INNHOLD

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• System for søknad og vedtak om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven
• System for legemiddelhåndtering i kommunens sosial- og helsetjeneste
• System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon

Røros kommune har i hovedsak utarbeidet et internkontrollsystem (IK-system) for hjemme­baserte tjenester. Systemet trenger gjennomgang, revisjon og økt fokus i forhold til kravene i internkontroll­forskriften § 4 (IK-forskrift). Avvikssystemet er godt lagt opp, men trenger en økt innsats for å bli brukt på alle områder. Det var en stor grad av bevissthet hos helse- og sosialsjef og personalet i PRO-tjenesten for viktigheten av et levende IK-system.

Søknad om hjelp, saksbehandling og vedtak om hjemmebaserte tjenester var, slik det fremsto under tilsynet, i overensstemmelse med krav i lov og forskrift.

Røros kommune har system for legemiddelhåndteringen. Kun faglært helsepersonell deltok i utdeling av medikamenter. Tilsynet viste at avvikshåndteringen på dette området i stor grad fungerer.

Røros kommune er i ferd med å lage prosedyrer for håndtering av kvalitetsforskriften. Slik det fremsto under tilsynet er personalet bevisst på å fokusere på brukernes behov. Ressursene i kommunen ble angitt å være knappe. Dette medførte bl.a. svært begrenset anledning til å sette inn vikarer. Dette hadde som konsekvens at de ansatte strakk seg svært langt før de ble hjemme ved sykdom o.l. De opplysninger som kom frem under tilsynet i forhold til forslag til neste års budsjett ga grunnlag for bekymring for tjenestetilbudet innenfor PRO-tjenesten.

Røros kommune har ikke prosedyrer for håndtering av vederlagsforskriften. Slik det fremsto under tilsynet, trenger kommunen en gjennomgang av systemet for håndtering av vederlags­forskriften og saksbe­handlingen av denne.

Det ble avdekket ett avvik under tilsynet og gitt to merknader.

Avvik:

Røros kommune fatter ikke vedtak i henhold til krav i vederlagsforskriften.

Merknad:

Foreliggende internkontrollsystemet i Røros kommune trenger revisjon, samt økt imple­­­mentering på enkelte områder

Kommunen har et mangelfullt system for oppfyllelse av kvalitetsforskriften

Dato:

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Røros kommune i perioden 26.08.2003 - 14.11.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet som Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten om­handler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns­myndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Røros kommune har ca. 6000 innbyggere. Hjemmebaserte tjenester hører til i Pleie-rehabilitering- og omsorgstjenesten (PRO). PRO-tjenesten er organisert i helse- og sosialavdelingen i kommunen. Vedtaksmyndighet er delegert via PRO-leder til konsulent tjenestetildeling. Røros kommune står ovenfor en omorganisering av virksomheten i 2004.

3. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding for 2002
• Organisasjonskart for kommunen
• Prosedyrer for søknad om PRO-tjenester
• Delegasjonsskriv for vedtaksfatting
• Div. stillingsbeskrivelser
• Beskrivelse av kvalitetssystemet
• Kvalitetsstandarder for hjelp i hjemmet
• Prosedyrer vedr. legemiddelhåndtering

• Brev med varsel om tilsyn, datert 26.08.2003
• Brev, med vedlegg, fra Røros kommune
• Brev med program for tilsynsdagen, 28.10.2003

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.08.2003

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt

Intervjuer Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av internkontrollsystem for sektor for PRO-tjenesten
• Avviksregisteringer for sektor for PRO-tjenesten for 2003
• 10 vedtak om tjenester etter sosialtjenesteloven
• 10 vedtak om tjenester etter kommunehelsetjenesteloven
• 5 vedtak etter vederlagsforskriften.

Sluttmøte ble avholdt 14.11.2003

5. Reviderte områder og funn

Generelt: Internkontrollsystem

Merknad 1

Foreliggende internkontrollsystemet i Røros kommune trenger revisjon, samt økt imple­mentering på enkelte områder

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Verifikasjon viste at delegering av myndighet i forbindelse med vederlagsforskriften manglet, jfr. § 4 bokstav a i IK-forskriften
• Informasjon tilkommet under tilsynet viser at Røros kommune har mangler i forhold til å sikre tilstrekkelig kompetanse, herunder mangler kommunen en opplæringsplan, jfr. § 4 bokstav c i IK-forskriften
• Informasjon tilkommet under tilsynet viser at kommunen har et forbedringspotensiale i å utnytte samlet erfaring og kunnskap på en bedre måte, jfr. § 4 bokstav d i IK-forskriften
• Intervjuer og verifikasjon viste at avvikssystemet er mangelfullt implementert
• Røros kommune har ikke et samlet system for systematisk overvåkning, jfr. § 4 bokstav h i IK-forskriften.

Område 1:

System for søknad og vedtak om hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven

Det ble ikke avdekket avvik gitt merknader på dette området.

Område 2:

System for legemiddelhåndtering i kommunens sosial- og helsetjeneste

Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknader på dette området

Område 3:

System for oppfyllelse av kravene i forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten

Merknad 2

Kommunen har et mangelfullt system for oppfyllelse av kvalitetsforskriften

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har et system som skal søke å sikre at brukerne får dekket grunnleggende behov. Informasjon tilkommet under tilsynet synliggjør at ressursene til tider er slik at dette kan være vanskelig i praksis.

Område 4:

System for håndtering av vedtak etter forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv.

Avvik

Røros kommune fatter ikke vedtak i henhold til krav i vederlagsforskriften.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven §§ 23, 25 og 27, vederlagsforskriften og internkontrollforskriften

Kommentar:

Vedtak om vederlagsbetaling er etter forvaltningsloven et enkeltvedtak. Forvaltningslovens kap. V gir regler for form og innhold for enkeltvedtak. Etter forvaltningsloven §§ 23 og 24 skal enkeltvedtak som hovedregel være skriftlig, det skal grunngis og det skal klart fremgå hvilke plikter og rettigheter som er innvilget. Etter forvaltningsloven § 25 skal det i begrunnelsen vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på. Videre skal i utgangspunktet det i begrunnelsen nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. I henhold til forvaltningsloven § 27 skal underretningen om vedtaket blant annet opplyse om retten etter forvaltningsloven §18, jfr. §19 til å se sakens dokumenter. Offentlig-hetsloven § 5a fastslår at opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet, jfr. sosialtjenesteloven § 8-8, kommunehelsetjensteloven § 6-6 og forvaltningsloven § 13.

Etter sosialtjenesteloven § 2-1, 2. ledd, kommunehelsetjenesteloven § 1-3a og lov om statlig tilsyn § 3, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuer og verifikasjon viste at Røros kommune ikke fatter vedtak ved oppstart av vederlagsbetaling, herunder gis det ingen underretning til beboer/pårørende om hvordan vederlaget er beregnet.
• Intervjuer og verifikasjon avdekket at Røros kommune mangler rutiner for hånd­tering av vedtak etter vederlagsforskriften.
• Verifikasjon viste at delegasjon av myndighet vedr. vederlagsforskriften manglet
• Verifikasjon viste at det ikke går frem av brevene/vedtakene at disse er unntatt offentlighet

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:

• Lisbeth Sævold, rådgiver
• Åsmund Edvardsen, rådgiver
• Ingrid Karin Hegvold, seniorrådgiver/revisjonsleder

Observatør fra Statens helsetilsyn

• Seniorrådgiver Sverre Nesheim