr telefon i februar).
• Dokumentasjon fylkeslegen ba om fra Meldal kommune 05.04.2000.
• Program for tilsynet og navn og tidspunkter for åpningsmøtet, intervjupersoner og sluttmøte oversendt fra fylkeslegen 14.04.2000.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Handlingsprogram, Meldal kommune med økonomiplan 2000-2003 og årsbudsjett 2000.
• Oversikt over grunn- og videregående skole.
• Oversikt over faggruppers virksomhet.
• Virksomhetsplan for skoleåret 1999/2000.
• Årsrapport, kortversjon.
• Plan for internkontrollsystem/prosedyrer (kort notat).
• Innkallingsbrev til 1. og 2. klassinger.
• Informasjonsskriv og spørreundersøkelse som benyttes i videregående skole.
• "Kjøreregler" for samarbeid i tverrfaglige team.
• Organisasjonskart.
• Helsepersonell med oppgaver i skolehelsetjenesten.
• Stillingsbeskrivelser:
• seksjonsleder oppvekst
• ledende helsesøster
• helsesøster
• kontormedarbeider
• Opplæringsplan for sektor Helse- og sosial 1998.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt: 03.05.2000

Sluttmøte ble avholdt: 03.05.2000

5 personer ble intervjuet.

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Besøksplan og årsplan for helsesøstre
• Besøksplan for BUP, tverrfaglig team , PST og PP-tjeneste
• Delplan for helseundersøkelse ved Å, Storås, og Grefstad skoler
• Informasjonsmateriell ved helseundesøkelser i skolen/vaksinasjoner
• Dokumentasjon i 7 journaler av gjennomførte helseundersøkelser før/ved skolestart

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det er ikke utarbeidet et helhetlig system av prosedyrer for helsetjenesten generelt og skolehelsetjenesten spesielt.
• Ansvaret for arbeidet med internkontroll er ikke tydeliggjort ned i organisasjonen.
• Kommunen har ikke framdriftsplan for arbeidet med å etablere internkontrollsystem for helsetjenestene herunder skolehelsetjenesten.
• System for avvikshåndtering er uklart.
• Kommunen har ikke system for opplæring i faglige standarder, samt lover og forskrifter som gjelder for skolehelsetjenesten.
• Ved intervjuer fremkom samarbeidsproblemer mellom skolehelsetjenesten og en skole.
• Under intervjuene fremkom at enkelte skoler hadde lokaler som vanskeliggjør nødvendig diskresjon og individuell veiledning av elevene.

Område 1: Alminnelige krav

Avvik 1: Kommunen mangler et helhetlig dokumentert internkontrollsystem for helsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3:

og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift."

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke utarbeidet et helhetlig system av prosedyrer for helsetjenesten generelt og skolehelsetjenesten spesielt.
• Ansvaret for arbeidet med internkontroll er ikke tydeliggjort ned i organisasjonen.
• Kommunen har ikke framdriftsplan for arbeidet med å etablere internkontrollsystem for helsetjenestene herunder skolehelsetjenesten.
• System for avvikshåndtering er uklart.
• Kommunen har ikke system for opplæring i faglige standarder, samt lover og forskrifter som gjelder for skolehelsetjenesten.
• I fylkeslegens varselbrev om tilsyn ble det bedt om å få tilsendt oversikt over/plan for internkontrollsystemet for kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten. I tilbakemeldingen fra kommunen framkom at dette arbeidet hadde kommet kort. Ved verifikasjoner fant vi kun delelementer som kan inngå i et internkontrollsystem.

Merknad 1: Samarbeidet mellom skolehelsetjenesten og en enkelt skole fungerer ikke tilfredsstillende.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Ved intervjuer fremkom samarbeidsproblemer mellom skolehelsetjenesten og en skole.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 2: Kommunen har lite egnete lokaler for å foreta helseundersøkelser ved enkelte skoler.

Merknaden er basert på forskriften om skolehelsetjeneste § 6: "Kommunen skal påse at skolen stiller tilfredsstillende lokaler og utstyr til disposisjon for skolehelsetjenesten"

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under intervjuene fremkom at enkelte skoler hadde lokaler som vanskeliggjør nødvendig diskresjon og individuell veiledning av elevene.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 4: Helseovervåking

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Jorunn Lervik
Førstekonsulent/jurist Hilde Bøgseth
Assisterende fylkeslege Ragnar Hermstad
Rådgiver Eskild Haugum (revisjonsleder)