INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunehelsetjenesten har planlagt, organisert og styrt sine helsetjenester slik at:

1. barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

2. samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

3. det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

I tillegg til ovennevnte områder er fylkeslegen bedt om å se på om kommunen har et fungerende internkontrollsystem for de områder som tilsynet omfatter.

I stortingsmelding nr. 25 (1997/98), vedlegg 1, vises det til en utbredelse av psykiske lidelser hos barn og unge på ca. 20%, men at forekomst av symptomer og tilstander varierer med alder, kulturelle og sosiale forhold og med kjønn. Det anslås at ca. 5% av barnebefolkningen har slike problemer at det er behov for spesialisthelsetjeneste. Fylkeslegen har under tilsynet ikke vurdert forekomst i kommunen, men hvorvidt kommunen har systemer som fanger opp slike behov i befolkningen.

Trondheim kommunen har etablert et internkontrollsystem som dekker området for tilsynet. Noen av rutinene av ny, men det kom frem at de bygger på en innarbeidet praksis. Prosedyren for avvikshåndtering var imidlertid ikke helt innarbeidet ennå, selv om den i enkelttilfeller hadde vært i bruk.

Helsestasjon for barn og unge 0-20 år følger veilederens anbefalinger for generelle og målrettede undersøkelser. Kommunehelsetjenesten ivaretar at elever som har behov for oppfølging får dette. Videre ivaretar kommunehelsetjenesten at barn og unge med spesielle problemer blir undersøkt av lege, og lege deltar ved henvisning til spesialisthelsetjenesten.

Kommunen har medarbeidere med god kompetanse og har nyttiggjort seg godt tilbud om etter- og videreutdanning innen utsatte barn og unge/barn og unge med psykiske problemer.

Fylkeslegens generelle inntrykk er at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning. Det er imidlertid i liten grad samhandling mellom helsestasjonstjenesten 0-20 år og fastlegene, og slik samhandling er ikke avklart fra ledelsen. Fastlegen informeres ikke når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til Barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikk (BUPP). Likeledes er det ikke noe system for tilbakemelding til helsestasjon/skolehelsetjeneste når hjelpetjenesten henviser til BUPP. Slik samhandlingen fremkommer under tilsynet, mener fylkeslegen at den kan føre til at barn/unge ikke får individuelle undersøkelser og oppfølging. Avviket på dette området er derfor rubrisert under område en (1), ikke under område to (2) som omhandler samhandling.

Under tilsynet fremkom at legetjenesten ikke hadde nok ressurser i forhold til de oppgaver som er i skolehelsetjenesten. Ut fra årsmeldingen kan det se ut som om det ikke gjøres individuelle vurderinger av legeressurs i forhold til elevtall/særskilte problemstillinger ved enkelte skoler. Det er derfor uklart hvorvidt kommunen har systemer som sikrer at barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning.

Samarbeidet mellom helsestasjon 0-20 år og deler av legetjenesten og hjelpetjenesten er beskrevet ovenfor, og manglene her er gitt som avvik under område en (1). Samarbeidet mellom helsestasjon 0-20 år ved Kattem og den lokale arena, som for eksempel skolen, er godt fungerende. Det finnes faste møtearenaer mellom helsesøster, lege og skolens rektor og spesialpedagoger. Ungdomsskolen og helsestasjon for ungdom har faste konsultasjoner med BUPP i Trondheim.

Trondheim komme er i startfasen i forhold til arbeidet med individuell plan. Kommunen har gitt informasjon, og det er utarbeidet mal og retningslinjer. Den formell ansvarsplasseringen er ikke kjent ute i organisasjonen. Det arbeides forøvrig sentralt i kommunen med endringer og avklaringer i forhold til organiseringen av dette arbeidet, da man har opplevd noen uhensiktsmessigheter. Arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer er ikke igangsatt.

Fylkeslegens inntrykk etter tilsynet er at Kattem helsestasjon, Heimdal/Saupstad enhet, i Trondheim kommune har en god helsetjeneste for området barn og unge med psykiske problemer, med engasjerte medarbeidere. Tjenesten har tatt i bruk internkontrollsystemet og i stor grad fått integrert dette i tjenesten. Fylkeslegen finner det er positivt at brukerne av tjenesten ikke synes å vært skadelidende pga omorganiseringsarbeidet.

Fylkeslegen har sett på bare en del av helsetjenesten i Trondheim kommune. Under tilsynet fremkom at det ikke var sammenfallende rutiner ved alle enhetene, men at det arbeides med å få dette til.

Fylkeslegen fant følgende avvik under tilsynet:

• Samhandling mellom helsestasjonstjenesten 0-20 år og fastlegene er ikke avklart for de området som omfattes av tilsynet
• Det er ikke tilstrekkelig tilgjengelighet/kapasitet avsatt for skolelegetjenesten for å kunne ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte
• Individuell plan er ikke tatt i bruk enheten.

Dato: 21.06.2002

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Trondheim kommune i perioden 27.mars 2002 – 21.juni 2002. Tilsyn med helsetjenesten til barn og unge med psykiske problemer er et felles tilsyn for Statens helsetilsyn og fylkeslegene, og inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Trondheim kommune har ca. 250 000 innbyggere. Aldersgruppen 0-18 år har økt fra 34032 i 1996 til 36152 i 2001. Ut fra anslagene i st.meld. 25 (1997-98) vil da i overkant av 1800 barn/unge (2001-tall) i Trondheim ha behov for spesialisthelsetjeneste.

Trondheim har de siste årene gjennomgått store organisasjonsendringer, og organiseringen av helsestasjonstjenesten 0-20 år ble sist endret for ett (1) år siden. Helsestasjontjenesten 0-20 år er nå inndelt i tre (3) enheter. Tilsynet ble gjennomført ved Heimdal og Saupstad enhet, Kattem helsestasjon/skolehelsetjenesten. Heimdal og Saupstad enhet består av:

• 9 helsestasjoner - 3561 barn
• 22 barne- og ungdomsskoler (inkl. private og statlig skoler) – 6310 barn/unge
• 4 videregående skoler – 1772 unge
• en helsestasjon for ungdom (fordelt på to steder).

Enheten har 17,7 hjemmel for helsesøster og 5,5 sekretær. Legetjenesten har i snitt ca. 2 t/uke pr helsestasjon/skole, – helsestasjon for ungdom har legetilbud i åpningstiden (2t pr uke på hvert sted). Videregående har ikke legetjeneste. Kattem helsestasjon ivaretar helsestasjon og skolehelsetjenesten ved Kattem skole. Skolehelsetjenesten for øvrige barne- og ungdomsskole i området har faglig/sosialt nettverk sammen med Kattem helsestasjon, men har kontorplass ved "sine" skoler. Kattem bydel er et befolkningsområde med svært ulik befolkningssammensetning. Bydelen har mange innvandrere og skolen er mottaksskole for innvandrere. Av 340 elever er 101 fremmedspråklige fra ca. 20 land.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Utkast til revidert psykiatriplan for Trondheim kommune
• Kvalitetsperm fra Heimdal og Saupstad, Byåsen og Sentrum, samt Nardo og Strinda enheter for helsestasjon 0-20 år

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkeslegen:

• Brev fra fylkeslegen av 27.mars 2002, varsel om tilsyn
• Brev fra fylkeslegen av 18.april 2002, om formøte
• Brev fra fylkeslegen av 2.mai, med forespørsel om opplysninger fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og barneverntjenesten (BVT) – vedlagt brev til PPT og BVT samt skjema for utfylling av opplysninger
• Dokumenter fra Trondheim kommune, datert 15.mai 2002, vedlagt div. etterspurt dokumentasjon
• Brev fra fylkeslegen av 10.mai 2002, program for tilsynsdagen

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.mars 2002

Formøte ble avholdt 6.mai 2002

Åpningsmøte ble avholdt 21.juni 2002

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 11 journaler
• Gjennomgang av IK-system med aktuelle prosedyrer
• Referat fra samarbeidsmøter mellom indre hjelpetjeneste (rektor og spes.pedagog) og helsesøstertjenesten
• Referat mellom indre hjelpetjeneste, lege og helsesøster
• Referat fra enhetskontaktmøte
• Referat fra samarbeidsmøter i "Barn i risiko"
• Perm med div om individuelle planer

Sluttmøte ble avholdt 21.juni 2002

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Om barn og unge med psykiske problemer får individuelle undersøkelser og oppfølgning

Avvik 1

Samhandling mellom helsestasjonstjenesten 0-20 år og fastlegene er ikke avklart for de området som omfattes av tilsynet

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 1-3a

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er i liten grad samhandling mellom helsestasjonstjenesten 0-20 år og fastlegene, og slik samhandling er ikke avklart fra ledelsen
• Fastlege informeres ikke når helsestasjon/skolehelsetjeneste henviser til BUPP
• Når hjelpetjenesten henviser til BUPP er det ikke noe system for tilbakemelding til helsestasjon/skolehelsetjeneste

Avvik 2

Det er ikke tilstrekkelig tilgjengelighet/kapasitet avsatt for skolelegetjenesten for å kunne ivareta sine oppgaver på forsvarlig måte

Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven §§ 3-3 og 6-3, jfr. tilsynsloven § 3

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Under tilsynet fremkom at legetjenesten ikke hadde nok ressurser i forhold til de oppgaver som er i skolehelsetjenesten
• Ut fra årsmeldingen kan det se ut som om det ikke gjøres individuelle vurderinger av legeressurs i forhold til elevtall/særskilte problemstillinger ved enkelte skoler

Område 2:

Om samarbeidet om barn og unge med psykiske problemer ivaretas

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området. Se for øvrig avvik en (1) under område en (1).

Område 3:

Om det utarbeides individuelle planer for barn og unge med psykiske problemer

Avvik

Individuell plan er ikke tatt i bruk enheten

• Avviket er basert på følgende myndighetskrav:

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har gitt informasjon til medarbeidere, og det er utarbeidet mal og retningslinjer
• Arbeidet med individuell plan for barn og unge med psykiske problemer er ikke iverksatt
• Den formell ansvarsplasseringen er ikke kjent ute i organisasjonen, men det arbeides sentral med endringer og avklaringer.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkeslegen deltok:

• Mona Parow, rådgiver/jurist
• Ragnar Hermstad, ass.fylkeslege
• Ingrid K. Hegvold, seniorrådgiver – revisjonsleder

Observatører:

• Helen Bargel, rådgiver, Statens utdanningskontor i Sør-Trøndelag
• Bente Molde, fylkessykepleier Fylkeslegen i Nord-Trøndelag