INNHOLD

Innhold i rapporten

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Alminnelige krav om skolehelsetjeneste.
• Undersøkelser og veiledning.
• Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper.
• Helseovervåkning.

Under tilsynet møtte fylkeslegen et fagpersonell som gjør en stor innsats for å gi skoleelevene en best mulig skolehelsetjeneste. Trondheim kommune er under fortsatt omfattende omorganisering fra å være distriktsinndelt med flere beslutningsnivå, til å bli en to-nivå organisasjon. Dette medfører at kommunikasjonen fra utøvende nivå til kommunal ledelse går via enhetslederne.

Fylkeslegen opplever en omfattende organisasjon i stadig endring. Dette medfører store utfordringer for å utvikle kommunikasjon mellom utøvende tjeneste og sentral administrasjon. Det er ikke etablert kommunikasjonslinjer mellom den byomfattende medisinsk faglige ledelse og den medisinsk faglig delen av skolehelsetjenesten i Byåsen.

Det er etablert fast tilbud om skolehelsetjeneste i alle grunnskoler i Byåsen. Det er ikke videregående skole i Byåsen.

Internkontrollarbeidet i henhold til lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3 og Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling i helsetjenesten ( IK- 2482), er etablert i rimelig grad i skolehelsetjenesten i Byåsen.

Ved tilsynet vurderte fylkeslegen om følgende forhold var tilfredsstillende:

• Alle grunnskoler har skolehelsetjeneste.
• Kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenesten, herunder skolehelsetjenesten.
• Skolehelsetjenesten/ kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder for skolehelsetjenesten.
• Det medisinsk faglig ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege.
• Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske, medisinske undersøkelser til alle elever.
• Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning.
• Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.
• Skolehelsetjenesten har etablert tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessige, pedagogisk, psykologisk eller sosial art.
• Skolehelsetjenesten har rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever.
• Skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevener og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
• Skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen.

Fylkeslegen fant ingen avvik, men to merknader i Byåsen, Trondheim kommune:

Merknad 1:Internkontollsystemet er ufullstendig utviklet innen enkelte områder.

Merknad 2:Skolehelsetjenesten har mangelfulle systematiske tiltak for å få oversikt over, og melderutiner for helsetilstand, risiko og sykelighet blant skoleelever.

Dato: 15.02.2001

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon av skolehelsetjenesten i Byåsen, Trondheim kommune 18.01.2001. Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er todelt: For det første å bidra til kvalitetsutvikling. For det andre å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll.

Revisjonen tar utgangspunkt i om :

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Fylkeslegen har revidert følgende områder:

• alminnelige krav om skolehelsetjeneste
• undersøkelser og veiledning
• skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper
• helseovervåkning

2. Spesielle forhold ved virksomheten

Skolehelsetjenesten i Byåsen, Trondheim kommune er i løpet av år 2000 organisert under enhetsleder helsetjenester som har direkte linje opp til kommunaldirektør og rådmann. Skolelegetjenesten er organisert under byomfattende "Enhet for legetjenesten og fysioterapeuter med driftsavtaler". Det er ikke etablert kommunikasjonskanaler mellom skolelegetjenesten og medisinsk faglig rådgivende lege.

I Byåsen er det til sammen 7 barneskoler og 3 ungdomsskoler og ingen videregående skoler. I tillegg er det 3 byomfattende skoler i distriktet. Alle skolene har skolehelsetjenestetilbud fra helsesøster og skolelege. Byåsen har over mange år hatt stabil og god kvalitet på skolelegetjenesten, noe som medfører en styrke for tjenestetilbudet.

Byåsen har i tillegg styrket tilbudet i skolehelsetjenesten ved å tilsette helsesøster i arbeidet med helsetjeneste for ungdom på ettermiddagstid. Dette arbeidet er en videreføring av et prosjekt finansiert i henhold til opptrappingsplan i psykiatri.

Dokumentunderlaget for systemrevisjonen var:

Regelverk:

• Lov av 3o. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
• Lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene.
• Lov av 14. juni 1985 nr 73 om private grunnskular og private skular som gjev vidaregåande opplæring.
• Forskrift av 23. november 1983 nr. 1776 om helsetjenester i skoler.
  

Aktuelle rundskriv og veileder mv:

• Internkontroll og hovedarbeidsområder for skolehelsetjenesten IK-33/95.
• Veileder for helsestasjon- og skolehelsetjenesten IK-2617.
• Veileder for habilitering av barn og unge IK-2614.
• Helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge 0-20 år IK-2621.

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Tilsynsvarsel til Trondheim kommune, Byåsen 01.11.2000.
• Dokumentasjon fylkeslegen ba om fra Trondheim kommune, Byåsen 29.11.2000.
• Program for tilsynet og navn og tidspunkter for åpningsmøtet, intervjupersoner og sluttmøte oversendt fra fylkeslegen 13.12.2000.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over skolene, antall elever og ressursbruk for helsesøster og lege ved de ulike skolene i Byåsen.
• Oversikt over ressursforbruk for helsesøster og lege i skolehelsetjenesten ved den enkelte skole.
• Virksomhetsplan for 2000.
• Årsrapport for helsesøstertjenesten, innbefattet skolehelsetjenesten for 1999.
• Veiledning i kvalitetssikring.
• Innholdsfortegnelse over prosedyrer i skolehelsetjenesten.
• Trondheim kommunes organisasjonskart av 22.03.99, og tjenestekart for skolehelsetjenesten i Byåsen.
• Møteprogram for samarbeidsteam, distriktsmøter og fagmøter.
• Plan for skolehelsetjenesten i Trondheim, 1989.
• Evalueringsrapport 1994 for skolehelsetjenesten.
• Prosjekt om "Helsetjenester for ungdom".
• Plan for forebyggende arbeid for Barn, Unge og deres Familier 1997-2000 Byåsen distrikt.
• Lederavtale for enhetsleder ved helsetjenester for 1999/2000.
• Brosjyre av desember 2000, Rådmannens administrasjon. Nye interne enheter. Hvem, hva, hvor? (inklusive nytt organisasjonskart).

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Åpningsmøte ble avholdt: 18.01.2001.

Sluttmøte ble avholdt: 18.01.2001.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Kvalitetssikringsperm for skolehelsetjenesten med relevante prosedyrer og aktuell informasjon.
• Enhetsperm – Kvalitetssystem.
• Årsstatistikk 1999.
• 3 helsekort.

Revisjonsbesøket ble avsluttet med et sluttmøte der følgende observasjoner ble presentert:

• I tilsendt dokumentasjon og gjennom intervju fremkom det at kommunen ikke har etablert rapporteringsprosedyrer til kommunens medisinsk faglig rådgivende lege.
• Skolelege, ledende helsesøster og helsesøstre i skolehelsetjenesten mangler stillingsbeskrivelser.
• Ved intervju framkom at kommunen ikke har tilfredsstillende lokaler til å foreta helseundersøkelser og individuell veiledning ved enkelte skoler.
• Ved intervju fremkommer at skolehelsetjenesten i liten grad er delaktig i planleggingen av nye skolebygg.
• Skolehelsetjenesten har mangelfullt målrettet og koordinert arbeid for helseovervåkning blant skoleelever.
• Ved intervju fremkom at rutinene for melding om helserelaterte forhold på gruppe/ statistisk nivå opp til kommunens ledelse, er mangelfull.

5. Reviderte områder og funn

Område 1: Alminnelige krav

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:

• Alle grunnskoler har skolehelsetjeneste.
• Kommunen har etablert internkontroll i kommunehelsetjenetsn, herunder skolehelsetjenesten.
• Skolehelsetjenesten/ kommunen er kjent med lovkrav og faglige standarder for skolehelsetjenesten.
• Det medisinsk faglig ansvar for skolehelsetjenesten ligger hos lege.

Merknad 1: Internkontrollsystemet er ufullstendig utviklet innen enkelte områder.

Merknaden er basert på lov om statlig tilsyn med helsetjenesten §3, første ledd:

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• I tilsendt dokumentasjon og gjennom intervju fremkom det at kommunen ikke har etablert rapporteringsprosedyrer til kommunens medisinsk faglig rådgivende lege.
• Skolelege, ledende helsesøster og helsesøstre i skolehelsetjenesten mangler stillingsbeskrivelser eller individuelle målavtaler.

Område 2: Undersøkelser og veiledning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:

• Skolehelsetjenesten tilbyr systematiske, medisinske undersøkelser til alle elever.
• Skolehelsetjenesten tilbyr individuell helseveiledning.
• Skolehelsetjenesten har et system for å identifisere elever med spesielle behov.

Område 3: Skolehelsetjenestens tiltak for utsatte grupper

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:

• Skolehelsetjenesten har etablert forpliktende tverretatlig samarbeid for å hjelpe elever som har sammensatte problemer av helsemessig, pedagogisk, psykologisk eller sosial art.
• Skolehelsetjenesten har system for rådgivning og bistand til skolen vedrørende tilrettelegging for integrering av kronisk syke elever og funksjonshemmede elever.

Område 4: Helseovervåking

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Følgende ble vurdert og funnet tilfredsstillende:

• Skolehelsetjenesten har iverksatt systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblemer blant elevener og risikofaktorer som kan ha sammenheng med skolemiljøet.
• Skolehelsetjenesten har formidlet kunnskap om dette til skolen.

Merknad 2: Skolehelsetjenesten har mangelfulle systematiske tiltak for å få oversikt over, og melderutiner for helsetilstand, risiko og sykelighet blant skoleelever.

Merknad fra følgende myndighetskrav: Lov om Helsetjenesten i kommunene § 1-4 andre ledd:

"Kommunens helsetjeneste skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne . Helsetjenesten skal foreslå helsefremmende og forebyggende tiltak i kommunen"

Og forskrift om helsetjenester i skoler § 2, andre ledd.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Skolehelsetjenesten mangler enhetlig registreringssystem for å samle og systematisere eksisterende kunnskap om helsetilstand, risiko og sykelighet blant skoleelever, og melde dette videre til kommunens ledelse.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

• Forebyggingsrådgiver Jorunn Lervik
• Rådgiver/jurist Hilde Bøgseth
• Assisterende fylkeslege Ragnar Hermstad
• Rådgiver Eskild Haugum (revisjonsleder)
• Førstekonsulent/jurist Mona Parow (observatør)