INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer.

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske lidelser hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Fylkeslegen fant under tilsynet at Klæbu kommune har enkelte elementer av et internkontrollsystem. Manglene i forhold til internkontroll var gjennomgående for alle områder som tilsynet omfattet. Fylkeslegen har derfor valgt å påpeke forholdene om internkontroll i eget punkt. Det manglende internkontrollsystemet medfører øket risiko for feil ved for eksempel utskifting av medarbeidere, lav kompetanse i noen ledd, plutselig frafall av nøkkelpersonell m.m. Ved at tjenesten ikke har avvikshåndtering, er risikoen stor for at kommunen heller ikke får tak i sine forbedringsområder.

Klæbu kommune har en god og stabil personelldekning innen helsetjenesten. Som ledd i opptrappingsplan for psykisk helse arbeides det med å styrke tjenesten til barn og unge.

Helsestasjonen og skolehelsetjenesten følger veilederens retningslinjer for kontroller og målrettede undersøkelser ved indikasjoner. Det var god tilgjengelighet på alle helsetjenestene. Under tilsynet fremkom at PPT og helsetjenesten hadde liten samhandling. Det var derfor usikkert om barn og unge med behov for koordinert oppfølging får dette i tilstrekkelig grad. Vider fremkom at legetjenesten sto for henvisning av bare en liten del av de barn som var tatt inn i, eller sto på venteliste for behandling i Barne- og Ungdomspsykiatrisk poliklinikk. Det er derfor usikkert om barn og unge med psykiske vansker får adekvat undersøkelser av lege.

De ulike helsetjenestene har godt kvalifisert personale, men en sviktende strukturert samhandling medfører fare for svikt i å kunne gi et helhetlig tilbud. Det var heller ikke etablert strukturert samarbeid mellom helsetjenesten og andre etater. Dette gjenfinnes også i svar fra PPT og Barnevernstjenesten i kommunen.

Det eneste etablerte strukturerte samarbeidet innen dette feltet var lagt til Koordineringsteamet (bestående av deltagere fra helse- og sosialtjenesten), som arbeidet med de mest ressurskrevende pasientene i kommunen. Ungdomsskolen hadde etablert et ressursteam med deltagelse fra helsesøster i tillegg til PPT. Det var ikke strukturert samarbeid mellom helsetjenesten og Barne- og Ungdomspsykiatrisk Poliklinikk (BUPP). BUPP hadde etablert et slikt samarbeid med faste konsultasjoner bare i forhold til PPT.

Meldeplikten til barnevernet var kjent, men det forelå noe ulikt syn på hvordan opplysninger skulle formidles fra helsetjenesten når barnevernet ba om dette.

Kommunen har plassert ansvar og myndighet for arbeidet med individuell plan til Koordineringsteamet. Dette teamet iverksetter utarbeidelse av planer for pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Kommunen har gode rutiner for innhenting av samtykke og samarbeid med bruker/pårørende. Det har ikke blitt tatt initiativ fra BUPP om å etablere individuell plan for noen av de pasienter som var til behandling der. Under verifikasjon fremkom at det ennå ikke var utarbeidet individuell plan for barn og unge med psykiske lidelser (slike var utarbeidet for voksne med psykiske lidelser), men ved gjennomgang av journal på helsestasjon fant man at det var opprettet ansvarsgrupper for noen slike pasienter. Ansvarsgruppene var tverrfaglig sammensatt.

Under tilsynet fant fylkeslegen følgende avvik:

• Klæbu kommune har ikke et fungerende internkontrollsystem for de tilsette områdene
• Kommunen har ikke systematisk lagt til rette for, eller sitter med en oversikt over, barn og unge med psykiske problemer på en slik måte at man sikrer at disse får individuelle undersøkelser og oppfølging.
• Kommunen har ikke planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeid om barn og unge med psykiske problemer i tilstrekkelig grad ivaretas.

Dato: 18.06.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kæbu kommune i perioden 27.mars 2002 – 18.juni 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Klæbu kommune har ca. 5000 innbyggere. Kommunen er preget av mye tilflytting og ung befolkning. Aldersgruppen 0-18 år har økt fra 1388 i 1996 til 1570 i 2001. Ut fra anslagene i st.meld. 25 (1997-98) vil da ca. 78 barn/unge (2001-tall) i Klæbu ha behov for spesialisthelsetjeneste.

Kommunen er inne i en reorganisering av organisasjonsstrukturen. Helsetjenesten har stabile tjenesteutøvere.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Helse- og sosialplan for Klæbu kommune 2000-2003
• Psykiatriplan for Klæbu kommune 2002-2005
• Beskrivelser av koordineringsteamet – flytskjema saksprosess og brukermedvirkning, retningslinjer for ansvarsgrupper, oppgaver for kontaktperson

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen av 27.mars 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra fylkeslegen av 18.april 2002, om formøte
• Brev fra fylkeslegen av 2.mai, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT) – vedlagt brev til PPT og BVT samt skjema for utfylling av opplysninger
• Dokumenter fra Klæbu kommune, datert 14.mai 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen av 10.mai 2002, program for tilsynsdagen
• Returnert spørreskjema fra PPT og BVT i Klæbu kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.mars 2002

Formøte ble avholdt 6.mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 18.juni 2002

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 13 journaler
• Henvisningsbok for helsestasjon/skolehelsetjeneste til andre deltjenester/spesialisthelsetjenester
• Perm med referat fra møter i Koordineringsteam
• Eksempler på Individuell plan
• Rutinebeskrivelser for enkelte undersøkelser ved helsestasjon/skolehelsetjenesten
• Fragmenter av IK-system

Sluttmøte ble avholdt 18,juni 2002

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik

Klæbu kommune har ikke et fungerende internkontrollsystem for de tilsette områdene

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynslovens § 3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, helsepersonelloven § 16

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Klæbu kommune har en beskrivelse av organisasjonen. Det fremkom under tilsynet at denne er under revisjon.
• Kommunen har dokumentert målsetting for tjenesten.
• Tjenesten har oversikt over gjeldende myndighetskrav
• Tjenesten har bare delvis utviklet prosedyrer for å sikre arbeidsprosesser
• Kommunens tjenesteutøvere har god kompetanse for å sikre området
• Kommunen mangler avvikssystem
• Kommunen mangler system for vedlikehold av eksisterende internkontrollelementer

Område 1:

Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Avvik:

Kommunen har ikke systematisk lagt til rette for, eller sitter med en oversikt over, barn og unge med psykiske problemer på en slik måte at man sikrer at disse får individuelle undersøkelser og oppfølging.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynslovens §3a, Kommunehelsertjenstelovens § 1-3a, § 2-1, §3-3 og § 6-3

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Kommunen har pr. nov.2001 i alt 20 barn under behandling i Barne- og Ungdomspsykiatrien og 9 barn på venteliste. Helsetjenesten kunne gjøre rede for undersøkelser, henvisning eller oppfølging på bare et lite mindretall av disse.

Det fremkom at bare få av henvisningene fra Klæbu kommune til BUP ble foretatt av lege.

Det var uklarhet om den samlede kompetanse innen kommunen ble utnyttet

Område 2:

Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Avvik:

Kommunen har ikke planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at samarbeid om barn og unge med psykiske problemer i tilstrekkelig grad ivaretas.

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenestelovens §1-3a, §6-6a, Helsepersonellovens §16, Tilsynslovens §3-1

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Under tilsynet framkomm at det var lite organisert/strukturert samarbeid innad i helsetjenesten eller mellom helsetjenesten og andre etater som arbeider med barn og unge. Dette gjenfinnes også i svar fra PPT og Barnevernstjenesten i kommunen.

Det eneste etablerte strukturerte samarbeidet var lagt til Koordineringsteamet (bestående av deltagere fra helse- og sosialtjenesten) som arbeidet med de mest ressurskrevende pasienter. Ungdomsskolen hadde etablert et ressursteam med deltagelse fra helsesøster i tillegg til PPT.

Det var ikke strukturert samarbeid mellom helsetjenesten og Barne- og Ungdomspsykiatrisk Poliklinikk. Det var etablert et slikt samarbeid med faste konsultasjoner fra BUP-poliklikk bare i forhold til PPT.

Meldeplikten til barnevernet var kjent, men det forelå noe ulikt syn på hvordan opplysninger skulle formidles fra helsetjenesten når barnevernet ba om dette.

Område 3:

Om det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:

• Mona Parow, rådgiver/jurist
• Ragnar Hermstad, ass.fylkeslege
• Ingrid K. Hegvold, seniorrådgiver – revisjonsleder

Observatør:

• Berit Hågensen, rådgiver Fylkesmannen i Sør.Trøndelag