Tilsynet er utført som systemrevisjon.

INNHOLD

Innhold i rapporten

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

Rapport nr. 4, 2000

Sammendrag

Under tilsynet møtte fylkeslegen et fagpersonell som viste en positiv holdning til å gi skoleelevene en best mulig skolehelsetjeneste. Trondheim kommune har i løpet av det siste året gjennomført en omfattende omorganisering fra å være distriktsinndelt med flere beslutningsnivå, til å bli en to-nivå organisasjon. Dette medfører at kommunikasjonen fra utøvende nivå til kommunal ledelse går via enhetslederne. Fylkeslegen opplever en omfattende organisasjon i endring. Dette medfører store utfordringer for å utvikle kommunikasjon mellom utøvende tjeneste og sentral administrasjon. Det er ikke etablert formaliserte kommunikasjonslinjer mellom den byomfattende medisinsk faglige enhetsledelse og den distriktsinndelte enhetsledelse for skolehelsetjenesten.

Det er etablert fast tilbud om skolehelsetjeneste i alle grunnskoler i Nardo distrikt. Det er ikke videregående skole i distriktet.

Gjennomføringen av internkontrollarbeidet i henhold til lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten ( IK- 2482), er kommet godt i gang i kommunen. Forståelse og formalisering av ansvarsforhold er imidlertid noe uklar ned i organisasjonen. Skolehelsetjenesten har kommet godt i gang med kvalitetsarbeidet i sin virksomhet. Kommunen har som mål å ha et helhetlig internkontroll-/kvalitetssystem innen utgangen av år 2000.

Trondheim kommune har utarbeidet "Plan for helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge i Trondheim kommune 1997-2000". Planen omhandler blant annet strategier for helseovervåking. Under tilsynet kom det fram at planen ikke er i aktiv bruk på dette området.

Fylkeslegen fant følgende avvik og merknader i Trondheim kommune, Nardo distrikt:

Avvik:

• Skolehelsetjenesten mangler systematiske tiltak for å få oversikt over og melderutiner for helsetilstand, risiko og sykelighet blant skoleelever.

Merknader:

• Ansvarsforhold og innhold av internkontrollarbeidet er uklart ned i organisasjonen.
• Kommunen har lite egnede lokaler for å foreta helseundersøkelser og individuell veiledning ved enkelte skoler.
• Det er mangelfullt systematisk samarbeid mellom skolehelsetjeneste og skole når det gjelder tiltak for utsatte grupper.

Dato: 27.06.2000

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av skolehelsetjenesten i Trondheim kommune, Nardo distrikt 23.05.2000. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll.

Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

Skolehelsetjenesten i Trondheim kommune/Nardo distrikt er i løpet av det siste året organisert under distriktets helseleder som har direkte linje opp til kommunaldirektør og rådmann. Skolelegetjenesten rapporterer til byomfattende enhet for legetjenesten og fysioterapeuter med driftsavtaler vedrørende medisinsk faglige forhold.

I Nardo distrikt er det til sammen 5 barneskoler og 2 ungdomsskoler og ingen videregående skoler. Pr.01.01.2000 var det til sammen 2073 skolebarn i distriktet. Alle skolene har skolehelsetjenestetilbud fra helsesøster og skolelege.

3. Dokumentunderlag

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

• Lov av 3o. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 14. juni 1985 nr 73 om private grunnskular og private skular som gjev vidaregåande opplæring
• Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler.
  
• Aktuelle rundskriv og veileder mv:
  Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten IK-33/95.
  Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten IK-2617.
  Veileder for habilitering av barn og unge IK-2614.
  Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år IK-2621.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Tilsynsvarsel til Trondheim kommune, Nardo distrikt 13.03.2000 (forhåndsvarsel gitt pr telefon i februar)
• Dokumentasjon fylkeslegen ba om fra Trondheim kommune, Nardo distrikt 05.04.2000
• Program for tilsynet og navn og tidspunkter for åpningsmøtet, intervjupersoner og sluttmøte oversendt fra fylkeslegen 04.05.2000.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over skolene og de ansatte ved de ulike skolene i distriktet
• Arbeidsliste for ansatte ved Nardo helsestasjon og skolene i distriktet
• Virksomhetsplan for 1999
• Utdrag fra årsrapport for skolehelsetjenesten for 1999
• Veiledning i kvalitetssikring
• Oversikt over ulike rutiner for virksomheten. (Eks. diverse innkallinger til foreldre, elevopplysningsskjema, innhenting av vaksinasjonstillatelse, nytilflytter-samtale, samarbeidsskjema mellom skole/skolehelsetjeneste, statistikkskjema for skolehelsetjenesten)
• Organisasjons- og tjenestekart for helsesøstertjenesten i Nardo
• Møteprogram for D-møter og fagmøter våren 2000
• Arbeidsplaner i skolehelsetjenesten for Nardo distrikt
• Plan for skolehelsetjenesten i Trondheim Mai 1989
• Plan for helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge i Trondheim kommune 1997-2000

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt: 23.05.2000

Sluttmøte ble avholdt: 23.05.2000

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Enhetsperm- Kvalitetssystem
• Kvalitetsutvikling- Emneområder
• Kvalitetssystem- Skolehelsetjeneste
• Kvalitetsutvikling- Prosedyreutvikling
• Hoeggen skole- Aktivitetsperm
• Møtereferat fra sosial spesial pedagogisk møte
• Årsstatistikk 1999
• 4 helsekort

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• Ansvaret for arbeidet med internkontroll er ikke tydeliggjort ned i organisasjonen
• Det er uklart om det foreligger ansvarsoverføring fra kommuneledelsen for å ivareta internkontrollarbeidet i skolehelsetjenesten
• System for avvikshåndtering er uklart
• Enhetsleder mangler dokumentasjon på formalisert arbeidsavtale. Det er heller ikke formalisert kommunikasjon mellom denne og ledelsen for enhet for legetjenesten hvor skolelegen rapporterer om medisinske forhold
• Skolelege, ledende helsesøster og helsesøstre i skolehelsetjenesten mangler stillingsbeskrivelser
• Både ved intervju og ved verifikasjoner framkom at kommunen har lite egnede lokaler for å foreta helseundersøkelser og individuell veiledning ved enkelte skoler
• Ved en skole er det ikke etablert tverrfaglige samarbeidsteam
• Det er ikke skriftlige retningslinjer for funksjon og oppgaver innen det tverrfaglige samarbeidet med andre instanser
• System for melding om tilrettelegging for kronisk syke og funksjonshemmede er mangelfullt.
• Skolehelsetjenesten har mangelfullt målrettet og koordinert arbeid for helseovervåkning blant skoleelever. Blant annet er kommunens egen "Plan for helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge i Trondheim kommune1997 " ikke aktivt tatt i bruk på dette området
• Det er mangelfullt system for melding om helserelaterte forhold på gruppe/ statistisk nivå til skolens ledelse og kommunens politiske og administrative ledelse for øvrig.

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1: Ansvarsforhold og innhold av internkontrollarbeidet er uklart ned i organisasjonen.

Merknaden er basert på lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, første ledd:

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Ansvaret for arbeidet med internkontroll er ikke tydeliggjort ned i organisasjonen
• Det er uklart om det foreligger ansvarsoverføring fra kommuneledelsen for å ivareta internkontrollarbeidet innen skolehelsetjenesten
• System for avvikshåndtering er uklart
• Enhetsleder mangler dokumentasjon på formalisert arbeidsavtale. Det er heller ikke formalisert kommunikasjon mellom denne og ledelsen for enhet for legetjenesten hvor skolelegen rapporterer om medisinskfaglige forhold
• Skolelege, ledende helsesøster og helsesøstre i skolehelsetjenesten mangler stillingsbeskrivelser.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 2: Kommunen har lite egnede lokaler for å foreta helseundersøkelser og individuell veiledning ved enkelte skoler.

Merknaden er basert på forskrift om helsetjenester i skoler § 6:

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Både ved intervju og ved verifikasjoner framkom at kommunen har lite egnede lokaler for å foreta helseundersøkelser og individuell veiledning ved enkelte skoler.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 3: Det er mangelfullt systematisk samarbeid mellom skolehelsetjeneste og skole når det gjelder tiltak for utsatte grupper.

Merknaden er basert på forskrift om helsetjenester i skoler §2, andre ledd og §3:
"Skolehelsetjenesten skal – i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet – arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon"

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Ved en skole er det ikke etablert tverrfaglige samarbeidsteam
• Det er ikke skriftlige retningslinjer for funksjon og oppgaver innen det tverrfaglige samarbeidet med andre instanser
• System for melding om tilrettelegging for kronisk syke og funksjonshemmede er mangelfullt.

Område 4: Helseovervåking

Avvik 1: Skolehelsetjenesten mangler systematiske tiltak for å få oversikt over og melderutiner for helsetilstand, risiko og sykelighet blant skolelever.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om Helsetjenesten i kommunene § 1-4 andre ledd:

"Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne . Helsetjenesten skal foreslå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen"

Og forskrift om helsetjenester i skoler § 2, andre ledd og § 3.

"Skolehelsetjenesten skal - i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet – arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon"

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Skolehelsetjenesten har mangelfullt målrettet og koordinert arbeid for helseovervåkning blant skoleelever. Blant annet er kommunens egen "Plan for helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge i Trondheim kommune1997 " ikke aktivt tatt i bruk på dette området

• Det er mangelfullt system for melding om helserelaterte forhold på gruppe/statistisk nivå til skolens ledelse og kommunens politiske og administrative ledelse for øvrig.

6. Deltakere på revisjonsbesøket

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:
Fylkessykepleier Jorunn Lervik
Førstekonsulent/jurist Hilde Bøgseth
Assisterende fylkeslege Ragnar Hermstad
Rådgiver Eskild Haugum (revisjonsleder)

Fra Statens utdanningskontor deltok:
Rådgiver Helen Bargel (observatør)