INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder: 1. Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald), 2. Undersøking og rettleiing, 3. Tiltak for utsette grupper, 4. Helseovervaking.

• Kommunen har eit stabilt personale med lang erfaring i skolehelsetenesta i grunnskolane.
• Undersøkjing og veileiing er i samsvar med "ny veileder", brukarmedverknad blir vektlagt.
• Skolehelsetenesta har ein lett tilgjengeleg og oversiktleg perm med lover og føresegner, men mangla prosedyrar for dei einskilde funksjonane.
• Kommunen har ikkje etablert internkontrollsystem der skolehelsetenesta inngår. Plan for ferdigstilling innan 2001 ligg ikkje føre.
• Ved revisjonen vart det konstatert 1 avvik. Det vart grunnlag for 3 merknader.

Dato: 30. oktober 2000

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Hareid kommune, 20. september 2000. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i år og som del av felles tilsyn for alle fylkeslegekontor.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett
• det vart spesielt lagt vekt på skulehelsetenesta i grunnskulen

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, ved verifikasjon av rutiner, prosedyrar om instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Helsesjefen var nytilsett. Fysioterapeuten var nyleg komen tilbake frå lengre permisjon.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

Ringperm med oversikt over aktuelle lover og føresegner, organisasjonskart, instruksar for helsesystrene av 1987 samt delegasjon av mynde til vaksinasjon av 1997, delegasjon av mynde frå rådmann til tidlegare helsesjef, hovud- og årsplan for skulehelsetenesta, plan for å styrke det organiserte samarbeidet mellom etatane, div. skjema og orienteringsskriv.

Ved tilsynet vart det utlevert følgjande dokumentasjon:

Informasjonsskriv til elevar og foreldre/føresette om helsetenesta i grunnskolen, retningsliner for "ansvarsgrupper" samt referat frå eitt møte for ei slik gruppe og skjema for avvik – registrering v/ uhell, skade, feil og klager.

Dokumentasjon hos fylkeslegen:

Smittevernplan og beredskap/katastrofeplan for kommunehelsetenesta, psykiatriplan 1999-2002 rullering 1999.

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 25. august 2000

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 20. september 2000

Intervju: 5 personar vart intervjua, jfr. vedlegg

Verifikasjon: Gjennomgang av lokala for skolehelsetenesta ved ein grunnskole.

Sluttmøte vart halde 20. september 2000

5. Reviderte område og funn

Område 1: Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald)

Avvik 1

Kommunen har ikkje plan for innføring av IK-system i kommunehelsetenesta innan utgangen av år 2000.

Avvik frå:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd:

" Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomheten og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

Kommunane har gjennom Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling fått tida fram til 31. 12. 2000 til å få kvalitetssystem, deriblant IK-system, på plass. Kommunane må ha ein plan for korleis dette skal gjerast.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det ligg ikkje føre eit heilskapleg internkontrollsystem for kommunehelsetenesta.
• IK- system er under arbeid i pleie og omsorgsavdelinga.
• Det ligg ikkje føre plan for framdrift for arbeid med internkontrollsystem for kommunehelsetenesta.

Område 2: Undersøkjing og rettleiing.

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknad 1.Skolehelsetenesta deler lokalitetar med anna personale i skolen. Dette går etter oppsett plan. Ved ein av skolane er lokalitetane lite tilfredstillande, men ikkje uforsvarlege, jfr. § 6 i "Forskrift om helsetjenester i skoler".

Område 3: Tiltak for utsette grupper

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknad 2. Det er etablert fleire tverrsektorielle samarbeidsstrukturar. Organiseringa av ansvarsgrupper fungerar på ein strukturert måte. Andre tverrfaglege/sektorielle møter som vert danna ved behov har uklar struktur og funksjon.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det er ingen skrevne prosedyrar for desse møta.

• Det låg ikkje føre dokumentasjon/ referat frå møta.

Område 4: Helseovervaking

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknad 3. Det er ingen systematisert innhenting av data i regi av skolehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det ligg ikkje føre eiga oversikt over helsetilstanden til barn og unge i kommunen.

• Sentral statistikk og kunnskap vart nytta til ein viss grad for å synleggjere førekomst og problem på lokalt nivå.
• Det var ikkje system for vidareformidling av lokal kunnskap om helsetilstand, trivsel, levekår og sosialt og fysisk miljø for barn og ungdom, jfr. skolehelsetenestas funksjon som premissleverandør.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:

• Fylkessjukepleiar Aslaug Solberg, revisjonsleiar
• Kontorsjef Einar Andersen, revisor
• Ass. fylkeslege Karsten Vingen, revisor
• Førstekonsulent Eva Kristin Ødegård, observatør