INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

• Om kommunen har organisert tjenesten slik at helsepersonell blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter
• Om kommunen har organisert tjenesten slik at retten til nødvendig helsehjelp blir ivaretatt
• Om kommunen har organisert tjenesten slik at kontinuitet og samhandling blir ivaretatt.

Åfjord kommune er godt i gang med å få etablert et helhetlig internkontrollsystem. Organi­sering, mål, ansvar og myndighet for området er beskrevet i årsplan for 2003. Kommunen tilstreber en organisasjon som skal sikre at de ivaretar de rette pasienter.

Virksomheten har tilstrekkelig personelldekning og kompetanse for aktuelle område. Det er ut­arbeidet opplærings- og kompetanseplaner. Det er gode muligheter for videreutdanning, opplæring og vedlikehold av nødvendig kompetanse. Opplæringsplanen er imidlertid ikke så godt kjent i organisasjonen.

Kommunen har et avvikssystem, men dette er i liten grad tatt i bruk i tjenester knyttet til voksne med psykiske helseproblemer. Under tilsynet kom det frem usikkerhet om hva som skal defineres som avvik. Det er liten kunnskap i organisasjonen om avvikshåndtering som forbedringsverktøy.

Ut fra de opplysninger som fremkom under tilsynet, har Åfjord kommune systemer som ivaretar retten til nødvendig helsehjelp til voksne med psykiske problemer. Kommunen fatter vedtak ved tildeling av tjenester fra psykiatritjenesten. I forhold til de vedtakene som Helsetilsynet gjennomgikk under tilsynet, fremsto opplysningene om tjenestens omfang som noe begrenset.

Tjenestetilbudet for de som har forsøkt å begå selvmord eller har vurdert dette, ble i all hovedsak håndtert som en legetjeneste. Oppfølgningen for disse er, ut fra det som fremkom i tilsynet, tilfredstillende ivaretatt av kommunens helsetjeneste.

Helse- og omsorgstjenesten i Åfjord kommune ble omorganisert fra januar 2003. Kommunen har ikke sluttført arbeidet med å få dette i samsvar med planer og intensjoner. Dette gjelder særlig i forhold til sammenhengen mellom de ulike deltjenester i kommunen. Kommunen har et godt samarbeid med Fosen-temaet. For den øvrige spesialisthelsetjenesten innen det psykiske helsevern, skjer samhandlingen knyttet til konkrete pasientsaker og ikke på system­nivå. Under tilsynet kom det frem at terskelen for innleggelse i bo- og behandlings­senter/distrikts­psykiatrisk senter, er blitt høyere etter nedleggelsen av Åfjord BOB. Årsaken ble oppgitt å være tosidig;

• den fysiske avstanden til Leistad DPS, som oppleves vanskelig for flere pasienter p.g.a. muligheten for å holde kontakt med nærmiljø og personrelasjoner
• en ny profil på tilbudet.

Kommunen er godt i gang med arbeidet med individuell plan. Det ble imidlertid gitt uttrykk for at noen ganger var tungt å få tilstrekkelig medvirkning fra spesialisthelsetjenesten i dette arbeidet.

Det ble gitt individuell og generell veiledning innad i kommunen, og fra Fosen-teamet. På forespørsel ble det gitt begrenset veiledning fra den øvrige spesialisthelsetjenesten knyttet til enkeltsaker.

Under tilsynet ble det ikke avdekket avvik. Det ble gitt tre merknader.

Merknad:

• Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sikret systematisk samhandling mellom de ulike tjenesteyterne
• Kommunens avvikssystem er mangelfullt implementert
• I kommunens vedtak om tildeling av tjenester, gis det begrensede opplysninger om omfanget av den tildelte tjenesten og om klageordningen.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Åfjord kommune i perioden 29.april 2003 – 02.06.2003. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Sør-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndig­hets­krav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved veri­fika­sjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.

Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndig­hetene mener det er et forbedringspotensial.

Åfjord kommune har ca.3300 innbyggere. Helsetjenesten er omorganisert pr. 01.01.2003. Dette medfører bl.a. at området psykisk helsearbeid ikke lenger er organisert under pleie- og omsorgstjenesten, men under helse- og hjelpetjenesten.

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Sør-Trøndelag:

• Brev av 29.04.2003 fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med varsel om tilsyn
• Brev av 14.05.2003 fra Åfjord kommune, vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 26.05.2003 fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag med program for tilsynsdagen

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.04.2003

Åpningsmøte ble avholdt 02.06.2003

Intervjuer Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av syv pasientjournaler fra legekontoret
• Gjennomgang av åtte pasientjournaler fra sykepleiedokumentasjonen, inkl. fire indi­vidu­elle planer og fire vedtak om hjelp
• Gjennomgang av internkontrollsystem.

Sluttmøte ble avholdt 02.06.2003

Område 1: Om kommunen har organisert tjenesten slik at helsepersonell blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter

Det ble ikke funnet avvik på dette området

Merknad 1

Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sikret systematisk samhandling mellom de ulike tjenestyterne

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Deltjenestene hver for seg fremsto som velfungerende. Under intervjuene fremkom at det var mangelfulle systematiske rutiner for samhandling mellom de ulike tjenesteyterne. Dette kan gi en risiko for at virksom­het og tjenester ikke blir planlagt, utført og vedlikeholdt i samsvar med krav i lov og forskrift

Merknad 2

Kommunens avvikssystem er mangelfullt implementert

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har et avvikssystem, men under intervjuene fremkom at det var uklarhet i hva som skulle defineres som avvik
• Kommunen har ikke laget noen retningslinjer for hva som er avvik for dette tjeneste­området
• Det er liten omforent forståelse om hvordan avvik kunne brukes i forbedrings­arbeide.

Område 2: Om kommunen har organisert tjenesten slik at retten til nødvendig helsehjelp blir ivaretatt

Merknad 1

Kommunens vedtak om tildeling av tjenester, gir begrensede opplysninger om omfanget av den tildelte tjenesten og om klageordningen

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Under verifikasjon fremkom at de foreliggende vedtak manglet beskrivelse av omfanget på tildelt tjeneste
• Klageadgangen var uklart beskrevet. De ulike klageordningene, i forhold til lov om sosiale tjenester og lov om helsetjeneste i kommunene, kom ikke klart frem.

Område 3: Om kommunen har organisert tjenesten slik at kontinuitet og samhandling blir ivaretatt

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Sør-Trøndelag deltok:

• Endre Beversmark, rådgiver
• Åsmund Edvardsen, rådgiver
• Ingrid Karin Hegvold, seniorrådgiver/revisjonsleder