INNHALD

Samandrag

Denne rapporten omtalar dei avvik og merknader som blei påpeika innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

• Kommunen sitt internkontrollsystem for helsetenesten, med særleg vekt på miljøretta helsevern;
• kommunen sitt system for tilsyn med verksemder etter kapittel 4a i kommunehelsetjenesteloven;
• kommunen sitt tilsyn med verksemder etter kapitel 4a i kommunehelsetjenesteloven etter følgjande forskrifter:
  
  • forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager
  • forskrift om badeanlegg, bassengbad m.v.
  • forskrift om drikkevann og vannforsyningsanlegg
  • forskrift om hygienekrav for frisør- hudpleie og tatoveringsvirksomheter m.v. kommunens saksbehandling vedrørande saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova;

Kommunen har ikkje etablert eit internkontrollsystem som omfattar heile helsetenesta. Det mangla og delegasjonsvedtak og mynde for helsetenesta til å utføre tilsyn. Det var utført inspeksjonar i medhald av forskrift om skadedyrutrydding og utferda rottesertifikat i år. Sakshandsaminga i dei saker som var granska var forsvarleg ivareteke.

Det blei ved tilsynet funne to avvik og det framkom ein merknad.

Dato: 30.10.2001

1. Innleiing

Rapporten er utarbeid etter systemrevisjon med miljøretta helsevern i Volda kommune 02.10.01. Revisjonen inngår som ein del av fylkeslegen si planlagte tilsynsverksemd i inneverande år

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar blir utført som omtala og uttalt
• verksemda driver sin aktivitet innanfor de rammer som myndigheitene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjonar inneber å sjekke om rutiner, prosedyrar og instruksar blir følgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndigheitskrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik blir definert som mangel på oppfylling av myndigheitene sine krav.
• Merknad er forhold som ikkje blir omfatta av definisjonen for avvik, men der tilsynsstyresmaktene meiner det er et forbetringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Ingen serlege tilhøve blei observert

3. Dokumentunderlag

Verksemda sin eigen dokumentasjon knytt til den daglege drift og andre avgjerande forhold:

• Diverse prosedyrer og planar vedrørande smittevern og helsestasjonsarbeid
• Fire godkjenningar av barnehagar frå år 2000
• Delegasjonsvedtak og oppgaveomtale for hovedutvalet for helse-, sosial og omsorg
• Arbeidsomtalar for helsesøstre og sekretær
• Kvartalsvurdering av arbeidsoppgåver m.m. i helsetenesta og for helsesjef i år

Korrespondanse mellom verksemda og fylkeslegen:

• Varsel om tilsyn ved brev av 14.08.2001
• Tilbakemelding frå Ulstein kommune ved brev av 29.08.01
• Brev av 27.09.01 til Ulstein kommune med program

4. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 14.08.01

Opningsmøte blei halde 03.10.01

Intervjuer
Fire personer blei intervjua

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomført:
På staden blei innhenta utskrift av postjournal for saker registrert ved helsekontoret for 1997 – 2001. Ingen av sakene som var registrert i år knytte seg til oppgåver innan miljøretta helsevern utanom eit brev frå lærarlaget vedrørande godkjenning av skolar og barnehagar.

Sluttmøte blei halde 03.10.01

5. Reviderte områder og funn

Område 1:

Kommunen sitt internkontrollsystem og kommunen sitt system for tilsyn med verksemder etter kap 4 a i kommunehelsetenestelova

Avvik.

Kommunen har ikkje etablert eit heilheitleg internkontrollsystem i helsetenesta i samsvar med gjeldande myndigheitskrav

Avvik frå

Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 3, 1.ledd:

"Enhver som yter helsetjeneste skal etablere internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomhet og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med allment aksepterte faglige normer og krav fastsatt i medhold av lov eller forskrift."

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ikkje etablert internkontrollsystem for helsetenesta i kommunen som femnar om oppgåvene innan miljøretta helsevern
• Kommunestyret har delegert sin mynde til å ta avgjerd i saker etter kommunehelselova til helse-, sosial- og omsorgsutvalet
• Mynde til å utføre tilsyn er ikkje delegert frå kommunestyret

Område 2:

Avvik

Kommunen utfører ikkje systematisk tilsyn med verksemder etter ein godkjend tilsynsplan

Avvik frå kommunehelsetjenesteloven § 4a-2:

Avvik frå forskrift am godkjenning av skoler og barnehagar § 25:

Avvik frå forskrift om hygienekrav for frisør, hudpleie, tatoveringsvirksomhet m.m. § 8:

Avviket byggjer på følgjande observasjonar

• Det er ikkje utført tilsyn med aktuelle verksemder innan miljøretta helsevern i år i kommunen
• Helsetenesta har ført fleire tilsyn som inspeksjonar i medhald av forskrift om rotteutrydding i år og utferda sertifikat

Kommentarar:

Kommunestyret skal etter kommunehelsetenestelova føre tilsyn med alle dei faktorar som kan ha negativ innverknad på helsa. Helsesjefen har hovudansvaret for å utføre oppgåver innan miljøretta helsevern. I følgje utkast til arbeidsinstruks skal helsesøstrene ivareta oppgåver innan miljøretta helsevern på sine arbeidsområder. Kommunen har mottatt søknader og godkjent samtlege skoler og barnehager i 1999 og år 2000

Det ligg ikkje føre delegasjonsvedtak som plasserar denne oppgåva på helsetenesta. Det er såleis heller ikkje teke stode til ressursbehov og kvalifikasjonar for å kunne ivareta oppgåvene forsvarleg. Tilsyn skal utførast som systemtilsyn. Aktuelt personell i helsetenesta er ikkje skolert i dette.

Område 3

Kommunens saksbehandling vedrørande saker etter kommunehelsetenestelova kap 4a

Merknad:
Kommunelegen medverkar og handsamar saker etter kap. 4a i kommunehelsetenestelova når dei blir kjende. Merknaden byggjer på følgjande observasjonar

• Helsetenesta vurderer saker som den får kunnskap om i høve til reglane i kommunehelsetenestelova kap 4 a og tek aktuelle saker opp til handsaming
• Sakene blir søkt registrert og handsama etter forvaltningslova sine reglar
• Helsesjefen er ansvarleg sakshandsamar på saker innan miljøretta helsevern

Kommentarar:

Kommunehelsetenestelova stiller krav om at kommunestyret fører tilsyn med og fattar vedtak i saker som gjeld forhold i miljøet som kan ha skadeleg verknad på helsa til folk. Kommunelegen skal gi si tilråding og grunnar for denne i alle fora i kommunen før avgjerda blir tatt. Kommunelege må i dette høve ha dei nødvendige ressursar og mynde til å ivareta desse oppgåvene på kommunen sine vegne.

6. Deltakarar ved tilsynet

Oversikt over kva for personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personer som blei intervjuet.

Frå fylkeslegen deltok:
Kst. ass. fylkeslege Karsten Vingen,
seniorrådgjevar Asbjørn Berge