INNHOLD

Sammendrag

Fylkeslegen møtte en stab som var kommet godt i gang med arbeidet og som var tydelig motivert til å jobbe videre med forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

De som har det daglige ansvar for å ivareta forskriften om miljørettet helsevern i skoler og barnehager er kjent med regelverket som gjelder godkjenning og tilsyn, og innholdet i dette relatert til egen virksomhet.

Ørland kommune har til sammen 7 skoler og 7 barnehager som er godkjenningspliktige.

Ansvaret for godkjenning er lagt til kommunelege 1. Kommunelege 1 har sammen med rådgiver for interkommunalt arbeid for miljørettet helsevern i kommunen gjort de nødvendige kartleggingsundersøkelser i barnehager og skoler. Det er ikke delegert ansvar og myndighet i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager. For fylkeslegen synes det som om at det finnes gode uformelle samarbeidsrutiner innen dette arbeidet i kommunen. Kommunen har godkjent alle skoler og barnehager. De fleste er godkjent på vilkår.

Kommunen har etablert internkontroll for helse, miljø, og sikkerhet. Fylkeslegen har inntrykk av at arbeidet med internkontroll i forhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler blir blandet sammen med HMS arbeidet.Den kunnskap og systematikk som er brukt i helse, miljø og sikkerhets arbeidet kan lett overføres til internkontrollsystem i forhold til miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Avvik:

• Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i skoler og barnehager , eller laget en plan for dette.
• Det er ikke delegert ansvar og myndighet i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Merknader:

• I organisasjonen var det uklarheter vedr. internkontroll i forhold til helse, miljø og sikkerhet og internkontroll i forhold til faglig forsvarlig virksomhet som retter seg mot kvaliteten på det tjenestetilbudet som kommunen gir til sine innbyggere.

Dato: 05. 07.99

1. Innledning

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

2. Beskrivelse av virksomheten

Ørland kommune har ca. 5060 innbyggere, og er en kommune med korte avstander. Ørland kommune arbeider med omorganisering. Pr. i dag er det ikke tilsatt helse- og omsorgssjef, og dennes oppgaver blir ivaretatt av rådmannen.

3. Dokumentunderlag

• Lovgrunnlaget:
  Forvaltningsloven
  Lov om Statlig tilsyn
  Lov om helsetjeneste i kommunene
  Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler
• Annen dokumentasjon:
  Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler - Statens helsetilsyn veiledningsserie 3-98
• Korrespondanse mellom fylkeslegen og Ørland kommune:
  Brev av 23.03.99 med varsel om tilsyn
  Brev av 19.05.99 med program for tilsynet
  Dokumenter mottatt 05.04.99 fra Ørland kommune, inneholdende:
  - Årsrapport 1998
  - Vedtekter for kommunale barnehager i Ørland
  - Planer for utbedringer i barnehager og skoler i forbindelse med forskrift om miljørettet helsevern
  - Kommentarer vedr. plan for miljørettet helsevern
  - Saksutredning - godkjennelse av barnehager og skoler i Ørland kommune.
• Dokumentasjon mottatt under tilsynet:
  Organisasjonskart (før endringer i ledelsen under rådmann)
  Organisasjonskart for avd. drift og anlegg
  Oversikt over prosjekter med finansiering pr. 1999 (utbedring i henhold til plan for barnehager og skoler)
  Trafikksikkerhet på skoleveier, 5. og 7. klassinger (utvalgets behandling)
  Søknadsskjema for søknad om godkjenning av barnehager og skoler i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
  

4. Gjennomføring

Åpningsmøte ble avholdt: 26.05.99 kl. 08.15 - 08.45

Sluttmøte ble avholdt: 26.05.99 kl. 14.45 - 15.15

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Fylkeslegen valgte ikke å besøke noen skoler eller barnehager, men forholde oss til tilsendt dokumentasjon, samt at vi fikk noe dokumentasjon i løpet av tilsynet. Disse dokumentene ble sammenholdt med opplysninger som fremkom i intervjuene.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Det er ikke etablert et internkontrollsystem i Ørland kommune. Det er ikke laget plan for dette arbeidet.
• Det er ikke delegert skriftlig ansvar og myndighet i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i barnehager og skoler.
• Uklarhet i forhold til internkontrollsystem med helse, miljø og sikkerhet og internkontroll i forhold til miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

5. Reviderte områder og funn

• Kommunens godkjenning av virksomheter som omfattes av forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.
• Kommunens tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager

AVVIK

Det er ikke etablert internkontrollsystem for området miljørettet helsevern i skoler og barnehager, eller laget en plan for dette arbeidet.

Lov om statlig tilsyn § 3, som lyder: " Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystemer for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift".

Forskrift for miljørettet helsevern § 4. som lyder " Leder av virksomheten har ansvar for å påse at bestemmelsene i eller medhold av denne forskrift overholdes , og skal rette seg etter de pålegg som kommunestyret til enhver tid gir. Virksomhetens eier skal påse at det er etablert et internkontrollsystem. "

• Manglende dokumentasjon på at et helhetlig internkontrollsystem er etablert.
• Det fremkommer under intervju at det ikke foreligger et samlet internkontrollsystem for arbeidet innen miljørettet helsevern i skoler og barnehager.
• Organiseringen av arbeidet er ikke klart.
• Det foreligger ikke plan for interne tilsyn og ingen konkret plan for gjennomføring av et helhetlig internkontrollsystem.
• Noe mangelfull oversikt over hvor en finner lover, forskrifter etc. som angår miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Det er ikke delegert ansvar og myndighet i forbindelse med tilsyn med miljørettet helsevern i skoler og barnehager.

Forskriftens § 25, som lyder: " Kommunestyret fører tilsyn med at disse forskriftene overholdes"

Lov om statlig tilsyn § 3, jfr. avvik 1.

Avvik er basert på følgende observasjoner.

• Ikke fattet skriftlig delegasjonsvedtak.
• Flere oppfatter å ha et ansvar i forhold til tilsynsaktiviteten, uten at det foreligger delegasjon.
• Ansvaret for å utføre tilsyn er plassert i organisasjonen uten at formell delegasjon fra kommunestyret er vedtatt.

MERKNADER

Merknad 1

I organisasjonen var det uklarheter vedr. internkontroll i forhold til helse, miljø og sikkerhet og internkontroll i forhold til faglig forsvarlig virksomhet.

• Når fylkeslegen spør etter internkontrollsystemer, blir det hos flere vist til arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
• Det er noe manglende kunnskap i kommunen om at faglig forsvarlig virksomhet omfatter det tjenestetilbud som kommunens innbyggere får.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

• Kst.fylkeslege Ragnar Hermstad - revisor
• Kontorsjef/jurist Liv M. Marum - revisor
• Fylkessykepleier Jorunn Lervik - revisor
• Fylkessykepleier Ingrid K. Hegvold - revisjonsleder