INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område: 1. Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald), 2. Undersøkjing og rettleiing, 3. Tiltak for utsette grupper, 4. Helse- overvaking.

• Alle skolane i kommunen har skolehelseteneste. I vidaregåande skole er det avsett treffetid. Helsestasjon for ungdom er eit supplement til skolehelsetenesta.
• Kommunen har ikkje etablert internkontrollsystem der skolehelsetenesta inngår. Plan for ferdigstilling innan 2001 ligg ikkje føre.
• Ved revisjonen vart det konstatert eitt avvik. Det vart grunnlag for 2 merknader.

Dato: 8. september 2000

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Fræna kommune, 15. juni 2000. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i år og som del av felles tilsyn for alle fylkeslegekontor.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett
• det vart spesielt lagt vekt på skolehelsetenesta i vidaregåande skole

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar av rutinar, prosedyrar, om instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

Ingen særlege tilhøve

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Plan for skolehelsetenesta, politisk vedtatt 25.05.1999
• Delegasjonsskriv 5 stk. - vaksinasjonsmynde for helsesøstrene
• Referat frå møte i helseavdelinga - tema oppretting av helseteam ved kvar skule
• Organisasjonskart over helse- og sosialtenesta i kommunen
• Oversikt over namn på helsepersonell som deltek i skolehelsetenesta
• Orientering om tverrfagleg gruppe i kommunen

Utdelt under tilsynet:

• Brosjyren "orientering om skulehelsetenesta i Fræna"
• Samtykkeerklæring for tverrfagleg samarbeid
• Oversikt over 26 orienterings/ informasjonskriv
• Instruks for leiande helsesøster av 1984
• Instruks for helsesøster av 1984

Dokumentasjon hos fylkeslegen: Smittevernplan og katastrofeplan (av eldre dato) for kommunehelsetenesta, samt rapport i samband med "Opptrappingsplan for psykisk helse"

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 27. april 2000

Formøte vart ikkje halde.

Opningsmøte vart halde 15. juni 2000

Intervju: Fem personar vart intervjua, jfr. vedlegg

Verifikasjon: Synfaring ved helsekontoret ved vidaregåande skole og samtale med rektor

Sluttmøte vart halde 15. juni 2000

5. Reviderte område og funn

Område 1:

Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald)

Avvik 1

Kommunen har ikkje ein plan for innføring av IK-system i kommunehelsetenesta innan utgangen av 2000.

Avvik frå:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3,1. ledd:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomheten og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift."

Kommunane har gjennom Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling fått tida fram til 31.12.2000 til å få kvalitetssystem, deriblant IK-system, på plass. Kommunene må ha ein plan for korleis dette skal gjerast.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• IK-system i kommunen er under arbeid, men plan for gjennomføring før år 2001 ligg ikkje føre.

Merknad 1

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det medisinsk faglege ansvar er tillagt navngitt lege, men organiseringa av skoleshelstenesta er uklår. Det er uklårt om skolehelsetenesta har ein administrativ leiar eller om leiarskapet er delt mellom ulike profesjonar.

Område 2:

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Dei intervjua nemde alle at ein barneskole ikkje har tilfredstillande lokale eller utstyr til disposisjon for skolehelsetenesta. jfr. § 6 i "Forskrift om helsetjenester i skoler".
• Journal/ dokumentasjon for elevar i den vidaregåande skolen vert arkivert ved "helsehuset". Helsepersonellet tar med journalar til innkalte elevar. Dokumentasjon for "stikk innom elevar" vert ført som notat på lapp for seinare innføring i journal og arkivering. Det ligg ikkje føre prosedyre på kven i skolehelsetenesta som har ansvar for at journaler blir ført i samsvar med §§ 9 og 14 i "Forskrift om leges og helseinstitusjons journal for pasient."

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

Det vart ikkje funne avvik eller peikt på merknader på dette området.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:

• Fylkeslege Egil Storås, revisjonsleiar
• kontorsjef Einar Andersen, revisor
• Fylkessjukepleiar Aslaug Solberg, revisor