INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtaler påpeikte avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder: 1. Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald), 2. Undersøking og rettleiing, 3. Tiltak for utsette grupper, 4. Helseovervaking.

• Alle barn får helseundersøking ved skolestart. "Veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten" vert lagt til grunn for det arbeid som vert utført.
• Prosedyreperm for skolehelsetenesta er under arbeid.
• Plan for skolehelsetenesta ligg føre. Den er kjent av helsepersonellet, men vert ikkje brukt.
• Kommunen har ikkje etablert internkontrollsystem der skolehelsetenesta inngår. Plan for ferdigstilling innan 2001 ligg ikkje føre.

Ved revisjonen vart det konstatert 3 avvik. Det vart grunnlag for 2 merknader.

Dato: desember 2000

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Stranda kommune, 28. september 2000. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegens planlagde tilsynsverksemd i år og som del av felles tilsyn for alle fylkeslegekontor.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda tek i vare ulike myndigheitskrav ved hjelp av internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og muntleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor rammene som styresmaktene har sett
• det vart spesielt lagt vekt på skulehelsetenesta i grunnskulen

Systemrevisjonen vart gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju, ved verifikasjon av rutiner, prosedyrar, om instruksar blir følgde opp i praksis, og om dei fysiske forholda tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav som styresmaktene stiller.
• Merknad er tilhøve som ikkje vert omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav som styresmaktene har stilt, avdekkjer potensial for betring.

2. Skildring av verksemda - særlege tilhøve

Konstituert administrasjonssjef tilsett mai 2000.

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon:

• Plan for skulehelsetenesta i Stranda kommune.
• Prosedyreperm for skolehelsetenesta er under arbeid. Permen inneheld forskrifter, plikter og ansvar for tenesta, prosedyrar for innkallingar, helseundersøkingar, vaksinasjonar og tuberkulosekontroll. Vidare fins forslag til prosedyrar for avvik, dokumentasjon på utført arbeid og samarbeid med andre instansar.

Ved tilsynet vart det utlevert følgjande dokumentasjon:

• Rådmannen i Stranda – administrativ delegering
• Delegasjonsreglement for administrasjonssjef

Dokumentasjon hos fylkeslegen:

• Beredskap/katastrofeplan for kommunehelsetenesta
• Psykiatriplan 1999-2002 rullering 1999.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 6. september 2000

Formøte vart ikkje halde

Opningsmøte vart halde 28. september 2000

Intervju: 5 personar vart intervjua, jfr. vedlegg

Verifikasjon: Gjennomgang av lokala for skolehelsetenesta ved helsesenteret i kommunen og dokumentasjon i journal av gjennomførte helseundersøkingar før/ved skolestart.

Sluttmøte vart halde 28. september 2000

5. Reviderte område og funn

Område 1: Vanlege krav (planlegging, utføring, vedlikehald)

Avvik 1

Kommunen har ikkje plan for innføring av IK-system i kommunehelsetenesta innan utgangen av år 2000.

Avvik frå:

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1. ledd:

" Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomheten og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift"

Kommunane har gjennom " Nasjonal strategi for kvalitetsutvikling" fått tida fram til

31. desember 2000 til å få kvalitetssystem, deriblant IK-system, på plass. Kommunen må ha ein plan for korleis dette skal gjerast.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det ligg ikkje føre eit heilskapeleg internkontrollsystem for kommunehelsetenesta.
• IK- system er under arbeid i pleie og omsorgsavdelinga, helsestasjons- og skolehelsetenesta.
• Det ligg ikkje føre plan for framdrift for arbeid med internkontrollsystem for kommunehelsetenesta.

Merknad 1.

Det er uklart korleis skolehelsetenesta er organisert.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

Kommunen har over tid kun hatt ei helsesøster på timebasis. Sjukepleiar i vikariat er tilsett for 2 mndr. høsten 2000. Det forelå ingen skriftleg dokumentasjon på korleis skolehelsetenesta er organisert dette skoleåret.

Område 2: Undersøking og rettleiing.

Avvik 2

Målretta helseundersøkingar vert ikkje fordelt utover året på grunn av liten kapasitet i skolehelsetenesta. Plan for skolehelsetenesta vert ikkje følgt.

Avvik frå:

Forskriftens § 3, " Skolehelsetjenesten skal omfatte følgende:

• systematiske medisinske undersøkelser, individuell helseveiledning og andre medisinske tiltak, herunder helseopplysning" (…)

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Ressurssituasjonen i skolehelsetenesta er anstrengt.
• Det ligg ikkje føre skriftleg dokumentasjon på kva skolehelsetenesta prioriterar i ein krisesituasjon.
• Skolehelsetenesta har ikkje system for å sikre at elevar som har behov for helseundersøkingar får tilgang på dette.

Område 3: Tiltak for utsette grupper

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknad 2
Det mangler system / rutinar som sikrer at personalet ved skolane får råd og rettleiing når det gjeld tilrettelegging for kronisk sjuke og funksjonshemma elevar.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det låg ikkje føre skrevne prosedyrar som sikrer aktivt og målretta samarbeid og informasjon til personalet i skolane.

Område 4: Helseovervaking

Avvik 3

Skolehelsetenesta har ikkje iverksett systematiske tiltak for å få oversikt over helseproblem og risikofaktorar blant elevane som kan ha samanheng med skolemiljøet.

Avvik frå:

Forskriftens formålsparagraf §2: " Skolehelsetjenesten skal – i samarbeid med hjem, skole og det øvrige hjelpeapparat i samfunnet – arbeide for å identifisere og løse de helsemessige problemer som knytter seg spesielt til skoleelevers situasjon."

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det var ikkje etablert system eller rutinar for innhenting av lokale data eller kartlegging av helseproblem og risikofaktorar blant barn og ungdom i kommunen.
• Utifrå intervju kom det fram at sentral statistikk og kunnskap vart nytta til ein viss grad for å synleggjere førekomst og problem på lokalt nivå. Dette var ikkje skriftleg dokumentert.
• Det var ikkje system for vidareformidling av lokal kunnskap om helsetilstand, trivsel, levekår og sosialt og fysisk miljø for barn og ungdom.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå fylkeslegen deltok:
Fylkessjukepleiar Aslaug Solberg, revisjonsleiar
Kontorsjef Einar Andersen, revisor
Ass. fylkeslege Karsten Vingen, revisor