INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske lidelser hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Fylkeslegen fant under tilsynet at kommunen ikke har etablert et internkontrollsystem. Manglene i forhold til internkontroll var gjennomgående for alle områder som tilsynet omfattet. Fylkeslegen har derfor valgt å påpeke forholdene om internkontroll i eget punkt. Dette manglende internkontrollsystem medfører øket risiko for feil ved for eksempel utskifting av medarbeidere, lav kompetanse i noen ledd, plutselig frafall av nøkkelpersonell m.m. Ved at tjenesten ikke har avvikshåndtering, er risikoen stor for at kommunen ikke får tak i sine forbedringsområder.

Helsestasjon for barn og unge 0-20 år følger veilederens anbefalinger for generelle og målrettede undersøkelser. Kommunehelsetjenesten ivaretar at elever som har behov for oppfølging får dette. Videre ivaretar kommunehelsetjenesten at barn og unge med spesielle problemer blir undersøkt av lege, og lege deltar ved henvisning til spesialisthelsetjenesten.

Kommunen har medarbeidere med god kompetanse og har nyttiggjort seg godt tilbud om etter- og videreutdanning innen psykisk helsearbeid. Kommunen har stabilitet i nøkkelstillinger, men har noe generelt problem med å rekruttere leger og sykepleiere.

Det er etablert strukturerte samarbeidsorgan i kommunen som ivaretar tverrfaglige vurderinger i forhold til barn og unge med psykiske problemer. Her deltar skole/PPT og sosialtjeneste/barnevern. Kommunehelsetjenesten er kjent med og ivaretar meldeplikten til sosialtjenesten/barnevernet.

Kommunen har utarbeidet mal for habiliteringsplan og fordelt ansvar for igangsetting av slike planer. Denne planen fyller innholdsmessig krav til individuell plan og kommunen oppfatter også selv habiliteringsplanen som individuell plan. Fylkeslegen anbefaler kommunen å endre betegnelse til individuell plan. Kommunen har igangsatt utarbeidelse av individuell plan (habiliteringsplan) til noen pasienter. Foreløpig er ingen plan utarbeidet for barn/unge med psykiske problemer. I tillegg hadde kommunen ansvarsgrupper rundt enkeltindivider. Ansvaret for etablering av individuell plan, så vel som for ansvarsgrupper lå til samordningsteamet i kommunen.

Fylkeslegens inntrykk etter tilsynet er at Selbu kommune har en god helsetjeneste for området barn og unge med psykiske problemer. Kommunen har gjort forbilledlig arbeid i å rydde i interne samhandlingsforhold, og har lyktes i å få et godt samarbeid innen helsetjenesten og med andre etater som har ansvar for barn og unge. På bakgrunn av dette har kommunen også lyktes med å få et godt samarbeid med Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (BUPP) i Trondheim.

Fylkeslegen fant følgende avvik under tilsynet:

Selbu kommune har ikke etablert internkontrollsystem for de tilsette områdene

Dato: 20.06.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Selbu kommune i perioden 27.mars 2002 – 20.juni 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Selbu kommune har ca 3900 innbyggere. Aldersgruppen 0-18 år var 956 i 1996 og 952 i 2001. Ut fra anslagene i st.meld. 25 (1997-98) vil da ca. 47 barn/unge (2001-tall) i Selbu ha behov for spesialisthelsetjeneste.

Tjenesten er godt utbygd. Kommunen har noe problemer mht til å rekruttere leger og sykepleiere. Kommunen har 6 barneskoler, 2 ungdomsskole og 1 videregående skoler. Antallet skoler og disses geografiske plassering gir store utfordringer for skolehelsetjenesten. .

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding helse- og sosialetaten 2001
• Økonomiplan 2001-2004
• Psykiatriplan for Selbu kommune 1998-2001
• Orientering om samordningsteam

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen av 27.mars 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra fylkeslegen av 18.april 2002, om formøte
• Brev fra fylkeslegen av 2.mai, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT) – vedlagt brev til PPT og BVT samt skjema for utfylling av opplysninger
• Dokumenter fra Selbu kommune, datert 2.mai 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen av 10.mai 2002, program for tilsynsdagen
• Returnert spørreskjema fra PPT og BVT i Selbu kommune

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.mars 2002

Formøte ble avholdt 6.mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 20.juni 2002

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 10 journaler
• Mal for individuell plan
• Eksempel på individuell plan
• Perm for samarbeid mellom kommunen og BUP
• Perm for Samordningsteam med referater og øvrig dokumentasjon.
• Diverse sjekklister for helsestasjon / skolehelsetjeneste

Sluttmøte ble avholdt 20.juni 2002

5. Reviderte områder og funn

Internkontroll

Avvik

Selbu kommune har ikke etablert internkontrollsystem for de tilsette områdene

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Tilsynslovens § 3, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a, helsepersonelloven § 16

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Selbu kommune har en beskrivelse av organisasjonen.
• Kommunen har dokumentert målsetting for tjenesten.
• Tjenesten har ikke dokumentert oversikt over gjeldende myndighetskrav
• Tjenesten har i liten grad utviklet prosedyrer for å sikre arbeidsprosesser
• Kommunens tjenesteutøvere har god kompetanse for å sikre området
• Kommunen mangler avvikssystem

Område 1:

Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3:

Om det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:

• Mona Parow, rådgiver/jurist
• Ragnar Hermstad, ass.fylkeslege
• Ingrid K. Hegvold, seniorrådgiver – revisjonsleder