INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område: 1. Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald), 2. Undersøkjing og rettleiing, 3. Tiltak for utsette grupper, 4. Helse- overvaking.

• Det er skolehelseteneste ved alle skolane i kommunen. Alle barn får helseundersøkjing ved skolestart. I vidaregåande skole er det avsett treffetid.
• Kommunen har ikkje etablert internkontrollsystem der skolehelsetenesta inngår. Plan for ferdigstilling innan 2001 ligg ikkje føre.
• Det vart ikkje dokumentert at kommunen systematisk arbeider for at elevar som har behov for individuell helseveileiing og oppfølging får dette.
• Det er ikkje etablert rutinar for lokal kartlegging av faktorar som kan virke inn på helsetilstanden til barn og ungdom.
• Ved revisjonen vart det konstatert 4 avvik. Det vart grunnlag for 2 merknader.

Dato: desember 2000

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Rauma kommune, 20. november 2000. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i år og som del av felles tilsyn for alle fylkeslegekontor.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett
• det vart spesielt lagt vekt på skolehelsetenesta i vidaregåande skole

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar av rutinar, prosedyrar, om instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Helse- og sosialsjefen er nytilsett.
Det har over tid vore ein del fråvær/permisjonar blant helsesøstrene. Kommunen har i ein viss grad nytta sjukepleiarar i desse periodane.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Helse- og sosialplan 2000 –2004
• Årsmelding 1999 Helse- og sosialetaten
• Smittevernplan, mars 1999
• Rusforebyggende handlingsplan for barn og unge, våren 1998
• Plan for innføring av internkontroll og kvalitetssikring, del 1, februar 1996
• Plan over emner/rutiner som prioriteres, mål og kvalitetskriterier, del 2, januar 1997
• Forslag til plan forebyggende helsearbeid/helseopplysning, mars 1993
• Skolehelseplan, oktober 1993
• Behovskartlegging Rauma videregående skole, høsten 1992
• Oversikt med kopi over 26 andre nedskrevne prosedyrer og rettningslinjer knyttet til skolehelsetjenesten i Rauma kommune"

Utdelt under tilsynet:

• Referat fra internt samarbeidsmøte – framdrift av kvalitetssikringsarbeidet, 27.10.00
• Referat fra samarbeidsmøte i skolehelsetjenesten, 23.10.00
• Helsesøstertjenesten, arbeidsmål/tiltak for 2000
• Samtykkeerklæring for samarbeide
• Kopi av 2 vedlegg til redegjørelse til Kontrollutvalget i Rauma, datert 07.11.00
• Utkast til stillingsinstruks for psykiatrisk fagstilling 50% underlagt helsesøstertjenesten, psykososialt forebyggende arbeid – barn og unge, datert 14.08.00

Dokumentasjon hos fylkeslegen: Smittevernplan , katastrofeplan (av eldre dato) for kommunehelsetenesta, samt rapport i samband med "Opptrappingsplan for psykisk helse"

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 07. september 2000

Formøte vart ikkje halde.

Opningsmøte vart halde 20. november 2000

Intervju: Fem personar vart intervjua

Verifikasjon: Synfaring ved helsesøsterkontor og skolelegekontor i kommunehuset

Sluttmøte vart halde 20. november 2000

5. Reviderte område og funn

Område 1:
Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald)

Avvik 1

Kommunen har ikkje ein plan for innføring av IK-system i kommunehelsetenesta innan utgangen av 2000.

Avvik frå:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3,1. ledd:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomheten og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift."

Kommunane har gjennom Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling fått tida fram til 31.12.2000 til å få kvalitetssystem, deriblant IK-system, på plass. Kommunene må ha ein plan for korleis dette skal gjerast.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• IK-system i kommunen er under arbeid, men plan for gjennomføring innan 31.12.00 ligg ikkje føre.

Merknad 1

Uklår organisering av skolehelsetenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det var ikkje eintydig oppfatning om kven som hadde det medisinsk faglege ansvar. Det var uklar oppfatning av kva det medisinsk faglege ansvaret inneber i høve til leiande helsesøster sitt ansvar.

Merknad 2

Ny " Veileder for helsestasjon og skolehelsetjenesten" vert ikkje systematisk nytta i tenesta.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Skolehelseplana som ligg føre er frå 1992. Ny "veileder" er kjent blant personalet, men det fins ingen plan for oppdatering av den gamle plana.

Område 2:

Verksemda har ikkje system som sikrer at elevar som har behov for individuell helseveileiing og oppfølging har tilgang på dette.

Avvik frå:

Forskriftens § 3, " Skolehelsetjenesten skal omfatte:

- systematiske medisinske undersøkelser, individuell helseveiledning og andre medisinske tiltak, herunder helseopplysnig

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det låg ikkje føre årsplan for helseundersøkjingar.
• Skriftleg informasjon til heimen om tilbod om målretta helseundersøkingar ligg ikkje føre.
• Det ligg ikkje føre skriftleg dokumentasjon på kva eller korleis skolehelsetenesta prioriterar i periodar med redusert bemanning.

Avvik 3

Det er ikkje dokumentert ein heilskapeleg strategi for å fange opp eller løyse dei helsemessige problem som fins blant utsette grupper.

Avvik frå:

Forskriftens § 2 andre ledd, " Skolehelsetjenesten skal i samarbeid med heim, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet - arbeide for å identifisere og løyse dei helsemessige problem som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon."

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Helsepersonalet har ulike måtar å " hjelpe" utsette elevar på.
• Det manglar system/rutinar som sikrer at personalet i skolane får råd og rettleiing når det gjeld tilrettelegging for kronisk sjuke og funksjonshemma elevar.

Avvik 4

Skolehelsetenesta har ikkje iverksett systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblem og risikofaktorar blant elevane som kan ha samanheng med skolemiljøet.

Avvik frå:

Forskriftens formålsparagraf § 2, jfr. sitat over.

Lov om helsetjenesten i kommunene § 1-4, " Kommunen skal til enhver tid ha oversikt over helsetilstanden i kommunen og de faktorer som kan virke inn på denne. (….) "

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Rusplan er utarbeidd, men oppfølging av planen er ikkje dokumentert.
• Det er ikkje etablert rutinar for systematisk lokal kartlegging/oversikt over helsetilstanden til barn og unge i kommunen
• Det fins ikkje rutinar for skolehelsetenesta som premissleverandør til andre sektorar.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Ass. fylkeslege, Karsten Vingen, revisor
Kontorsjef, Einar Andersen, revisor
Fylkessjukepleiar Aslaug Solberg, revisjonsleiar

Frå Statens helsetilsyn deltok:
Rådgiver Kristina Totlandsdal, observatør